دليل شامل لفهم تكاليف بوابة المجلس والاستخدام الفعال

جميع بائعي برامج اللوحة الافتراضية لديهم نهجهم الخاص في هيكلة الحلول التي يقدمونها. إن فهم العوامل العامة التي تؤثر على التكلفة النهائية أمر بالغ الأهمية لتسهيل اتخاذ القرار وفقًا لميزانيتك ودون التضحية بالوقت.

لاستكشاف أ مقارنة أسعار بوابة المجلس بالتفصيل ، يمكنك مراجعة مقالتنا حول هذا الموضوع.

تواتر المدفوعات

يمكن أن تأتي الفواتير التي يجب عليك دفعها للوصول إلى البرنامج على أساس زمني مختلف: شهريًا أو ربع سنوي أو مرتين في السنة أو كل عام. ركز على مدة الاستخدام وعدد اللوحات التي ستتعامل معها داخل برنامج بوابة اللوحة لتقدير الحل الأفضل بالنسبة لك. من المرجح أن تكون المدفوعات الأكثر تواترًا أغلى.

مناهج تكوين التكلفة

يشكل موفرو برامج إدارة مجلس الإدارة التي تتبنى أنظمة التسعير لكل مستخدم ولكل ميزة النظام النهائي تتقاضى الرسوم وفقًا لعدد أعضاء بوابة مجلس الإدارة وغرفة التخزين وأدوات الشركات العميلة يتطلب. في هذه الحالات ، من الأفضل تصوير التكوين الكامل للوحة الخاصة بك مع جميع العمليات المخفية لاتخاذ القرار الصحيح.

الإضافات

يقترح العديد من موفري حلول الاجتماعات غير الورقية توسيع وظائف البرنامج بأدوات إضافية ، مثل مساحة التخزين الإضافية. تعد طريقة تحليل القيمة مقابل المال للبرنامج المعني هي الأمثل إذا كان لديك نشاط تجاري كبير أو ملف منظمة غير ربحية مع عدد متفاوت من المديرين واللجان ، حيث يمكن أن يتفوق السعر النهائي على السعر المحدد الدخل.

اشتراكات شهرية ثابتة

تعد خطة التكلفة الثابتة هي الطريقة الأكثر شفافية التي يمكن لمزودي برامج اجتماعات مجلس الإدارة تقديمها عبر الإنترنت. يحدد هذا النوع من نظام تشكيل الأسعار الأدوات المتضمنة مقدمًا.

للحصول على تجربة إدارة لوحة عبر الإنترنت مثمرة - تعد مساحة التخزين غير المحدودة واشتراكات المستخدم اختيارًا ذكيًا.

الرسوم المخفية في تسعير بوابة اللوحة

إذا لم توضح نظام التسعير الخاص بالمزود في مرحلة تقديم نفسك لمنتجهم ، فهناك احتمال كبير بأن تواجه تكاليف خفية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة السعر الأولي فوق حدود ميزانيتك والتأثير بشكل سيء على عملية عمل مجلس الإدارة. أدناه ، قمنا بكتابة التهم المخفية التي غالبًا ما يتم تجاهلها.

مستخدمين ومساحة تخزين إضافية 

تعمل جميع مجالس الإدارة مع كميات كبيرة من البيانات أثناء الاجتماعات ومن تلقاء نفسها. يمكن أن تتسبب سعة التخزين المحدودة في الحاجة إلى وحدات جيجابايت إضافية. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى تجاوز الميزانية المقررة.

• تبصر. ننصح بتقدير الحد الأقصى لمتطلبات مساحة التخزين لمؤسستك عند مقارنة أسعار برامج إدارة اللوحة. نوصيك أيضًا بأن تطلب من مقدمي الخدمة الشفافية المطلقة في التسعير.

الخيارات المتقدمة

يجب أن يكون موفر البرامج المفضل واضحًا وصريحًا بشأن الأدوات التي سيتم محاسبتك عليها ، على الرغم من مستوى التعقيد. وهذا يشمل بروتوكولات السلامة المحسنة ، والدعم المخصص ، والاستشارات الإدارية ، وإدارة الكيانات ، وما إلى ذلك.

ترقيات البرمجيات وصيانتها 

يمكن أن تتكبد صيانة برامج إدارة مجلس الإدارة تكاليف إضافية إذا طلبت النشر في الموقع. قد يرغب المسؤولون في أن يساعدهم الموفرون في تثبيت الحل الخاص بهم ، أو تكوين الإعدادات ، أو شراء معدات أخرى ثم تثبيتها داخل فرضية منشأة المؤسسة.

تدريب إضافي

ربما يحتاج كل عضو في مجلس الإدارة ينضم بعد التدريب الأولي إلى تعليمات حول كيفية استخدام التكنولوجيا بنجاح. من أجل تجنب التكلفة الإضافية لكل جلسة تعليمية ، من الأفضل توضيح هذا السؤال مع مقدم الخدمة.

كيف تختار نظام تسعير السبورة المناسب لك؟

تتضمن طريقة اختيار المنصة ذات الأسعار المعقولة تقييم العوامل التالية:

1. عدد المسؤولين وأعضاء مجلس الإدارة ونوع اللوحات التي ستعمل على تشغيل البرنامج.
2. تعد إجراءات الوصول إلى الموارد والحماية نموذجية للصناعة التي تعمل بها.
3. تنظيم اجتماعات مجلس إدارة مؤسستك وإجراءات الحوكمة.
4. الميزانية التي يمكن لمؤسستك إنفاقها على البرنامج.

بمجرد أن تفهم بدقة احتياجات مجلس الإدارة الخاص بك ، سوف يستغرق الأمر جهدًا أقل لاتخاذ القرار الصحيح من خيارات البرامج المتاحة وناقش الأسئلة المتبقية مع مقدمي الخدمة الذين يمكنهم تلبية متطلباتك على أفضل وجه.

تنفيذ برمجيات بوابة اللوحة

يعد اختيار حل آمن يناسب متطلباتك عملية تتكون من بضع خطوات. يجب أن يفهم المرء أن هذه العملية لا تقتصر على مقارنة أسعار الخيارات المعنية. للعثور على البرنامج المناسب ، يجب عليك مقارنة العديد من حلول الاجتماعات عبر الإنترنت وفقًا للوظيفة التي ستسهل عملية عمل مؤسستك.

هناك مرحلتان رئيسيتان يجب مراعاتهما عند التحليل ، ولكل منهما بضع مراحل فرعية:

1. اختيار
2. تبني

اختيار بوابة المجلس

من الضروري تحديد الخيار الأمثل باتباع النظام أدناه. هذه الخطوات حيوية لبناء أساس لحوكمة أكثر كفاءة.

• تحديد معايير البحث
• إجراء البحث
• القائمة المختصرة
• المقارنة

تبني

بمجرد اختيار بوابة المجلس الأنسب ، فقد حان الوقت لبدء الانتقال إلى نظام الاجتماعات عبر الإنترنت.

• تمرين
• التثبيت والنشر
• التخصيص
• تطبيق

قبل أن تبدأ في عقد الجلسات الفعلية ، سيتم إرشادك من قبل فريق الدعم حول كيفية إعداد كل شيء.