5 نصائح رئيسية يجب أن تعرفها أثناء اختيار برنامج غرفة اللوحة الافتراضية

تعمل الابتكارات عالية التقنية على تغيير كيف وأين نقوم بأعمالنا. أحد أبرز مظاهر هذا النمط هو موقع مجلس الإدارة. كل من الشركات العامة والخاصة تستخدمها لإدارة رأس المال والأعمال. أنت بحاجة إلى برنامج اجتماعات مجلس الإدارة المناسب حتى تتمكن من إجراء اجتماع افتراضي بنجاح وفعالية وأمان. يمكن لهذه المنصات أيضًا تسريع إجراءات حضور الاجتماعات الفعلية أو تلك التي تتضمن حضورًا فعليًا وفعليًا. أدناه سنلقي نظرة فاحصة على أهم 5 نصائح يجب مراعاتها عند اختيار برنامج اللوحة الافتراضية.

ما هو برنامج اجتماعات مجلس الإدارة؟

تتيح لك أداة واحدة وآمنة وتعاونية تسمى برنامج اجتماعات مجلس الإدارة (المعروف أيضًا باسم برنامج بوابة اللوحة) التخطيط لاجتماعات اللوحة غير الورقية من البداية إلى النهاية. تتيح هذه الأداة متعددة الأغراض تنظيم الاجتماعات وخلق جو يعزز العمل الجماعي الفعال والتواصل والتفاعل. يمكنك مشاركة جداول الأعمال والأوراق المهمة الأخرى عبر بوابة اللوحة ، والحفاظ على المستندات محدثة حتى يتمكن الجميع من الوصول إلى أحدث المعلومات ، وإضافة ملاحظات وأسئلة إلى المستندات. يمكن أيضًا العثور على وظائف وميزات مفيدة أخرى أثناء استخدام برنامج اجتماعات مجلس الإدارة.

يفسر نجاح استخدام هذا البرنامج سبب استخدام الشركات من جميع الأحجام والقطاعات لهذه التقنيات. وهذا بدوره يشجع العرض في السوق ، وهو ما يظهر في الظهور المستمر لموردين جدد لبرامج غرف الاجتماعات.

5 نصائح لاختيار برامج غرفة الاجتماعات

يجب أن يكون لديك فهم تجاري لهدفك النهائي ، ومراعاة حجم شركتك ، وعوامل أخرى عند اختيار تطبيق مجلس الإدارة وعرضه مقارنة برامج بوابة مجلس الإدارة. هناك 5 توصيات عامة قد تساعدك في الاختيار بحكمة.

1. ضع في اعتبارك موقع الويب الذي يواجه الجمهور عند اتخاذ قرار

تعتبر تجربة المستخدم من أهم العوامل التي يأخذها الأشخاص في الاعتبار عند اختيار برنامج غرفة الاجتماعات. يغطي هذا موضع أزرار التنقل والتدفق المنطقي للأحداث والقدرة على تعديل القوالب والمزيد. هذا مهم لأن وظيفتك يجب أن تكون ذكية قدر الإمكان مع حل اجتماعات غير ورقية بالإضافة إلى أن تكون ناجحًا.

2. خذ الأمن السيبراني على محمل الجد

واحدة من أحدث القضايا في مجال الأمن السيبراني. تخسر الشركات ملايين الدولارات نتيجة الاعتداءات والاحتيال. لذا ، انتبه إلى ما إذا كان برنامج غرفة الاجتماعات يوفر تشفير البيانات. حاليًا ، يعد تشفير 128 بت هو الشكل الأكثر استخدامًا. يمكن أن يكون التشفير الكامل 256 بت ، والذي يمكن مقارنته بالمعيار العسكري ، متاحًا من موردين أكثر تطورًا.

اكتشف أين سيتم حفظ بياناتك. من الأهمية بمكان أن تكون على خادم بدلاً من السحابة ، حيث قد يكون وقت المتسللين أسهل. لا تنسَ تأمين رسائلك النصية القصيرة أيضًا. أعط الأولوية دائمًا للبائعين الذين يجرون اختبارات الاختراق بانتظام ويقومون بترقية منتجاتهم.

3. تحديد سهولة الوصول إلى المعلومات

على الرغم من أنه قد يبدو واضحًا ، إلا أن البرنامج المثالي لاجتماع البوابة الإلكترونية يجب أن يسهل عليك وعلى الحاضرين في الاجتماع الحصول على المعلومات التي تحتاجها. الهدف من استخدام نظام غير ورقي هو استبدال عملية الورق المعقدة وغير المنظمة بعملية أكثر بساطة وبساطة ومنظومة.

