لماذا تعتبر بوابات المجلس هي الأداة الأساسية لبناء العمل الجماعي والتعاون؟

في هذه المرحلة ، لا يمكن لأي أداة تعاونية تابعة لجهة خارجية أن تتطابق مع العرض الفردي المتمثل في عرض جيد ومستقر بوابة المجلس. لقد أصبح هذا اتجاه القرن الحادي والعشرين في معظم الشركات الكبرى والصغيرة. ليس من المستغرب ، لأنها أسهل طريقة لتنسيق تحركات جميع المشاركين في عملية الإدارة: من المديرين والمسؤولين ، إلى مجلس الإدارة.

تاريخ تطوير غرف الاجتماعات

انتشر الإنترنت بسرعة في أواخر التسعينيات. كان الناس يشترون أجهزة الكمبيوتر ، ويشتركون في مزودي خدمة الإنترنت ، ويتصلون بالإنترنت لمعرفة ما تقدمه شبكة الويب العالمية. على الرغم من أن التكنولوجيا كانت مقيدة في ذلك الوقت ، كان المدراء ذوو التفكير المستقبلي يفكرون في طرق لاستخدام الإنترنت لأتمتة عملية اجتماع مجلس الإدارة. سوف تمر آلاف السنين قبل أن تكون قاعة اجتماعات افتراضية ، الاسم والتكنولوجيا ، متاحة رسميًا في السوق.

أدى تقدم التقنيات الجديدة ، فضلاً عن ظهور فضائح الشركات ، إلى زيادة الحاجة إلى إجراء اجتماع مجلس إدارة أكثر كفاءة ليس فقط سهلًا ولكنه متوافق أيضًا. كان BoardVantage أحد مقدمي الخدمة الأوليين في عام 2002. إلى جانب الشركات الأخرى التي تقدم خدمات مماثلة ، حصلت الشركة على رأس مال استثماري.

ومع ذلك ، لا تزال صناعة الكتب الإلكترونية محدودة. كان متاحًا فقط لكبار المسؤولين التنفيذيين ، وكانت فائدته مقصورة على عرض أوراق الاجتماع على أجهزة الكمبيوتر الكبيرة. لم يكن هناك الكثير لتفعله به.

غير أن المغير الحقيقي للعبة كان ظهور جهاز iPad لأول مرة في عام 2010. قد يستخدم أعضاء مجلس الإدارة هذه الأجهزة اللوحية المحمولة بدلاً من أجهزة الكمبيوتر الثقيلة أثناء جلسات المجلس. لأول مرة ، كان أعضاء مجلس الإدارة متنقلين حقًا ، مما سمح لهم بالتعاون مع بعضهم البعض من أي مكان. مع وظيفة اللمس المتعدد ، يمكن للمستخدمين الكتابة والرسم مباشرة على iPad كما لو كان ورقًا ، مما يؤدي إلى كسر المزيد من الحدود.

فتحت هذه الميزات الباب أمام ميزات جديدة تعمل على تحسين التواصل بين أعضاء مجلس الإدارة. أخيرًا ، كانت التكنولوجيا المطلوبة لاجتماعات مجلس الإدارة عن بُعد متاحة بالفعل ، كما اكتشف البائعون بسرعة.

لماذا تعتبر بوابة المجلس استثنائية في هذا الصدد؟

أسس الوباء هذا الاتجاه ، لكنه استمر خارج الحجر الصحي. لقد أظهر نقاط قوة كافية لتلخيصها في هذه القائمة.

ميزة حتى أثناء إقامة الاجتماع 

استخدام برامج الطرف الثالث يستغرق وقتا طويلا ومرهقا. أولاً ، تقوم بتجميع كل الملفات في كومة واحدة ، وتنظيمها يدويًا ، وتحميلها على الخادم ، وعندها فقط يمكنك توزيعها قبل الاجتماع. من الأسهل بكثير استخدام برنامج اللوحة الافتراضية. ما عليك سوى سحب ملف إلى قالب موجود. يمكنك:

• تحديث حزمة المستندات بسرعة ؛
• ما عليك سوى تحديد الخيار المناسب لتغيير حزمة الإعلان الكاملة ؛
• استخدم بوابة المجلس لأتمتة جدول الأعمال عند إنتاج حزمة وثيقة.

هذا يقلل من الوقت المستغرق في فرز وترتيب ملفات الحزم. يمكنك أيضًا وضع قيود زمنية لكل بند من بنود جدول الأعمال ، مما سيساعد على إبقاء الاجتماع في المسار الصحيح. من حيث التنبيهات ، فهي موجودة أيضًا هنا. هذا يخفف عن الموظفين الإداريين في مجلس الإدارة من عمل روتيني آخر يستغرق وقتًا طويلاً.

الفوائد خلال الاجتماعات بأنفسهم مباشرة 

تتمثل الميزة الرئيسية لبوابة المجلس في قدرتها على إنشاء اجتماع مجلس عبر الإنترنت. كما لو كانت ورقة ، يمكنك تدوين الملاحظات على الفور على صفحة أي مستند اجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون هذه الملاحظات شخصية أو مشتركة ، مما يضمن أن جلساتك حيوية وفعالة. حل اجتماع كامل ، تتضمن بعض بوابات المجلس حتى خيارات التصويت والتوقيع الإلكتروني. في بوابة المجلس:

• يتم تتبع الحضور تلقائيًا ؛
• تتضمن محاضر كل اجتماع معلومات عن الحضور ، والتي يمكن تتبعها أيضًا من خلال تقارير التدقيق ؛
• لم تعد هناك حاجة لأخذ الحضور يدويًا أثناء الاجتماعات ، مما يبسط الإجراء.

لأن الوقت هو المال ، يجب أن تحقق أقصى استفادة من وقت اجتماعك.

الفوائد بعد انتهاء الاجتماع

يتضمن برنامج إدارة مجلس الإدارة أيضًا أدوات إدارة المشروع التي تساعد في عملية ما بعد الاجتماع. يمكن الاحتفاظ بمستندات اللوحة الآمنة في مكتبة المستندات. هذا يضمن أن أي معلومات يتم الحصول عليها من مجلس الإدارة متاحة على الفور لعمليات التدقيق. وهذا يعني أيضًا أن أي عضو جديد في مجلس الإدارة أو الرؤساء التنفيذيين سيكون لهم حق الوصول إلى وثائق المجلس التاريخية.

لماذا هذه الأنواع من التطبيقات التعاونية إلزامية؟

تطبيقات التعاون مفيدة للغاية لأسباب عديدة. إن الفكرة وراء برنامج بوابة Board هي فكرة رائعة ، لأن هذه الأنواع من التطبيقات يتم دمجها ببساطة في أداة واحدة مريحة تعزز الأمان.

بالحديث عن الأمان ، يؤكد لنا باحثون متقدمون أن مستوى التشفير موجود تقريبًا في أي من التطبيقات الشعبية تصل حلول مجالس الإدارة إلى مستوى التشفير العسكري أو المؤسسات المالية الكبرى مثل المركزية بنك. كما قد تتوقع ، ليس لدى المتسللين أي فرصة ما لم تمنحهم كلمة مرورك وطريقة لإجراء مصادقة ثنائية.

هذا هو النوع الوحيد من التطبيقات الذي يقدم حلاً كاملاً للاجتماعات غير الورقية. كما يقول الباحثون ، يأخذ عملك إلى المستوى التالي ، مما يسمح لك باختراق سقف النمو الذي ربما تتعثر فيه في هذه المرحلة.