Топ 10 Съвети, трикове и функции за мащабиране, за да станете професионалисти във видеоконференцията

Видеоконференциите бързо се превръщат в най-предпочитаната среда за комуникация в съвременността. Независимо дали става въпрос за имейл или гласово обаждане, много изразяване и намерение се губят при тези начини на комуникация. Ето защо често се искат лични срещи за дела от първостепенно значение.

Обаче срещата лице в лице струва много ресурси, време и енергия, само за да се намерят предвидените партии в една и съща стая. Целият процес смърди на остаряла традиция и неефективност. Видеоконференциите излязоха като ефективна алтернатива за скъпите лични срещи / конференции.

Видеоконференцията е технология, която ще се интегрира напълно в живота ни като това, как станаха мобилните телефони и телефоните. Видеоконферентната връзка позволява на потребителя да игнорира разстоянието и да се чувства така, сякаш сте до участниците / повикващите. Позволява ни да даваме и получаваме; обяснявайте и инструктирайте в реално време - дори ако обаждащите се са от различна държава.

Приложението Zoom е вълнуващо и професионално решение за видеоконференции, което предлага на потребителя изключително видео конферентно изживяване и много повече. Приложението Zoom позволява на потребителя да споделя екрана ви с тези, които са свързани с разговора. Тя ви позволява да предадете контрола върху срещата на друг човек и дори ви позволява да запишете разговора като видео.

Решението за видеоконферентна връзка на приложението Zoom има много полезни и функционални опции, които са скрити в разширеното им меню. Следващият списък ви позволява да научите за функциите, съветите и триковете, за да разкриете огромния потенциал на това вълнуващо приложение за комуникация. Позволете ни да се потопим дълбоко в прекрасните опции, които ви позволяват да използвате приложението по-ефективно - правейки ви професионалист във видеоконференциите.

1. Автоматичен планировчик на срещи

Приложението Zoom ви освобождава от притеснението да получите помощник, който да планира вашата среща. Можете директно да свържете приложението си за планиране на срещи със Zoom, което ще създаде нова Zoom среща всеки път, когато потребител резервира среща. Той също така добавя датите и часовете към личния календар, който е свързан със Zoom. По този начин вашите срещи са напълно автоматизирани и ефективни, без човешки грешки.

Можете дори да автоматизирате екипните срещи, като добавите стъпка към горното, като позволите на Zoom да сподели връзката към срещата с приложение за чат на екип, като Slack или подобно.

2. Създавайте лесно повтарящи се срещи чрез запазени настройки и един URL адрес

Повтарящите се срещи могат да бъдат седмични и месечни чекирания или други редовно насрочени разговори, които провеждате със същия набор от хора. Чрез създаването на повтаряща се среща в Zoom, просто трябва да запазите настройките за веднъж и ще можете да я използвате всеки път, когато се обадите. Друг ефективен момент в опцията за повтаряща се среща е, че можете да използвате същия URL адрес отново и отново. Следователно не е необходимо да изпращате на участниците в срещата нов URL адрес всеки път, когато е насрочена среща.

Друг чудесен трик, опакован в опцията за повтаряща се среща, е „Няма фиксирано време.“ Можете да използвате тази опция ако се срещате със същия набор от хора по редовен график, но не по едно и също време, за всеки среща. С „No Fixed Time“ можете да използвате едни и същи настройки и идентификатор на срещата отново и отново, без да променяте нищо за времето, в което сте решили да се свържете чрез видеоконференция.

3. Проверете кой е присъствал на срещата

Това е полезна функция за видеоконференции, които са задължителни по природа - като университетска лекция или задължително работно обучение. За събития за видеоконферентни връзки като такива, ще искате да проверите информацията за тези, които са присъствали и тези, които не са го посетили. Zoom ви предоставя тази информация, след като срещата приключи.

За да намерите „списък на участниците“, всичко, което трябва да направите, е да отидете в раздела Zoom Account Management> Report. В раздела Доклад просто трябва да намерите „Отчети за употребата“ и да кликнете върху „Среща“, за да изберете срещата, за която искате да намерите информацията.

След като намерите срещата си, изберете типа на отчета и периода от време, преди да щракнете върху опцията за генериране на отчет.

