أفضل 10 نصائح وحيل وميزات للتكبير لتصبح محترفًا في مؤتمر الفيديو

لقد تغيرت مؤتمرات الفيديو بسرعة إلى وسيلة الاتصال الأكثر تفضيلاً في العصر الحديث. سواء كانت رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة صوتية ، يتم فقد الكثير من التعبير والنية على أوضاع الاتصال هذه. ومن ثم ، غالبًا ما تُطلب الاجتماعات وجهاً لوجه من أجل الشؤون ذات الأهمية القصوى.

ومع ذلك ، فإن الاجتماع وجهًا لوجه يكلف الكثير من الموارد والوقت والطاقة ، لمجرد الحصول على الأطراف المقصودة في نفس الغرفة. العملية برمتها تفوح منها رائحة تقاليد عفا عليها الزمن وعدم كفاءة. ظهرت مؤتمرات الفيديو كبديل فعال للاجتماعات / المؤتمرات المكلفة وجهاً لوجه.

مؤتمر الفيديو عبارة عن تقنية ستدمج نفسها تمامًا في حياتنا مثل كيف أصبحت الهواتف المحمولة والهواتف. تتيح مؤتمرات الفيديو للمستخدم تجاهل المسافة والشعور كما لو كنت بجانب المشاركين / المتصلين. يسمح لنا بالعطاء والاستلام ؛ الشرح والإرشاد في الوقت الفعلي - حتى لو كان المتصلون من دولة مختلفة.

تطبيق Zoom هو حل مثير واحترافي لعقد مؤتمرات الفيديو يوفر للمستخدم تجربة مؤتمرات فيديو استثنائية وأكثر من ذلك بكثير. يتيح تطبيق Zoom للمستخدم مشاركة شاشتك مع أولئك المتصلين بالمكالمة. يسمح لك بنقل التحكم في الاجتماع إلى شخص آخر ويتيح لك حتى تسجيل المكالمة كفيديو.

يحتوي حل مؤتمرات الفيديو في تطبيق Zoom على الكثير من الخيارات المفيدة والوظيفية المخفية في القائمة المتقدمة. تتيح لك القائمة التالية التعرف على الميزات والنصائح والحيل لاكتشاف الإمكانات الهائلة لتطبيق الاتصال المثير هذا. دعنا نتعمق في الخيارات الرائعة التي تتيح لك استخدام التطبيق بكفاءة أكبر - مما يجعلك محترفًا في مؤتمرات الفيديو.

1. مجدول تلقائي للاجتماعات

يريحك تطبيق Zoom من القلق بشأن الحصول على مساعد لجدولة اجتماعك. يمكنك توصيل تطبيق جدولة الاجتماع مباشرةً بـ Zoom ، والذي سينشئ اجتماع Zoom جديدًا في كل مرة يحجز فيها المستخدم موعدًا. يقوم أيضًا بإضافة التواريخ والأوقات إلى التقويم الشخصي المتصل بـ Zoom. بهذه الطريقة ، تكون اجتماعاتك مؤتمتة بالكامل وفعالة وخالية من الأخطاء البشرية.

يمكنك حتى أتمتة اجتماعات الفريق عن طريق إضافة خطوة إلى ما سبق ، مما يسمح لـ Zoom بمشاركة رابط الاجتماع إلى تطبيق دردشة جماعي ، مثل Slack أو ما شابه.

2. يمكنك إنشاء اجتماعات متكررة بسهولة عبر الإعدادات المحفوظة وعنوان URL واحد

يمكن أن تكون الاجتماعات المتكررة هي تسجيلات الوصول الأسبوعية والشهرية أو غيرها من المكالمات المجدولة بانتظام التي تجريها مع نفس مجموعة الأشخاص. من خلال إنشاء اجتماع متكرر في Zoom ، تحتاج فقط إلى حفظ الإعدادات لمرة واحدة وستكون قادرًا على استخدامها في كل مرة تتصل فيها. نقطة أخرى فعالة في خيار الاجتماع المتكرر هي أنه يمكنك استخدام نفس عنوان URL مرارًا وتكرارًا. لذلك ، لا تحتاج إلى إرسال عنوان URL جديد إلى الحاضرين في الاجتماع في كل مرة يتم فيها جدولة الاجتماع.

حيلة أخرى رائعة داخل خيار الاجتماع المتكرر هي "لا يوجد وقت محدد". يمكنك استخدام هذا الخيار إذا كنت تقابل نفس مجموعة الأشخاص وفقًا لجدول زمني منتظم ولكن ليس في نفس الوقت لكل شخص لقاء. باستخدام "لا يوجد وقت محدد" ، يمكنك استخدام نفس الإعدادات ومعرف الاجتماع مرارًا وتكرارًا ، دون تغيير أي شيء للأوقات التي تقرر فيها الاتصال عبر مؤتمر الفيديو.

