Защо Board Portals са основният инструмент за изграждане на екипна работа и сътрудничество?

На този етап нито един инструмент за сътрудничество на трета страна не може да се сравнява с едно предложение за добро и стабилно портал на борда. Това се превърна в тенденция на 21-ви век в повечето големи и малки компании. Не е изненадващо, защото това е най-лесният начин за координиране на движенията на всички участници в процеса на управление: от редовите мениджъри и администратори до борда на директорите.

Историята на развитието на заседателните зали

Интернет бързо се разпространи в края на 90-те години. Хората купуваха компютри, регистрираха се за интернет доставчици и влизаха онлайн, за да видят какво може да предложи световната мрежа. Въпреки че технологията беше ограничена по това време, далновидните директори обмисляха начини да използват интернет за автоматизиране на процеса на срещи на борда. Ще минат още много хилядолетия, преди виртуална заседателна зала, както името, така и технологията, да бъде официално достъпна на пазара.

Напредъкът на новите технологии, както и появата на корпоративни скандали, повдигнаха необходимостта от по-ефективна процедура за срещи на борда, която е не само лесна, но и съвместима. BoardVantage беше един от първите доставчици на услуги през 2002 г. Заедно с други фирми, предоставящи сравними услуги, компанията получи рисков капитал.

Индустрията на електронните книги обаче остава ограничена. Той беше достъпен само за висши ръководители и полезността му беше ограничена до разглеждане на документи от срещи на големи компютри. Не можеше да се направи много с него.

Истинската промяна в играта обаче беше дебютът на iPad през 2010 г. Членовете на борда могат да използват тези преносими таблети вместо тежки компютри по време на сесиите на борда. За първи път членовете на борда бяха наистина мобилни, което им позволяваше да си сътрудничат помежду си отвсякъде. С мултитъч функционалността потребителите могат да пишат и рисуват директно върху iPad, сякаш е хартия, разрушавайки още повече граници.

Тези функции отвориха вратата за нови функции, които подобриха комуникацията на членовете на борда. И накрая, технологията, необходима за отдалечени срещи на борда, вече беше налична, както доставчиците бързо откриха.

Защо Board Portal е изключителен в това отношение?

Пандемията установи тази тенденция, но тя продължи и извън карантината. Той показа достатъчно силни страни, за да бъде обобщен в този списък.

Предимство дори по време на учредяването на срещата 

Използването на софтуер на трети страни отнема време и е уморително. Първо събирате всички файлове на една купчина, организирате ги ръчно, качвате ги на сървъра и едва след това можете да ги раздадете преди срещата. Много по-лесно е да използвате софтуер за виртуална дъска. Просто плъзнете файл в съществуващ шаблон. Можете да:

• бързо актуализиране на пакета документи;
• просто изберете съответната опция, за да промените пълния пакет съобщения;
• използвайте портала на борда, за да автоматизирате дневния ред, когато създавате пакет документи.

Това намалява времето, прекарано в сортиране и подреждане на пакетните файлове. Можете също така да зададете времево ограничение за всяка точка от дневния ред, което ще помогне за поддържане на срещата. По отношение на сигналите, те също присъстват тук. Това освобождава административния персонал на борда от друга отнемаща време работа.

Ползи по време на самите срещи Директно 

Основното предимство на Board Portal е способността му да създава онлайн среща на борда. Като че ли е хартия, можете да си водите бележки незабавно на страницата на всеки документ за среща. Освен това тези бележки могат да бъдат лични или споделени, което гарантира, че вашите сесии са оживени и ефективни. Пълно решение за срещи, някои Board Portals дори включват опции за гласуване и електронно подписване. В портал за бордове:

• присъствието се проследява автоматично;
• протоколите от всяка среща включват информация за присъствието, която също може да бъде проследена чрез одитни доклади;
• вече не е необходимо ръчно да регистрирате присъствие по време на срещи, което опростява процедурата.

Тъй като времето е пари, трябва да се възползвате максимално от времето за срещи.

Ползи след края на срещата

Софтуерът за управление на борда включва също инструменти за управление на проекти, които помагат в процеса след срещата. Сигурните документи на борда могат да се съхраняват в библиотеката с документи. Това гарантира, че всяка информация, получена от Борда, е незабавно достъпна за одити. Това също така означава, че всички нови членове на борда или изпълнителни директори ще имат достъп до исторически документи на борда.

Защо тези видове съвместни приложения са задължителни?

Приложенията за сътрудничество са изключително полезни по много причини. Самата идея зад порталния софтуер на Board е страхотна, защото тези видове приложения просто се комбинират в един удобен инструмент с повишена сигурност.

Говорейки за сигурност, напреднали изследователи ни уверяват, че нивото на криптиране в почти всеки от популярните решенията за заседателна зала достигат нивото на военно криптиране или топ финансови институции като централната банка. Както може да очаквате, хакерите нямат шанс, освен ако не им дадете паролата си и начин за извършване на двуфакторно удостоверяване.

Понастоящем това е единственият вид приложение, което предлага пълно решение за срещи без хартия. Както казват изследователите, това извежда вашия бизнес на следващото ниво, което ви позволява да пробиете тавана на растежа, в който вероятно се спъвате в този момент.