Забележка: Списъкът на присъстващите може да бъде генериран само ако са изпълнени следните условия:

1. Трябва да сте домакин на планираната среща с ролята на администратор или собственик на акаунт.
2. Отчетите за използването трябва да бъдат активирани.

• Профилът на Zoom трябва да бъде Pro или API партньор или бизнес или образователен план.

4. Приложението Zoom ви позволява да събирате информация от присъстващите

Ако смятате, че листът за присъствие е полезна функция, опцията за събиране на информация в приложението Zoom е функция, която е още по-изящна. Zoom ви позволява да събирате информация за участниците от себе си, преди да се присъединят към срещата.

За да събирате информация, трябва да активирате опцията Регистрация, намираща се в раздела ‘Моите срещи’ на приложението Zoom. След като функцията е активирана, можете да настроите формуляра, който участниците трябва да попълнят, преди да се присъединят към срещата.

Приложението Zoom се предлага с вграден формуляр по подразбиране, който ви позволява да поставите отметки в квадратчетата на стандартната информация, която може да искате да съберете, като име, принадлежност към компанията и т.н. Zoom обаче ви позволява също да създадете свои персонализирани полета в регистрацията над раздела „Персонализирани Въпроси. ’В този раздел можете да създадете нови въпроси и полета, които искате да добавите към регистрацията форма.

‘Webinar’ е термин за уеб-базиран семинар. Приложението Zoom е напълно способно да провежда уебинари, които ви позволяват да се свържете с множество участници. За регистрацията обаче е по-добре да използвате формуляр на уебсайта на събитието или да използвате приложение за управление на събития. За да направите едновременно тези, които са се регистрирали за вашето събитие, да се регистрират в Zoom, препоръчваме приложения за автоматизация. Предварително изградените приложения на Zapier ви позволяват да синхронизирате присъстващите с Zoom, можете да го използвате или да използвате друго приложение за автоматизация, за да използвате ефективно Zoom за вашите уеб семинари.

Забележка: За да се събере информацията от присъстващите, трябва да бъдат изпълнени следните условия:

1. Трябва да сте домакин на срещата.
2. Трябва да имате професионален акаунт.

• Срещата не може да бъде вашият „Идентификационен номер на личната среща“.

5. Направете видео от Zoom повикване

Друга интелигентна функция в Zoom е възможността да записвате вашето видеоконферентно обаждане като видео. Тази функция е доста полезна за споделяне на срещата с тези, които са я пропуснали. За преглед на срещата тази функция е от първостепенно значение.

Приложението Zoom ви позволява да записвате видеоклипа в локалното устройство или в облака. Трябва да се отбележи, че опцията за съхранение в облак е достъпна само за платени потребители. Предимство на използването на функцията за съхранение в облак е възможността за незабавно предаване на срещата в уеб браузър, веднага щом записът е готов. Капацитетът за съхранение в облака варира в зависимост от различните акаунти / планове.

Друг фактор, който трябва да имате предвид при записването на видео конференции, е предварително оптимизиране на настройките. Тази изпреварваща инициатива ви кара да изберете най-доброто качество, което е подходящо за типа видеоконференции, които провеждате. Например: За видеоконференция от излъчен тип, където само хостът се появява на екраните, е много ефективно да записвате само аудио и видео на хоста. Докато при съвместна среща от типа, където домакинът и присъстващите си взаимодействат и обменят информация помежду си, може да искате да запишете всички. Ето защо, преди да започнете запис на видеоконференция, е много препоръчително да прекарате няколко минути в екрана с настройки, като изберете най-добрия формат за вашите изисквания.

Забележка: За да се даде възможност за запис на видеоконференция, трябва да бъдат изпълнени следните условия:

1. За да записвате видеоклипове, трябва да стартирате Zoom на Windows или Linux или macOS.

В случай, че не виждате опцията за запис във вашите видеоконференции, проверете страницата с настройки или помолете администратора да я активира.

6. Нека анотациите станат съвместни

Опцията за споделяне на екрана на Zoom позволява на хоста да показва каквото и да е на екрана на всички участници във видео разговора. Инструментът за анотиране на приложението Zoom позволява на участниците / участниците във видеоконференцията да рисуват и да подчертават на споделения екран. Тази ефективност и креативността на този инструмент трябва да бъдат похвалени. Ако обсъждате визуални материали като макети, графичен дизайн и т.н., значението на инструмента за анотиране не може да бъде обяснено само с думи.