3. تحقق من الذي حضر الاجتماع

هذه ميزة مفيدة لمؤتمرات الفيديو التي تكون إلزامية بطبيعتها - مثل محاضرة جامعية أو تدريب عملي إلزامي. بالنسبة لأحداث مؤتمرات الفيديو على هذا النحو ، ستحتاج إلى التحقق من معلومات أولئك الذين حضروا والذين لم يحضروا. يوفر لك Zoom هذه المعلومات بمجرد انتهاء الاجتماع.

من أجل العثور على "قائمة الحضور" ، كل ما عليك فعله هو الانتقال إلى Zoom Account Management> Report section. في قسم التقرير ، تحتاج فقط إلى العثور على "تقارير الاستخدام" والنقر على "اجتماع" لاختيار الاجتماع الذي تريد العثور على المعلومات الخاصة به.

بمجرد العثور على اجتماعك ، اختر نوع التقرير ونطاق التاريخ قبل النقر فوق خيار إنشاء التقرير.

ملحوظة: يمكن إنشاء قائمة الحضور فقط في حالة استيفاء الشروط التالية:

1. يجب أن تكون مضيف الاجتماع المجدول ، مع دور مسؤول الحساب أو المالك.
2. يجب تمكين تقارير الاستخدام.

• يجب أن يكون حساب Zoom شريك Pro أو API أو خطة عمل أو تعليم.

4. يسمح لك تطبيق Zoom بجمع المعلومات من الحضور

إذا كنت تعتقد أن ورقة الحضور كميزة مفيدة ، فإن خيار جمع المعلومات لتطبيق Zoom هو ميزة أكثر روعة. يسمح لك Zoom بجمع معلومات حول المشاركين من أنفسهم قبل انضمامهم إلى الاجتماع.

من أجل جمع المعلومات ، تحتاج إلى تمكين خيار التسجيل الموجود ضمن علامة التبويب "اجتماعاتي" في تطبيق Zoom. بمجرد تمكين الميزة ، يمكنك إعداد النموذج الذي يحتاج الحاضرين لإكماله قبل انضمامهم إلى الاجتماع.

يأتي تطبيق Zoom مع نموذج افتراضي مدمج يتيح لك تحديد مربعات الاختيار الخاصة بالمعلومات القياسية التي قد ترغب في جمعها ، مثل الاسم وانتماء الشركة وما إلى ذلك. ومع ذلك ، يتيح لك Zoom أيضًا إنشاء حقولك المخصصة في التسجيل فوق علامة التبويب "Custom الأسئلة. في علامة التبويب هذه ، يمكنك إنشاء أسئلة وحقول جديدة تريد إضافتها إلى التسجيل شكل.

"الندوة عبر الإنترنت" مصطلح يشير إلى الندوة المستندة إلى الويب. تطبيق Zoom قادر تمامًا على إجراء ندوات عبر الإنترنت تتيح لك التواصل مع عدد كبير من المشاركين. ومع ذلك ، من الأفضل للتسجيل استخدام نموذج على موقع ويب الحدث أو استخدام تطبيق إدارة الأحداث. من أجل جعل أولئك الذين اشتركوا في الحدث الخاص بك للتسجيل في Zoom في نفس الوقت ، يُنصح باستخدام تطبيقات الأتمتة. تتيح لك تطبيقات Zapier المبنية مسبقًا مزامنة الحاضرين مع Zoom ، ويمكنك إما استخدام ذلك أو استخدام أي تطبيق أتمتة آخر لاستخدام Zoom بفعالية في ندواتك على الويب.

ملحوظة: من أجل جمع المعلومات من الحضور ، يجب استيفاء الشروط التالية:

1. يجب أن تكون مضيف الاجتماع.
2. يجب أن يكون لديك حساب محترف.

• لا يمكن أن يكون الاجتماع هو "معرف الاجتماع الشخصي".

5. قم بعمل فيديو من مكالمة Zoom

ميزة ذكية أخرى في Zoom هي القدرة على تسجيل مكالمة مؤتمر الفيديو كفيديو. هذه الميزة مفيدة جدًا لمشاركة الاجتماع مع من فاته. لمراجعة الاجتماع هذه الميزة ذات أهمية قصوى.