• القدرة على البحث. يجب أن تكون المستندات سهلة البحث عن أعضاء مجلس الإدارة والتنقل بينهم. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكونوا قادرين على القيام بذلك على أي جهاز يريدونه. نظرًا لأنه يمكن استخدام جميع هذه الأنظمة الأساسية الثلاثة ، فإن أفضل أنظمة إدارة اللوحة توفر إصدارات مُحسَّنة لسطح المكتب والجهاز اللوحي والجوال. إذا كان البرنامج الذي تحدده مستندًا إلى سطح المكتب فقط ، فلن تتمكن من الوصول إلى هدفك المتمثل في زيادة حضور الاجتماع.

• تنسيق مناسب للطباعة. سيكون هناك دائمًا مستخدمون يرغبون في طباعة النسخ ، على الرغم من أن إنشاء مكان عمل بلا أوراق هو أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل العديد من الشركات تستخدم بوابات اللوحات. قد يكون هذا بسبب مجموعة متنوعة من العوامل ، مثل الراحة الشخصية أو عدم تحمل استخدام الشاشة لفترات طويلة. تأكد من أن تنسيق كتاب اللوحة والأوراق المصاحبة مناسب للطباعة في هذه الحالة المحددة.

• إمكانية الوصول دون اتصال. ما إذا كان يمكن للأشخاص الوصول إلى المحتوى عبر الإنترنت وغير متصل بالإنترنت هو عامل مختلف يجب مراعاته. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يؤدي عدم الوصول إلى شبكة Wi-Fi أو 4G إلى صعوبة التحضير للاجتماع.

4. تحقق من قائمة الأسعار في

عادةً ما يتضمن العديد من موردي اجتماعات مجالس الإدارة عبر الإنترنت رسومًا خفية ، والتي قد تكون مفاجأة لك. فيما يلي بعض الأمثلة:

• المساعدة في التدريب. يجب أن تتعلم كيفية الاستفادة من البرنامج بعد شرائه. من المهم معرفة ما إذا كان هذا التدريب سيكون مجانيًا أو إذا كانت هناك حاجة إلى استشاري مدفوع الأجر. غالبًا ما يستضيف العديد من مقدمي الخدمات ندوات عبر الإنترنت تغطي ميزات منصاتهم. ومع ذلك ، غالبًا ما تكون هذه الرسوم أو تلك مطلوبة.
• دعم العملاء. تعرف على مستوى الخدمة الذي يجب توقعه. يمكن أن يكون متاحًا طوال الوقت ، ولكن خلال ساعات محددة فقط ستكون هناك مساعدة مجانية ، على سبيل المثال.
• سعة التخزين. إذا كنت تعمل مع الكثير من البيانات ، فإن هذا الجانب مهم للغاية. في كثير من الأحيان ، يتم تقديم سعة إضافية بسعر مرتفع.

5. تحديد ما إذا كان يتم دعم مؤتمرات الفيديو

القدرة على مراقبة من يشارك بنشاط في الاجتماع أمر ضروري لتحقيق الالتزام القانوني بسرعة تحديد كل من يشارك. قد تفقد مستخدمًا عن طريق الخطأ في مكالمة جماعية. لذلك فإن مؤتمرات الفيديو في برنامج إدارة مجلس الإدارة مفيدة بشكل لا يصدق للشفافية.

علاوة على ذلك ، فإن القدرة على رؤية بعضكما البعض تبدو أكثر حميمية وهي أقرب شيء إلى اللقاء الجسدي الذي يمكنك الحصول عليه. هناك مشكلة أقل مع الأشخاص الذين يتحدثون مع بعضهم البعض حيث يمكنك بسهولة تثبيت طريقة اليد المرفوعة لمساعدة الرئيس على منح كل شخص يريد فرصة للتعليق. يمكنك أيضًا أن تأخذ المؤشرات المرئية على أن شخصًا ما مستعد للتحدث.

خاتمة

سيؤدي استخدام برنامج بوابة اللوحة في الأعمال التجارية إلى تبسيط العمل إلى حد كبير وجعله أكثر قابلية للفهم للجميع. لذلك ، من المهم جدًا التعامل بمسؤولية مع اختيار البرنامج الذي يلبي جميع متطلباتك. اتبع نصيحتنا وقم بتنمية عملك باستخدام برنامج غرفة الاجتماعات.