Значението на избора на подходящата стая с данни за вас

Ръководителите, членовете на борда и бизнес лидерите използват услуги за виртуална стая с данни за сигурно съхранение на данни и ефективно сътрудничество с трети страни.

Но днес има десетки доставчици на виртуални стаи за данни, така че може да е предизвикателство да изберете правилния доставчик за вашата компания. Все пак правилният избор е от решаващо значение, тъй като може да повлияе на резултата от сделката.

Ръководството по-долу ще ви помогне с основните съвети и най-важните стъпки, когато търсите стая с данни.

Какво е виртуална стая с данни?

Виртуална стая с данни, известна още като електронна стая с данни, е защитено онлайн хранилище, използвано за съхранение и разпространение на цифрови файлове и документи.

Онлайн софтуерът за стая с данни е особено полезен по време на следните бизнес транзакции и процеси:

• Сливания и придобивания. Продаваща и придобиваща компания може да използва VDR като сигурна и контролирана среда за сделки. Неговите характеристики позволяват бързо и лесно качване и споделяне на поверителни документи за надлежна проверка, комуникация по въпроси за сливания и придобивания и ускоряване на цялостната сделка.
• Набиране на средства. Стартиращите фирми и фирмите, целящи набиране на капитал, се нуждаят от виртуална стая с данни за споделяне на документи с инвеститори и проследяване на тяхната дейност, за да разберат кой е най-ангажиран и заинтересован.
• IPO-та. Компаниите, които искат да станат публични, се нуждаят от стая за данни, за да предоставят множество външни страни като одитори, застрахователи и потенциални инвеститори със сигурен и прозрачен достъп до техните финансови средства IPO данни.
• Бордови комуникации. Членовете на борда използват VDR за управление и провеждане на заседания на борд и комисии, безопасно споделяне на материали за борда, създаване и възлагане на задачи и наблюдение на изпълнението. Можеш Научете повече относно решенията за стаи за данни за директорите на борда.

5 причини да използвате софтуер за стая с данни

Освен сигурното съхранение и споделяне на поверителни файлове, има и други многобройни предимства от използването на виртуална стая с данни.

1. Намален разход. Виртуалните стаи с данни са много по-достъпни и рентабилни в сравнение с физическите стаи с данни. Първо, няма разходи, свързани с пътуването, като билети или настаняване. Второ, потребителите не плащат за наема и поддръжката на помещението за данни. Заедно това може да спести хиляди долари годишно.
2. Ефективна комуникация. Много доставчици на стаи за данни предлагат разнообразие от инструменти за сътрудничество и комуникация. Например чатове на живо, дискусии в нишки, коментари, известия, назначаване на експерти, секции с въпроси и отговори и т.н.
3. По-бързо приключване на сделката. VDR позволяват на потребителите бързо да качват, актуализират и споделят важни документи. Той помага да поддържате партньорите, инвеститорите и членовете на екипа актуални. От своя страна улеснява вземането на решения и води до по-бързо приключване на сделки.
4. Достъпност. Виртуалните стаи с данни могат да бъдат достъпни по всяко време и навсякъде. Освен това стотици потребители могат да преглеждат документи едновременно, без да се намесват взаимно в работата си.
5. Екологичност. Виртуалните стаи с данни помагат да се избегне отпечатването и съхраняването на хиляди хартиени документи. Освен това отдалеченият достъп до VDR не позволява на потребителите да пътуват, което намалява емисиите на въглероден диоксид. Всичко това има положително въздействие върху околната среда.

Критерии за най-добрите доставчици на виртуални стаи за данни

Когато търсите виртуална стая с данни, съсредоточете се върху следните характеристики.

Критерии	Описание
1. Силна сигурност на данните	Изберете доставчик, който предлага: Достъп до функции за сигурност като двуфакторно удостоверяване, подробни потребителски разрешения и ограничения за IP достъп. Функции за сигурност на документа като редакция, динамични водни знаци и дистанционно унищожаване.
2. Разширени функции	Уверете се, че стаята с данни има: Функции за управление на документи като групово качване на файлове, плъзгане и пускане, автоматично номериране на индекси и лесно търсене на текст. Комуникационни характеристики като теми, чатове на живо, видеоконференции, коментари и известия. Функции за проследяване на активността на потребителя като отчети и одитни пътеки.
3. Професионална поддръжка на клиенти	Обърнете внимание, ако продавачът предлага: Поддръжка 24/7/365 за да можете да се свържете с представител за поддръжка по всяко време, когато има нужда. Многоезична поддръжка за да можете да общувате със специалист по поддръжка на език, който предпочитате. Многоканална поддръжка за да можете да се свържете с екип за поддръжка чрез различни средства като телефон, чат на живо или имейл.
4. Други критерии	Вижте следното: Безплатен пробен период за да тествате платформата безплатно, преди да купите каквито и да е услуги. Опит във вашата индустрия за да сте сигурни, че платформата отговаря на вашите бизнес цели. Тарифни планове за да изберете най-подходящата ценова опция според вашите нужди.

5 стъпки, които трябва да предприемете, когато избирате доставчик на виртуална стая за данни

Ето кратка инструкция какво да направите, за да изберете най-подходящ доставчик на стая за данни за вашия проект.

1. Идентифицирайте нуждите. Определете за какво се нуждаете от VDR, колко дълго ще продължи даден проект, колко потребители ще имат достъп до стая и какъв капацитет за съхранение трябва да има стаята за данни.
2. Задайте бюджетни ограничения. Определете колко можете да си позволите да похарчите за стая с данни, тъй като цените започват от $99 на месец и могат да достигнат хиляди долари на година.
3. Прочетете отзивите. Научете какво мислят другите потребители за доставчиците в сайтовете за преглед на стаи с данни.
4. Сравнете виртуални стаи с данни. Изберете 2-3 доставчици и ги сравнете по отношение на функционалност, опит и цена.
5. Резервирайте демо. Свържете се с доставчик, за да може търговски представител да ви покаже как работи стая с данни и какви са ценовите опции за вашия проект.