Proč jsou portály desek primárním nástrojem pro budování týmové práce a spolupráce?

V tuto chvíli se žádný nástroj pro spolupráci třetí strany nevyrovná jediné nabídce dobrého a stabilního deskový portál. To se stalo trendem 21. století ve většině velkých společností i malých. Není divu, protože je to nejjednodušší způsob, jak koordinovat pohyby všech účastníků procesu řízení: od řadových manažerů a administrátorů až po představenstvo.

Historie vývoje zasedacích místností

Internet se na konci 90. let rychle rozšířil. Lidé kupovali počítače, přihlašovali se k poskytovatelům internetových služeb a připojovali se online, aby viděli, co nabízí World Wide Web. I když byla technologie v té době omezená, prozíraví ředitelé zvažovali způsoby, jak využít internet k automatizaci procesu jednání představenstva. Uplynulo mnoho dalších tisíciletí, než byla na trhu formálně dostupná virtuální zasedací místnost, jak název, tak technologie.

Pokrok v nových technologiích a také vznik firemních skandálů vyvolaly potřebu efektivnějšího postupu jednání představenstva, který je nejen snadný, ale také vyhovující. BoardVantage byl jedním z prvních poskytovatelů služeb v roce 2002. Spolu s dalšími firmami poskytujícími srovnatelné služby získala společnost rizikový kapitál.

Odvětví elektronických knih však zůstává omezené. Byl k dispozici pouze vedoucím pracovníkům a jeho užitečnost byla omezena na prohlížení dokumentů z jednání na velkých počítačích. Moc se s tím dělat nedalo.

Skutečnou změnou hry však byl debut iPadu v roce 2010. Členové správní rady mohou během zasedání správní rady používat tyto přenosné tablety místo těžkých počítačů. Poprvé byli členové představenstva skutečně mobilní, což jim umožnilo vzájemně spolupracovat odkudkoli. S vícedotykovou funkcí mohli uživatelé psát a kreslit přímo na iPadu, jako by to byl papír, a bourali tak ještě více hranic.

Tyto funkce otevřely dveře novým funkcím, které zlepšily komunikaci členů představenstva. A konečně, jak dodavatelé rychle zjistili, technologie potřebná pro vzdálená jednání představenstva již byla k dispozici.

Proč je portál představenstva v tomto ohledu výjimečný?

Pandemie tento trend nastolila, ale pokračoval i mimo karanténu. Ukázala dostatek silných stránek, aby se dala shrnout do tohoto seznamu.

Výhoda i při založení Schůze 

Používání softwaru třetích stran je časově náročné a únavné. Nejprve shromáždíte všechny soubory na jednu hromádku, ručně je uspořádáte, nahrajete na server a teprve poté je můžete distribuovat před schůzkou. Je to mnohem snazší pomocí softwaru virtuální desky. Stačí přetáhnout soubor do existující šablony. Můžeš:

• rychle aktualizovat balík dokumentů;
• jednoduše vyberte příslušnou možnost pro změnu celého balíčku oznámení;
• použijte Portál rady k automatizaci agendy při výrobě balíku dokumentů.

To snižuje čas strávený tříděním a uspořádáním souborů paketů. Můžete také stanovit časové omezení pro každý bod programu, což pomůže udržet průběh schůzky. Pokud jde o výstrahy, jsou zde také přítomny. To zbavuje administrativní pracovníky představenstva další časově náročnou práci.

Přímo výhody během samotných schůzek 

Klíčovou výhodou portálu představenstva je jeho schopnost vytvářet online zasedání představenstva. Jako by to byl papír, můžete si okamžitě dělat poznámky na stránku jakéhokoli dokumentu schůzky. Tyto poznámky mohou být navíc osobní nebo sdílené, což zajistí, že vaše relace budou živé a efektivní. Úplné řešení pro schůzky, některé portály představenstva dokonce zahrnují možnosti hlasování a elektronického podepisování. Na portálu rady:

• docházka je sledována automaticky;
• zápis z každé schůzky obsahuje informace o účasti, které lze také sledovat prostřednictvím zpráv z auditu;
• již není nutné ručně odebírat docházku během schůzek, což zjednodušuje postup.

Protože čas jsou peníze, měli byste čas na schůzky využít na maximum.

Výhody po skončení schůzky

Software pro správu představenstva také obsahuje nástroje pro řízení projektů, které pomáhají v procesu po schůzce. Zabezpečené dokumenty desky lze uchovávat v Knihovně dokumentů. To zaručuje, že veškeré informace získané od představenstva jsou okamžitě k dispozici pro audity. To také znamená, že všichni noví členové představenstva nebo generální ředitelé budou mít přístup k historickým dokumentům představenstva.

Proč jsou tyto druhy aplikací pro spolupráci povinné?

Aplikace pro spolupráci jsou mimořádně užitečné z mnoha důvodů. Samotná myšlenka softwaru Board portal je skvělá, protože tyto druhy aplikací jsou jednoduše spojeny do jednoho pohodlného nástroje, který má zvýšenou bezpečnost.

Když už mluvíme o bezpečnosti, pokročilí výzkumníci nás ujišťují, že úroveň šifrování je téměř v každém z populárních řešení pro zasedací místnosti dosahují úrovně vojenského šifrování nebo špičkových finančních institucí, jako je centrální banka. Jak byste mohli očekávat, hackeři nemají šanci, pokud jim nedáte své heslo a způsob, jak provést dvoufaktorovou autentizaci.

Toto je v současné době jediný druh aplikace, který nabízí kompletní bezpapírové řešení schůzek. Jak říkají vědci, posune to vaše podnikání na další úroveň, což vám umožní prolomit strop růstu, do kterého v tuto chvíli pravděpodobně narážíte.