يتيح لك تطبيق Zoom تسجيل الفيديو إما في محرك الأقراص المحلي أو في السحابة. وتجدر الإشارة إلى أن خيار التخزين السحابي متاح فقط للمستخدمين المدفوعين. تتمثل إحدى ميزات استخدام ميزة التخزين السحابي في القدرة على بث الاجتماع على الفور في مستعرض ويب بمجرد أن يصبح التسجيل جاهزًا. تختلف سعة التخزين السحابية باختلاف الحسابات / الخطط.

هناك عامل آخر يجب مراعاته عند تسجيل فيديو المؤتمر وهو تحسين الإعدادات مسبقًا. هذه المبادرة الوقائية تجعلك تختار أفضل جودة مناسبة لنوع مؤتمرات الفيديو التي تجريها. على سبيل المثال: بالنسبة إلى مؤتمر الفيديو من نوع البث ، حيث يظهر المضيف فقط على الشاشات ، يكون تسجيل الصوت والفيديو فقط للمضيف هو الأكثر فعالية. حيث أنه في اجتماع من النوع التعاوني حيث يتفاعل المضيف والحضور ويتبادلون المعلومات مع بعضهم البعض ، قد ترغب في تسجيل الجميع. لذلك ، قبل بدء تسجيل مؤتمر الفيديو ، يُنصح بشدة بقضاء بضع دقائق في جزء الإعدادات ، واختيار أفضل تنسيق لمتطلباتك.

ملحوظة: لتمكين تسجيل مؤتمر الفيديو ، يجب استيفاء الشروط التالية:

1. لتسجيل مقاطع الفيديو ، يلزمك تشغيل Zoom على Windows أو Linux أو macOS.

في حالة عدم رؤية خيار التسجيل في مؤتمرات الفيديو الخاصة بك ، تحقق من صفحة الإعداد أو اجعل المسؤول يقوم بتمكينه.

6. دع التعليقات التوضيحية تصبح تعاونية

يتيح خيار مشاركة الشاشة في Zoom للمضيف عرض كل ما هو موجود على شاشته لجميع الحاضرين في مكالمة الفيديو. تتيح أداة التعليق التوضيحي لتطبيق Zoom للحاضرين / المشاركين في مؤتمر الفيديو الرسم والتمييز على الشاشة المشتركة. يجب الإشادة بهذه الكفاءة والإبداع في هذه الأداة. إذا كنت تناقش المواد المرئية مثل تصميم الرسومات بالأحجام الطبيعية ، وما إلى ذلك ، فلا يمكن شرح أهمية أداة التعليق التوضيحي في مجرد كلمات.

إذا كنت مشاركًا في المكالمة وتحتاج إلى إضافة تعليق توضيحي على شاشة مشتركة أخرى ، فيمكنك العثور على خيار التعليق التوضيحي من "خيار العرض" أعلى نافذة التكبير / التصغير. بمجرد النقر فوق خيار التعليق التوضيحي ، يظهر شريط أدوات به خيارات توضيحية مثل "رسم" و "نص" و "سهم" وما إلى ذلك. يتيح لك زر الحفظ الموجود على شريط الأدوات التقاط لقطة شاشة للصورة كاملة مع التعليقات التوضيحية. إذا كنت أنت المضيف ، فستحصل أيضًا على خيار تعطيل التعليقات التوضيحية لجميع الحاضرين.

7. الاستضافة المشتركة لمكالمات الفيديو الجماعية

عندما تستضيف مكالمة / مؤتمر فيديو احترافيًا ، فقد يأتي وقت يجب أن يتم فيه إدارة الاجتماع أو التحكم فيه بشكل تعاوني من قبل أكثر من مضيف واحد. قد تكون هناك حالات قد يرغب فيها فريق العلاقات العامة في التحكم في الاجتماع جنبًا إلى جنب مع المتحدث أو موضوع تحتاج الندوة عبر الإنترنت / مؤتمر الفيديو إلى شخصين لشرح المواد اللازمة أو يجب على المديرين التنفيذيين تقديم ملف عرض. في مثل هذه الظروف ، يسمح لك Zoom باختيار أكثر من شخص واحد لإدارة مؤتمر الفيديو بدلاً من المرور بعملية اختيار مضيف واحد من بين آخرين

يبدأ الإجراء الخاص باستخدام خيار المضيف المشترك بالانتقال أولاً إلى إعداد Zoom Meeting والتمكين "خيار المضيف المشترك". وبمجرد الانتهاء من ذلك ، عليك الانتظار حتى يبدأ الاجتماع وينتظر المضيف المشارك انضم. مع بداية الاجتماع ، يمكنك إضافة الشخص من خلال النقر على النقاط الثلاث التي تحوم فوق الفيديو.