Ако сте участник в разговора и трябва да коментирате на споделения екран на друг, можете да намерите опцията Annotate от „View Option“ в горната част на прозореца Zoom. След като щракнете върху опцията Annotate, лента с инструменти с опции за анотиране като ‘изчертаване’, ‘текст’, ‘стрелка’ и т.н. Бутонът за запазване в лентата с инструменти ви позволява да направите екранна снимка на цялото изображение с поясненията. Ако сте домакин, получавате и опцията да деактивирате поясненията за всички присъстващи.

7. Видеосъбеседници за съвместно домакинство

Когато сте домакин на професионален видео разговор / конференция, може да настъпи момент, в който срещата трябва да бъде управлявана или кооперативно контролирана от повече от един хост. Възможно е да има случаи, когато екипът за връзки с обществеността може да иска да контролира срещата заедно с оратора или темата на уеб семинар / видеоконференция се нуждае от двама души, за да обяснят необходимите материали, или двама ръководители трябва да дадат съвместно презентация. При такива обстоятелства Zoom ви позволява да изберете повече от един човек, който да управлява видеоконференцията, вместо да преминава през процеса на избор на един домакин сред другите

Процедурата за използване на опцията за съвместен хост започва с първо преминаване към настройката Zoom Meeting и активиране опцията „Co-Host.“ След като приключите, трябва да изчакате .meeting да започне и съхостът да започне присъединяване. С началото на срещата можете да добавите човека, като щракнете върху трите точки, надвиснали над видеото.

Алтернативният метод за съвместно хостване е да намерите прозореца на участника и да изберете „Управление на участниците“. След като прегледате списъка с участници, задръжте курсора на мишката върху името на участника, който искате да бъдете съ-домакин, и кликнете върху „Още“ и изберете опцията „Направи съприемач“

Забележка: За да активирате опцията за съ-домакин, трябва да са изпълнени следните условия:

1. Трябва да имате нужда от Pro или Business или API партньор или акаунт за образование.
2. Трябва да стартирате Zoom на macOS, Windows, Android или IOS (не на Linus или Web).

В случай, че опцията Co-Host не се появи, помолете вашия администратор на акаунт да активира привилегиите за съвместно хостване в раздела Meetings.

8. Налична заседателна зала за присъстващите

Zoom има интересна опция за пускане на участниците във видеообаждането дори преди да се появи хостът. Малките групи обичат тази опция, тъй като тя им позволява да водят малки разговори, преди домакинът да оглави срещата.

Въпреки това, в някои случаи този сбор от вашите присъстващи във виртуална стая може да бъде приписан на лошо показване на вашата марка или корпоративен имидж поради взаимодействие започва още преди хоста пристига. Това може да се избегне със създаването на виртуална чакалня, която да държи участниците в задържане, докато вие, домакинът, им позволите да се присъединят към срещата или едновременно, или един по един.

Точната опция за активиране на виртуалната чакалня варира в зависимост от типа на вашия акаунт. След като активирате опцията обаче, можете да персонализирате това, което искате участниците да виждат, докато чакат началото на срещата.

9. Позволете на трета страна или на вашия асистент да насрочат срещата ви

Мащабирането ви позволява да правите изключителни видео разговори, но това е нещо повече от просто приложение за видео разговор. Множеството функции и опции правят Zoom мощен инструмент за корпоративна комуникация. Zoom често се използва от професионалисти и ръководители на високо ниво за свързване с различния персонал по време на видеоконференция.

Следователно, в корпоративна или бизнес среда комуникационният инструмент често трябва да се управлява от асистент или от екипа за връзки с обществеността или маркетинговия персонал. Zoom ви позволява да делегирате планирането на срещата на вашия асистент или на трета страна, която управлява календара ви.

За да активирате привилегиите на асистента за планиране, трябва да влезете в Zoom и под „Settings Settings“ щракнете върху „Other“. ще намери знак плюс до асистента за планиране, щракнете върху него и въведете имейл адреса на вашия асистент и завършете процеса, като щракнете върху Възлагане.

