5 основни съвета, които трябва да знаете, докато избирате софтуер за виртуална заседателна зала

Високотехнологичните иновации трансформират начина и къде правим бизнес. Едно от най-забележителните проявления на този модел е сайтът на борда на директорите. Както публичните, така и частните предприятия го използват за управление на капитал и бизнес. Имате нужда от подходящ софтуер за срещи на борда, за да можете да провеждате виртуална среща успешно, ефективно и сигурно. Тези платформи могат също така да ускорят процедурата за присъствие на действителни срещи или такива, които включват както виртуално, така и физическо присъствие. По-долу ще разгледаме по-подробно 5-те основни съвета, които трябва да имате предвид при избора на софтуер за виртуална дъска.

Какво представлява софтуерът за срещи на борда?

Един единствен, сигурен и съвместен инструмент, наречен софтуер за срещи на борда (известен също като софтуер за портал на борда), ви позволява да планирате безхартиени срещи на борда от началото до края. Този многофункционален инструмент позволява организирането на срещи и създаването на атмосфера, която насърчава ефективната работа в екип, комуникация и взаимодействие. Можете да споделяте дневен ред и други важни документи чрез портал на борда, да поддържате документите актуални, така че всеки да има достъп до най-новата информация, и да добавяте бележки и въпроси към документите. Други полезни функции и функции също могат да бъдат намерени при използване на софтуер за срещи на борда.

Успехът на използването на този софтуер обяснява защо предприятия от всякакъв размер и сектори използват тези технологии. Това от своя страна насърчава предлагането на пазара, което се вижда от продължаващата поява на нови доставчици на софтуер за заседателни зали.

5 съвета за избор на софтуер за заседателна зала

Трябва да имате бизнес разбиране за крайната си цел, да имате предвид размера на вашата фирма и други фактори, когато избирате приложение за заседателна зала и разглеждате сравнение на софтуера на борда на портала. Има 5 общи препоръки, които могат да ви помогнат да направите разумен избор.

1. Помислете за публичния си уебсайт, когато вземате решение

Един от най-важните фактори, които хората вземат предвид при избора на софтуер за заседателна зала, е потребителското изживяване. Това обхваща позицията на бутоните за навигация, логически поток от събития, капацитет за промяна на шаблони и др. Това е важно, тъй като работата ви трябва да бъде възможно най-интелигентна с решение за безхартиени срещи в допълнение към успеха.

2. Отнасяйте се сериозно към киберсигурността

Един от най-актуалните проблеми на киберсигурността. Бизнесът губи милиони долари в резултат на нападения и измами. Така че обърнете внимание дали софтуерът за заседателната зала предлага криптиране на данни. В момента 128-битовото криптиране е най-използваната форма. Пълно 256-битово криптиране, сравнимо с военния стандарт, може да се предлага от по-сложни доставчици.

Разберете къде ще се съхраняват вашите данни. От решаващо значение е да бъде на сървър, а не в облака, където хакерите може да имат по-лесно време. Не забравяйте да защитите и вашите SMS съобщения. Винаги давайте предимство на доставчици, които редовно провеждат тестове за проникване и надграждат своите продукти.

3. Определете лесния достъп до информация

Въпреки че може да изглежда очевидно, идеалният софтуер за срещи на портал на борда трябва да улесни вас и участниците в срещата да получите информацията, от която се нуждаете. Целта на използването на безхартиена система е да се замени сложният и неорганизиран процес на хартия с по-рационализиран, прост и подреден такъв.

• Способността за търсене. Документите трябва да бъдат лесни за търсене и навигация за членовете на борда. Освен това те трябва да могат да го правят на всяко устройство, което искат. Тъй като и трите от тези платформи могат да се използват, най-добрите системи за управление на дъски предоставят версии, които са оптимизирани за настолни компютри, таблети и мобилни устройства. Ако софтуерът, който изберете, е базиран само на настолен компютър, няма да можете да постигнете целта си да увеличите посещаемостта на срещите.

• Форматиране подходящо за печат. Винаги ще има потребители, които искат да отпечатат копия, въпреки че създаването на безхартиено работно място е една от основните причини много фирми да използват портали за бордове. Това може да се дължи на различни фактори, като лично удобство или непоносимост към продължителна употреба на екрана. Уверете се, че форматирането на настолната книга и придружаващите документи е подходящо за печат в тази конкретна ситуация.

• Офлайн достъпност. Дали хората имат достъп до съдържанието както онлайн, така и офлайн, е различен фактор, който трябва да се вземе предвид. Ако не, липсата на достъп до Wi-Fi или 4G може да затрудни подготовката им за срещата.

4. Проверете ценовата листа

Много доставчици на онлайн срещи на борда обикновено включват скрити такси, което може да се окаже изненада за вас. Ето няколко случая:

• Помощ при обучение. Трябва да научите как да използвате програмата, след като я закупите. Важно е да знаете дали това обучение ще бъде безплатно или ще се изисква платен консултант. Много доставчици често хостват уебинари, които обхващат функциите на техните платформи. Въпреки това, често се изисква това или онова зареждане.
• Поддръжка на клиенти. Научете какъв стандарт на обслужване да очаквате. Може да е на разположение през цялото време, но само в определени часове ще има безплатна помощ, например.
• Капацитет за съхранение. Ако работите с много данни, този аспект е много важен. Често допълнителен капацитет се предлага на висока цена.

5. Определете дали се поддържа видеоконференция

Възможността да се наблюдава кой активно участва в срещата е от съществено значение за постигане на законовото задължение за бързо идентифициране на всеки, който участва. Можете случайно да загубите потребител по време на конферентен разговор. Следователно видеоконференциите в софтуера за управление на борда са невероятно полезни за прозрачността.

Освен това възможността да се виждате изглежда по-интимно и е най-близкото нещо до физическа среща, което можете да имате. Има по-малък проблем с хората, които говорят помежду си, тъй като можете лесно да инсталирате метод с вдигната ръка, за да помогнете на председателя да предложи на всеки, който иска, възможност да коментира. Можете също да вземете визуалните индикации, че някой е готов да говори.

Заключение

Използването на софтуер за портален съвет в бизнеса значително ще опрости работата и ще я направи по-разбираема за всички. Ето защо е толкова важно да се подходи отговорно към избора на софтуер, който ще отговаря на всички ваши изисквания. Следвайте нашите съвети и развийте бизнеса си със софтуер за заседателна зала.