أهمية اختيار غرفة البيانات المناسبة لك

يستخدم المسؤولون التنفيذيون وأعضاء مجلس الإدارة وقادة الأعمال خدمات غرفة البيانات الافتراضية لتخزين البيانات بشكل آمن والتعاون الفعال مع أطراف ثالثة.

ولكن يوجد اليوم العشرات من مزودي غرف البيانات الافتراضية ، لذلك قد يكون من الصعب اختيار البائع المناسب لشركتك. ومع ذلك ، فإن الاختيار الصحيح أمر بالغ الأهمية ، لأنه قد يؤثر على نتيجة الصفقة.

سيساعدك الدليل أدناه في تقديم أهم النصائح وأهم الخطوات عند البحث عن غرفة البيانات.

ما هي غرفة البيانات الافتراضية؟

غرفة البيانات الافتراضية ، والمعروفة أيضًا باسم غرفة البيانات الإلكترونية ، هي مستودع آمن على الإنترنت يستخدم لتخزين وتوزيع الملفات والوثائق الرقمية.

يعد برنامج غرفة البيانات عبر الإنترنت مفيدًا بشكل خاص أثناء المعاملات والعمليات التجارية التالية:

• عمليات الدمج والاستحواذ. يمكن لشركة البيع والشراء استخدام VDR كبيئة صفقات آمنة وخاضعة للرقابة. تسمح ميزاته بتحميل ومشاركة مستندات العناية الواجبة السرية بسرعة وسهولة ، والتواصل بشأن أسئلة الاندماج والاستحواذ ، وتسريع المعاملة بشكل عام.
  instagram viewer
• جمع التبرعات. تحتاج الشركات الناشئة والشركات التي تهدف إلى زيادة رأس المال إلى غرفة بيانات افتراضية لمشاركة المستندات مع المستثمرين وتتبع نشاطهم لفهم من هو الأكثر تفاعلًا واهتمامًا.
• الاكتتابات. الشركات التي تريد أن تصبح عامة تحتاج إلى غرفة بيانات لتوفير عدة أطراف خارجية مثل المدققون ، وشركات التأمين ، والمستثمرون المحتملون الذين يتمتعون بوصول آمن وشفاف إلى حساباتهم المالية بيانات الاكتتاب.
• اتصالات المجلس. يستخدم أعضاء مجلس الإدارة VDRs لإدارة وإجراء اجتماعات مجلس الإدارة واللجان ، ومشاركة مواد المجلس بأمان ، وإنشاء المهام وتعيينها ، ومراقبة الأداء. أنت تستطيع يتعلم أكثر حول حلول غرف البيانات لأعضاء مجلس الإدارة.

5 أسباب لاستخدام برنامج غرفة البيانات

بصرف النظر عن التخزين الآمن ومشاركة الملفات السرية ، هناك العديد من الفوائد الأخرى لاستخدام غرفة البيانات الافتراضية.

1. تكلفة مخفضة. غرف البيانات الافتراضية ميسورة التكلفة وفعالة من حيث التكلفة مقارنة بغرف البيانات المادية. أولاً ، لا توجد نفقات متعلقة بالسفر مثل التذاكر أو الإقامة. ثانيًا ، لا يدفع المستخدمون مقابل إيجار غرفة البيانات وصيانتها. معًا ، يمكن أن توفر آلاف الدولارات سنويًا.
2. التواصل الفعال. يقدم العديد من بائعي غرف البيانات مجموعة متنوعة من أدوات التعاون والتواصل. على سبيل المثال ، الدردشات المباشرة ، ومناقشات سلسلة المحادثات ، والتعليقات ، والإشعارات ، وتعيين الخبراء ، وأقسام الأسئلة والأجوبة ، وما إلى ذلك.
3. إنجاز أسرع للصفقة. تسمح VDRs للمستخدمين بتحميل المستندات المهمة وتحديثها ومشاركتها بسرعة. يساعد على إبقاء الشركاء والمستثمرين وأعضاء الفريق على اطلاع دائم. بدوره ، فإنه يسهل اتخاذ القرار ويؤدي إلى إغلاق أسرع للصفقات.
4. إمكانية الوصول. يمكن الوصول إلى غرف البيانات الافتراضية في أي وقت وفي أي مكان. علاوة على ذلك ، يمكن لمئات المستخدمين عرض المستندات في وقت واحد دون التدخل في عمل بعضهم البعض.
5. الود البيئي. تساعد غرف البيانات الافتراضية على تجنب طباعة وتخزين آلاف المستندات الورقية. علاوة على ذلك ، فإن الوصول عن بعد إلى VDR يمنع المستخدمين من السفر ، مما يقلل من انبعاثات ثاني أكسيد الكربون. كل ذلك له تأثير إيجابي على البيئة.