الطريقة البديلة للاستضافة المشتركة هي العثور على نافذة المشارك وتحديد "إدارة المشاركين". بمجرد عرض قائمة المشاركين ، مرر مؤشر الماوس فوق اسم المشارك الذي تريد المشاركة في استضافته وانقر على "المزيد" وحدد خيار "إنشاء مضيف مشترك".

ملحوظة: لتمكين خيار Co-Host ، يجب استيفاء الشروط التالية:

1. يجب أن تحتاج إلى حساب Pro أو Business أو API Partner أو Education.
2. تحتاج إلى تشغيل Zoom على macOS أو Windows أو Android أو IOS (ليس على Linus أو الويب).

في حالة عدم ظهور خيار المضيف المشترك ، اطلب من مسؤول حسابك تمكين امتيازات الاستضافة المشتركة في علامة تبويب الاجتماعات.

8. توفير غرفة اجتماعات للحضور

يحتوي Zoom على خيار مثير للاهتمام وهو السماح للحاضرين بالدخول إلى مكالمة الفيديو حتى قبل ظهور المضيف. المجموعات الصغيرة لديها ولع بهذا الخيار لأنه يسمح لهم بإجراء محادثات صغيرة قبل أن يبدو أن المضيف يدير الاجتماع.

ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يمكن أن يُعزى هذا التجمع للحاضرين في غرفة افتراضية إلى ملف عرض ضعيف لعلامتك التجارية أو صورة شركتك بسبب التفاعل الذي يبدأ قبل المضيف حتى يصل. يمكن تجنب ذلك من خلال إنشاء غرفة انتظار افتراضية تبقي المشاركين قيد الانتظار حتى تسمح لهم أنت ، المضيف ، بالانضمام إلى الاجتماع إما في نفس الوقت أو واحدًا تلو الآخر.

يختلف الخيار الدقيق لتمكين غرفة الانتظار الافتراضية باختلاف نوع حسابك. ومع ذلك ، بمجرد تمكين الخيار ، يمكنك تخصيص ما تريد أن يراه الحاضرون أثناء انتظارهم لبدء الاجتماع.

9. اسمح لطرف ثالث أو مساعدك بجدولة اجتماعك

يتيح لك Zoom إجراء مكالمات فيديو استثنائية ، ولكنه أكثر من مجرد تطبيق لمكالمة فيديو. إن وفرة الميزات والخيارات تجعل Zoom أداة اتصال قوية للشركات. غالبًا ما يستخدم Zoom من قبل المحترفين والمديرين التنفيذيين رفيعي المستوى للتواصل مع مختلف الموظفين عبر مؤتمر الفيديو.

لذلك ، في إعداد الشركة أو الأعمال ، غالبًا ما تحتاج أداة الاتصال إلى التعامل معها بواسطة مساعد أو فريق العلاقات العامة أو موظفي التسويق. يسمح لك Zoom بتفويض جدولة الاجتماع إلى مساعدك أو مع طرف ثالث يدير التقويم الخاص بك.

لتمكين امتيازات مساعد الجدولة ، تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى Zoom وضمن "إعدادات الاجتماعات" انقر على "أخرى". هناك أنت سوف تجد علامة زائد بجوار مساعد الجدولة ، انقر عليها واكتب معرف البريد الإلكتروني الخاص بمساعدك وقم بإنهاء العملية بالنقر فوق تعيين.

بمجرد إضافة مساعدك ، يجب على الموظفين المختارين تسجيل الخروج وتسجيل الدخول مرة أخرى إلى حساب Zoom الخاص بهم لبدء الميزة في العمل. بعد تفعيل "مساعد الجدولة" ، يمكن للموظفين المعينين جدولة الاجتماعات نيابة عنك. اتبع الخيار المتقدم أو خيار الاجتماعات (بناءً على إصدار Zoom الخاص بك) وقم بإنشاء اجتماعات جديدة بناءً على المطالبات.

ملحوظة: للسماح لمساعدك أو لطرف ثالث بجدولة اجتماعات لك ، يجب استيفاء الشروط التالية:

1. أولئك الذين حصلوا على امتيازات الجدولة والحساب الأساسي الذي منح الامتيازات ، يحتاج كلاهما إلى ترخيص Pro أو Corp.
2. بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في إجراء ندوات عبر الإنترنت ، فإن كل من المجدول وصاحب الحساب لديهم ترخيص Webinar.

10. أساسيات لوحة المفاتيح للتنقل بكفاءة في تطبيق Zoom

بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون Zoom بشكل متكرر ، فإن تعلم بعض اختصارات لوحة المفاتيح سيساعدك على إدارة مكالمات الفيديو الخاصة بك ببراعة. اختصارات Zoom معقولة وعملية ويسهل تذكرها.

