Význam výběru správné datové místnosti pro vás

Vedoucí pracovníci, členové představenstva a obchodní vedoucí využívají služby virtuálních datových místností pro bezpečné ukládání dat a efektivní spolupráci s třetími stranami.

V dnešní době však existují desítky poskytovatelů virtuálních datových místností, takže výběr správného dodavatele pro vaši společnost může být náročný. Správná volba je však zásadní, protože může ovlivnit výsledek obchodu.

Níže uvedený průvodce vám pomůže s hlavními tipy a nejdůležitějšími kroky při hledání datové místnosti.

Co je virtuální datová místnost?

Virtuální datová místnost, známá také jako elektronická datová místnost, je bezpečné online úložiště používané pro ukládání a distribuci digitálních souborů a dokumentů.

Online software pro datovou místnost je zvláště užitečný během následujících obchodních transakcí a procesů:

• Fúze a akvizice. Prodejní a nabývající společnost může používat VDR jako bezpečné a kontrolované obchodní prostředí. Jeho funkce umožňují rychlé a snadné nahrávání a sdílení důvěrných dokumentů due diligence, komunikaci o otázkách fúzí a akvizic a urychlení celkové transakce.
• Získávání finančních prostředků. Startupy a firmy, které se zaměřují na získávání kapitálu, potřebují virtuální datovou místnost pro sdílení dokumentů s investory a sledování jejich aktivit, aby bylo možné pochopit, kdo se nejvíce angažuje a zajímá.
• IPO. Společnosti, které chtějí vstoupit na burzu, potřebují datovou místnost, aby poskytly více externím stranám, jako je např auditoři, upisovatelé a potenciální investoři s bezpečným a transparentním přístupem k jejich financím IPO data.
• Palubní komunikace. Členové představenstva používají VDR pro řízení a vedení jednání představenstva a výborů, bezpečné sdílení materiálů představenstva, vytváření a přidělování úkolů a sledování výkonu. Můžeš dozvědět se více o řešení datových místností pro členy představenstva.

5 důvodů, proč používat software pro datovou místnost

Kromě bezpečného ukládání a sdílení důvěrných souborů existují další četné výhody používání virtuální datové místnosti.

1. Snížené náklady. Virtuální datové místnosti jsou mnohem dostupnější a nákladově efektivnější než fyzické datové místnosti. Za prvé, neexistují žádné výdaje spojené s cestováním, jako jsou letenky nebo ubytování. Za druhé, uživatelé neplatí za pronájem a údržbu datové místnosti. Dohromady to může ušetřit tisíce dolarů ročně.
2. Efektivní komunikace. Mnoho prodejců datových místností nabízí různé nástroje pro spolupráci a komunikaci. Například živé chaty, diskuse ve vláknech, komentáře, oznámení, přiřazení odborníků, sekce otázek a odpovědí atd.
3. Rychlejší dokončení obchodu. VDR umožňují uživatelům rychle nahrávat, aktualizovat a sdílet důležité dokumenty. Pomáhá udržovat partnery, investory a členy týmu aktuální. Na druhé straně usnadňuje rozhodování a vede k rychlejšímu uzavírání obchodů.
4. Přístupnost. Virtuální datové místnosti jsou přístupné kdykoli a odkudkoli. Kromě toho mohou stovky uživatelů prohlížet dokumenty současně, aniž by si vzájemně rušili práci.
5. Ekologická šetrnost. Virtuální datové místnosti pomáhají vyhnout se tisku a ukládání tisíců papírových dokumentů. Vzdálený přístup k VDR navíc zabraňuje uživatelům cestovat, což snižuje emise oxidu uhličitého. To vše má pozitivní dopad na životní prostředí.

Kritéria nejlepších poskytovatelů virtuálních datových místností

Při hledání virtuální datové místnosti se zaměřte na následující vlastnosti.

Kritéria	Popis
1. Silné zabezpečení dat	Vyberte si poskytovatele, který nabízí: Přístup k funkcím zabezpečení jako dvoufaktorové ověřování, podrobná uživatelská oprávnění a omezení přístupu k IP. Prvky zabezpečení dokumentů jako je redakce, dynamické vodoznaky a vzdálené skartování.
2. Pokročilé funkce	Ujistěte se, že datová místnost má: Funkce správy dokumentů například hromadné nahrání souborů, přetažení, automatické číslování indexů a snadné vyhledávání v textu. Komunikační funkce jako vlákna, živé chaty, videokonference, komentáře a oznámení. Funkce sledování aktivity uživatelů jako jsou zprávy a auditní záznamy.
3. Profesionální zákaznická podpora	Věnujte pozornost, pokud prodejce nabízí: 24/7/365 podpora abyste mohli kdykoli oslovit zástupce podpory. Vícejazyčná podpora abyste mohli komunikovat se specialistou podpory v jazyce, který preferujete. Vícekanálová podpora abyste mohli kontaktovat tým podpory různými způsoby, jako je telefon, živý chat nebo e-mail.
4. Jiná kritéria	Podívejte se na následující: Zkušební verze zdarma k bezplatnému testování platformy před zakoupením jakýchkoli služeb. Zkušenosti ve vašem oboru abyste se ujistili, že platforma odpovídá vašim obchodním účelům. Tarifní plány vybrat nejvhodnější cenovou variantu podle vašich potřeb.

5 kroků, které je třeba udělat při výběru poskytovatele virtuální datové místnosti

Zde je krátký návod, jak vybrat dodavatele datové místnosti, který je pro váš projekt nejvhodnější.

1. Identifikujte potřeby. Definujte, k čemu potřebujete VDR, jak dlouho bude projekt trvat, kolik uživatelů bude mít přístup do místnosti a jakou kapacitu úložiště by měla mít datová místnost.
2. Nastavte limity rozpočtu. Definujte, kolik si můžete dovolit utratit za datovou místnost, protože ceny začínají od 99 USD měsíčně a mohou dosáhnout tisíců dolarů ročně.
3. Přečtěte si recenze. Zjistěte, co si ostatní uživatelé myslí o poskytovatelích na webech s recenzemi datových místností.
4. Porovnejte virtuální datové místnosti. Vyberte 2–3 dodavatele a porovnejte je z hlediska funkčnosti, zkušeností a nákladů.
5. Zarezervujte si demo. Kontaktujte poskytovatele, aby vám obchodní zástupce mohl ukázat, jak datová místnost funguje a jaké jsou cenové možnosti pro váš projekt.