معايير أفضل مزودي غرف البيانات الافتراضية

عند البحث عن غرفة بيانات افتراضية ، ركز على الخصائص التالية.

معايير	وصف
1. أمان بيانات قوي	اختر مزودًا يقدم: الوصول إلى ميزات الأمان مثل المصادقة الثنائية وأذونات المستخدم الدقيقة وقيود الوصول إلى IP. ميزات أمان المستندات مثل التنقيح والعلامات المائية الديناميكية والتقطيع عن بعد.
2. الخيارات المتقدمة	تأكد من أن غرفة البيانات تحتوي على: ميزات إدارة المستندات مثل تحميل الملفات المجمعة والسحب والإفلات وترقيم الفهرس التلقائي والبحث النصي السهل. ميزات الاتصال مثل سلاسل المحادثات والمحادثات المباشرة ومؤتمرات الفيديو والتعليقات والإشعارات. ميزات تتبع نشاط المستخدم مثل التقارير ومسارات التدقيق.
3. دعم احترافي للعملاء	انتبه إذا قدم البائع: 24/7/365 دعم لتتمكن من الوصول إلى ممثل الدعم في أي وقت هناك حاجة. دعم متعدد اللغات لتتمكن من التواصل مع أخصائي الدعم باللغة التي تفضلها. دعم متعدد القنوات لتتمكن من الاتصال بفريق الدعم بوسائل مختلفة مثل الهاتف أو الدردشة الحية أو البريد الإلكتروني.
4. معايير أخرى	تحقق مما يلي: تجربة مجانية لاختبار المنصة مجانًا قبل شراء أي خدمات. خبرة في مجال عملك للتأكد من أن النظام الأساسي يتوافق مع أغراض عملك. خطط التعرفة لاختيار خيار التسعير الأنسب وفقًا لاحتياجاتك.

5 خطوات يجب اتخاذها عند اختيار مزود غرفة بيانات افتراضية

إليك إرشادات قصيرة حول ما يجب فعله لاختيار مورّد غرفة البيانات الأنسب لمشروعك.

1. تحديد الاحتياجات. حدد ما تحتاج إلى VDR من أجله ، ومدة استمرار المشروع ، وعدد المستخدمين الذين سيصلون إلى غرفة ، ومقدار سعة التخزين التي يجب أن تمتلكها غرفة البيانات.
2. ضع حدود الميزانية. حدد المبلغ الذي يمكنك إنفاقه على غرفة البيانات ، حيث تبدأ الأسعار من 99 دولارًا شهريًا ويمكن أن تصل إلى آلاف الدولارات سنويًا.
3. اقرأ الاستعراضات. تعرف على رأي المستخدمين الآخرين في الموفرين في مواقع مراجعة غرف البيانات.
4. قارن غرف البيانات الافتراضية. اختر 2-3 بائعين وقارن بينهم من حيث الوظيفة والخبرة والتكلفة.
5. احجز عرضًا. اتصل بموفر حتى يتمكن مندوب المبيعات من توضيح كيفية عمل غرفة البيانات وما هي خيارات التسعير لمشروعك.