أقصد "دعوة". بالنسبة لمستخدمي macOS ، ينتقل "Cmd + I" إلى نافذة الدعوة. بالنسبة لمستخدمي Windows ، ينقلك "Alt + i" إلى نافذة الدعوة. يتيح لك هذا الاختصار البدء السريع في أنشطة Zoom ، حيث يمكنك من نافذة الدعوة الحصول على روابط للاجتماع أو إرسال دعوات عبر البريد الإلكتروني.

M تعني كتم الصوت. لمستخدمي Mac ، "Cmd + Ctrl + m" ولمستخدمي Windows ، يسمح لك "Alt + m" بكتم صوت أي شخص آخر في المكالمة عندما تكون أنت المضيف.

تعد مشاركة الشاشة ميزة شائعة في Zoom ولا تضيع شعبيتها في Zoom ، حيث أن الميزة لها اختصارها الحصري.

S تعني سهم. لمستخدمي Mac ، "Cmd + Shift + s" ولمستخدمي Windows ، يتيح لك "Alt + Shift + s" مشاركة شاشتك مع المشاركين في المكالمة.

تتيح لك هذه الاختصارات إجراء تغييرات فورية عند بدء استخدام Zoom لليوم أو في منتصف مكالمة فيديو.

كيف تقارن Zoom مع منافسيها؟ ما الذي يجعل Zoom فريدًا؟

Zoom هي أداة مؤتمرات فيديو كاملة تتيح لك إجراء مكالمات / مؤتمرات فيديو متطورة وغير ذلك الكثير. أكبر الشركات أو المنافسين الذين يقدمون خدمات مماثلة لـ Zoom هم WebEx و Skype و LogMeIn. على الرغم من أن الشركات الثلاث تقدم خدمات مماثلة ، ركزت Zoom بشكل أكبر على جانب الفيديو لمنتجها ، حيث أنها توفر معدل إطارات أعلى نسبيا.

من بين المنافسين الثلاثة ، يُعرف Skype على نطاق واسع باستخدامه الشخصي ولا يحظى بشعبية كبيرة لأنشطة الشركات مقارنةً بـ Zoom وغيرها. على الرغم من أن رسومات واجهة Skype وتصميمها أكثر إرضاءً للعين ، إلا أنها تقصر في الميزات والخيارات المتنوعة التي تم تأسيسها في حلول مؤتمرات الفيديو الأخرى.

يأخذ WebEx زمام المبادرة في الخطة المجانية بدون حدود لأطوال الاجتماعات مقارنةً بتغطية Zoom في 40 دقيقة. ومع ذلك ، فإن Zoom يتصدر السباق بقدرته على مشاركة الشاشة ليس فقط من خلال الصوت المضيف - وهي ميزة فريدة من نوعها لـ Zoom.

غالبًا ما تأتي خيارات الاتصال المؤسسي والندوات المتنوعة على أنها امتيازات مدفوعة. علاوة على ذلك ، فإن نطاقات الأسعار متشابهة فيما بينها. ومع ذلك ، يوفر Zoom الكثير من الخيارات المتطورة مثل غرف المؤتمرات والمزيد.

Zoom هو حل مؤتمرات الفيديو الاحترافي. ومع ذلك ، فهذه عبارة قصيرة وأيضًا أكثر من ذلك بكثير. من خلال قراءة جميع النصائح والحيل والميزات في Zoom ، لا يسع المرء إلا أن يصل إلى استنتاج مفاده أن Zoom هو حل اتصال افتراضي كامل.

يتيح لك Zoom إجراء مكالمات فيديو بجودة استثنائية ، كما يتيح لك مشاركة الشاشة ، وعمل التعليقات التوضيحية ، تسجيل المكالمات كفيديو وإضافة مساعدين وإنشاء غرفة اجتماعات وجمع معلومات التسجيل و أكثر. توفر لك الخيارات المتاحة مع Zoom إمكانيات لا حصر لها عبر مكالمة فيديو ، والتي كانت مستحيلة بخلاف ذلك.

تتيح لك الإمكانيات التي يتيحها برنامج Zoom usher ، أنت المضيف ، الارتقاء بكفاءة المؤتمرات الافتراضية إلى المستوى التالي. مع Zoom ، يكون الاتصال أقرب وأكثر شخصية وأكثر كفاءة ؛ رغم بعد المسافة.

باستخدام Zoom ، دعنا نتواصل ، دعونا نشارك ، دعونا نتعاون ودعنا نخلق - تجاوز الحدود.