5 hlavních tipů, které byste měli vědět při výběru softwaru pro virtuální desku

High-tech inovace mění způsob a kde podnikáme. Jedním z nejpozoruhodnějších projevů tohoto vzoru je stránka představenstva. Veřejné i soukromé podniky jej využívají pro kapitálové a obchodní řízení. Abyste mohli úspěšně, efektivně a bezpečně vést virtuální jednání, potřebujete vhodný software pro jednání představenstva. Tyto platformy mohou také urychlit proceduru účasti na skutečných schůzkách nebo těch, které zahrnují virtuální i fyzickou účast. Níže se blíže podíváme na 5 hlavních tipů, které je třeba vzít v úvahu při výběru softwaru pro virtuální desku.

Co je software pro jednání rady?

Jediný, bezpečný a spolupracující nástroj zvaný software pro jednání správní rady (také známý jako software portálu správní rady) vám umožňuje plánovat schůze správní rady bez papírů od začátku do konce. Tento víceúčelový nástroj umožňuje organizaci schůzek a vytváření atmosféry, která podporuje efektivní týmovou práci, komunikaci a interakci. Prostřednictvím portálu můžete sdílet agendy a další důležité dokumenty, udržovat dokumenty aktuální, aby měl každý přístup k nejnovějším informacím, a přidávat k dokumentům poznámky a otázky. Další užitečné funkce a vlastnosti lze nalézt také při využití softwaru pro jednání představenstva.

Úspěch používání tohoto softwaru vysvětluje, proč podniky všech velikostí a odvětví využívají tyto technologie. To zase podporuje nabídku na trhu, což se projevuje pokračujícím vznikem nových prodejců softwaru pro zasedací místnosti.

5 tipů pro výběr softwaru pro zasedací místnosti

Při výběru aplikace pro zasedací místnosti a prohlížení byste měli mít obchodní znalosti o svém konečném cíli, vzít v úvahu velikost své firmy a další faktory. srovnání softwaru palubního portálu. Existuje 5 obecných doporučení, která vám mohou pomoci při výběru moudře.

1. Při rozhodování zvažte svůj veřejný web

Jedním z nejdůležitějších faktorů, které lidé zvažují při výběru softwaru pro zasedací místnosti, je uživatelská zkušenost. To zahrnuje polohu navigačních tlačítek, logický tok událostí, schopnost upravovat šablony a další. To je důležité, protože vaše práce by kromě úspěchu měla být co nejinteligentnější s bezpapírovým řešením schůzek.

2. Berte kybernetickou bezpečnost vážně

Jeden z nejaktuálnějších problémů v kybernetické bezpečnosti. Firmy přicházejí o miliony dolarů v důsledku útoků a podvodů. Věnujte tedy pozornost tomu, zda software pro zasedací místnost nabízí šifrování dat. V současnosti je nejpoužívanější formou 128bitové šifrování. Plné 256bitové šifrování, srovnatelné s vojenským standardem, by mohlo být dostupné od sofistikovanějších dodavatelů.

Zjistěte, kde budou vaše data uložena. Je důležité, aby to bylo na serveru a ne v cloudu, kde to hackeři mohou mít snazší. Nezapomeňte zabezpečit i své SMS zprávy. Vždy dávejte přednost prodejcům, kteří pravidelně provádějí penetrační testování a upgradují své produkty.

3. Určete snadnost přístupu k informacím

I když se to může zdát zdánlivé, ideální software pro schůzky na portálu pro jednání by vám i účastníkům schůze měl usnadnit získání informací, které potřebujete. Cílem použití bezpapírového systému je nahradit spletitý a neuspořádaný papírový proces efektivnější, jednodušší a uspořádanější.

• Schopnost vyhledávat. Dokumenty musí být pro členy představenstva jednoduché na vyhledávání a navigaci. Kromě toho musí být schopni tak učinit na jakémkoli zařízení, které chtějí. Vzhledem k tomu, že lze použít všechny tři tyto platformy, nejlepší systémy pro správu desek poskytují verze, které jsou optimalizovány pro stolní počítače, tablety a mobilní zařízení. Pokud je vybraný software pouze pro stolní počítače, nebudete schopni dosáhnout svého cíle zvýšit návštěvnost schůzek.

• Formátování vhodné pro tisk. Vždy se najdou uživatelé, kteří si budou chtít vytisknout kopie, i když vytvoření bezpapírového pracoviště je jedním z hlavních důvodů, proč mnoho firem využívá deskové portály. To může být způsobeno řadou faktorů, jako je osobní pohodlí nebo nesnášenlivost dlouhodobého používání obrazovky. Ujistěte se, že formátování desky a doprovodných papírů je vhodné pro tisk v této konkrétní situaci.

• Dostupnost offline. Zda mají lidé přístup k obsahu online i offline, je jiný faktor, který je třeba zvážit. Pokud ne, nemít přístup k Wi-Fi nebo 4G jim může ztížit přípravu na schůzku.

4. Podívejte se do ceníku v

Mnoho dodavatelů online jednání představenstva obvykle zahrnuje skryté poplatky, což vás může překvapit. Zde je několik příkladů:

• Pomoc při výcviku. Po zakoupení programu se musíte naučit používat. Je důležité vědět, zda bude toto školení bezplatné, nebo zda bude vyžadován placený konzultant. Řada poskytovatelů často pořádá webináře, které pokrývají funkce jejich platforem. Ten či onen poplatek je však často vyžadován.
• Zákaznická podpora. Zjistěte, jaký standard služeb očekávat. Mohlo by to být dostupné neustále, ale pouze během stanovených hodin bude například bezplatná pomoc.
• Kapacita skladu. Pokud pracujete s velkým množstvím dat, je tento aspekt velmi důležitý. Často je navíc kapacita nabízena za vysokou cenu.

5. Zjistěte, zda jsou podporovány videokonference

Schopnost sledovat, kdo se aktivně účastní schůzky, je nezbytná pro dosažení zákonné povinnosti rychle identifikovat každého, kdo se účastní. Mohli byste náhodně ztratit uživatele při konferenčním hovoru. Videokonference v softwaru pro správu představenstva jsou proto neuvěřitelně přínosné pro transparentnost.

Kromě toho, schopnost vidět jeden druhého se zdá být intimnější a je to nejblíže fyzickému setkání, které můžete zažít. S lidmi, kteří spolu mluví, je menší problém, protože můžete snadno nainstalovat metodu zvednuté ruky, která pomůže předsedovi nabídnout každému, kdo chce, možnost vyjádřit se. Můžete také použít vizuální znamení, že je někdo připraven mluvit.

Závěr

Používání softwaru board portal v podnikání výrazně zjednoduší práci a udělá to srozumitelnější pro každého. Proto je tak důležité přistupovat zodpovědně k výběru softwaru, který bude splňovat všechny vaše požadavky. Postupujte podle našich rad a rozšiřte své podnikání pomocí softwaru pro zasedací místnosti.