След като добавите своя асистент, избраният персонал трябва да излезе и да влезе отново в своя Zoom акаунт, за да започне да функционира функцията. След като асистентът за планиране влезе в сила, назначеният персонал може да планира срещи вместо вас. Следвайте предварително опция или опция за срещи (въз основа на версията на вашето увеличение) и създайте нови срещи въз основа на подканите.

Забележка: За да позволите на вашия асистент или трета страна да планира срещи за вас, трябва да са изпълнени следните условия:

1. Тези, които са получили привилегиите за планиране и основния акаунт, който е присвоил привилегиите, трябва да имат лиценз Pro или Corp.
2. За тези, които желаят да провеждат уеб семинари, планиращият и притежателят на акаунта имат лиценз за Webinar.

10. Основни функции на клавиатурата за ефективно навигиране в приложението Zoom

За тези, които често използват Zoom, научаването на няколко клавишни комбинации ще ви помогне ловко да управлявате видео разговорите си. Преките пътища на Zoom са разумни, функционални и лесни за запомняне.

Отстоявам „покана.“ За потребителите на macOS „Cmd + I“ прескача до прозореца за покана. За потребители на Windows „Alt + i“ ви отвежда до прозореца за покана. Този пряк път ви позволява бърз старт на вашите дейности за мащабиране, тъй като от прозореца за покана можете да вземете връзки към срещата или да изпратите покани по имейл.

М означава без звук. За потребители на Mac, „Cmd + Ctrl + m“, а за потребители на Windows, „Alt + m“ ви позволява да заглушите всички останали в разговора, когато сте домакин.

Екранът за споделяне е популярна функция в Zoom и популярността му не се губи при Zoom, тъй като функцията има изключителния пряк път.

S означава акция. За потребители на Mac, „Cmd + Shift + s“, а за потребители на Windows, „Alt + Shift + s“ ви позволява да споделяте екрана си с участниците в разговора.

Тези преки пътища ви позволяват да правите незабавни промени, когато започнете да използвате Zoom за деня или в средата на видео разговор.

Как Zoom се сравнява със своите конкуренти? Какво прави Zoom уникален?

Zoom е пълен инструмент за видеоконференции, който ви позволява да осъществявате сложни видео разговори / конференции и много повече. Най-добрите компании или конкуренти, които предлагат подобни услуги на Zoom, са WebEx, Skype и LogMeIn. Въпреки че трите компании предлагат подобни услуги, Zoom постави по-голям акцент върху видео аспекта на техния продукт, тъй като предлага по-висока честота на кадрите сравнително.

Сред трите конкуренти Skype е широко известен със своята лична употреба и не е много популярен за корпоративни дейности в сравнение с Zoom и останалите. Въпреки че графиката на интерфейса и дизайнът на Skype са по-приятни за окото, той не отговаря на различните функции и опции, които се основават на другите решения за видеоконференции.

WebEx поема водещата позиция при безплатния план без ограничения за продължителността на срещите в сравнение с ограничаването на мащаба при 40 минути. Въпреки това, Zoom оглавява състезанието със способността си да споделя не само екрана, но и хост аудио - функция, която е уникална за Zoom.

Различните възможности за корпоративна комуникация и уеб семинари често се предлагат като платени привилегии. Освен това ценовите диапазони са сходни помежду си. Въпреки това, Zoom предлага много сложни опции като конферентни зали и други.

Zoom е професионално решение за видеоконферентна връзка. Това обаче е тази кратка фраза, а също и много повече. Прочитайки всички съвети, трикове и функции на Zoom, нямаше как да не стигнем до заключението, че Zoom е цялостно решение за виртуална комуникация.

Мащабирането ви позволява да правите видео разговори с изключително качество, а също така ви позволява да споделяте екран, да правите пояснения, записва разговори като видео, добавя асистенти, създава конферентна зала, събира информация за регистрация и Повече ▼. Опциите, предлагани с Zoom, ви предоставят безброй възможности за видео разговор, които иначе бяха невъзможни.

Възможностите, които Zoom usher ви позволява, домакинът, да повишите ефективността на виртуалната конферентна връзка на следващото ниво. Със Zoom комуникацията е по-близка, по-лична и по-ефективна; въпреки разстоянието.

Със Zoom нека се свържем, нека споделяме, нека си сътрудничим и нека създаваме - надхвърлящи граници.