Изчерпателно ръководство за разбиране на разходите на портала на борда и ефективното му използване

Всички доставчици на софтуер за виртуални платки имат свой собствен подход към структурирането на решенията, които предлагат. Разбирането на общите фактори, които влияят на крайната цена, е от решаващо значение за улесняване на вземането на решения според вашия бюджет и без да жертвате време.

За да изследвате a сравнение на цените на бордовия портал по-подробно, можете да прегледате нашата статия по тази тема.

Честота на плащанията

Сметките, които трябва да платите за достъп до софтуера, могат да идват на различна база: на месец, на тримесечие, два пъти годишно или на година. Концентрирайте се върху срока на използване и броя платки, с които ще работите в рамките на софтуера на портала за дъски, за да прецените решението, което ще работи най-добре за вас. По-честите плащания е по-вероятно да бъдат по-скъпи.

Подходи за формиране на разходите

Доставчиците на софтуер за управление на платки, които приемат системи за ценообразуване за потребител и за всяка функция, формират финала такса според броя на членовете на борда на портала, складово помещение и инструменти на компаниите клиенти изискват. В тези случаи е най-добре да си представите цялата конфигурация на вашата платка с всички скрити процеси, за да вземете правилното решение.

Добавки

Много доставчици на решения за срещи без хартия предлагат разширяване на функционалността на софтуера с допълнителни инструменти, като например допълнително място за съхранение. Този метод за анализиране на съотношението цена-качество на въпросния софтуер е оптимален, ако имате голям бизнес или a организация с нестопанска цел с различен брой директори и комитети, тъй като крайната цена може да надмине установената бюджет.

Фиксирани месечни абонаменти

Планът с фиксирани разходи е най-прозрачният начин, който доставчиците на софтуер за онлайн срещи на борда могат да предложат. Този тип система за ценообразуване предварително определя включените инструменти.

За ползотворно онлайн изживяване при управление на борда – неограниченото пространство за съхранение и абонаментите за потребителски брой са умен избор.

Скрити такси в ценообразуването на бордовия портал

Ако не изясните системата за ценообразуване на доставчика на етапа на представяне на техния продукт, има голяма вероятност да срещнете скрити разходи. Те могат да увеличат първоначалната цена над ограниченията на вашия бюджет и да повлияят зле на работния процес на борда. По-долу сме написали скритите такси, които най-често се пренебрегват.

Допълнителни потребители и място за съхранение 

Всички бордове на директори работят с големи количества данни по време на заседанията и самостоятелно. Ограниченият капацитет за съхранение може да причини нужда от допълнителни гигабайти. Това от своя страна може да доведе до надхвърляне на определения бюджет.

• Прозрение. Съветваме ви да оцените максималните изисквания за пространство за съхранение на вашата организация, когато сравнявате цените на софтуера за управление на табла. Също така препоръчваме да поискате от доставчиците абсолютна прозрачност на цените.

Разширени функции

Предпочитаният доставчик на софтуер трябва да е откровен и да има яснота за инструментите, за които ще бъдете таксувани, въпреки нивото на сложност. Това включва подобрени протоколи за безопасност, персонализирана поддръжка, административни консултации, управление на обекти и др.

Софтуерни надстройки и поддръжка 

Поддръжката на софтуера за управление на борда може да доведе до допълнителни разходи, ако поръчате внедряване на място. Администраторите може да искат доставчиците да им помогнат да инсталират своето решение, да конфигурират настройките или да закупят и след това да инсталират друго оборудване в рамките на съоръжението на организацията.

Допълнително обучение

Всеки член на борда, който се присъедини след първоначалното обучение, вероятно ще се нуждае от инструкции как да използва технологията успешно. За да избегнете допълнителните разходи за всяка образователна сесия, най-добре е да изясните този въпрос с доставчика.

Как да изберем система за ценообразуване на дъски, която е подходяща за вас?

Методът за избор на платформа с най-разумна цена включва оценка на следните фактори:

1. Броят на администраторите, членовете на борда и типът на борда, който ще работи със софтуера.
2. Ресурсите и процедурите за достъп до защита са типични за вашата индустрия.
3. Организация на заседанията на борда на вашата институция и процедури за управление.
4. Бюджетът, който вашата организация може да похарчи за софтуера.

След като разберете точно нуждите на вашата дъска, ще са необходими много по-малко усилия, за да направите правилния избор от налични софтуерни опции и обсъдете оставащите въпроси с доставчиците, които най-добре отговарят на вашите изисквания.

Внедряване на софтуер за портал на борда

Изборът на сигурно решение, което отговаря на вашите изисквания, е процес, който включва няколко стъпки. Човек трябва да разбере, че този процес не се ограничава до сравняване на цените на въпросните опции. За да намерите правилния софтуер, трябва да сравните множество решения за онлайн срещи според функционалността, която ще улесни работния процес на вашата организация.

Има два основни етапа, които трябва да се имат предвид при анализиране, като всеки има няколко подетапа:

1. Избор
2. Осиновяване

Избор на портал на дъска

Важно е да изберете оптималната опция, като следвате системата по-долу. Тези стъпки са жизненоважни за изграждането на основа за по-ефективно управление.

• Определяне на критериите за изследване
• Провеждане на изследването
• Кратък списък
• Сравняване

Осиновяване

След като бъде избран най-подходящият портал за борда, е време да започнете прехода към системата за онлайн срещи.

• обучение
• Инсталиране и внедряване
• Персонализиране
• Внедряване

Преди да започнете да провеждате същинските сесии, ще бъдете инструктирани от екипа за поддръжка как да настроите всичко.