Jak automaticky přesouvat e-maily do složky v aplikaci Outlook

Je nepříjemné, když se důležité e-maily od vašeho šéfa ztratí v hromadě nových e-mailů. Můžete hledat pokaždé ve složce Doručená pošta a zkusit najít konkrétní poštu. Existuje však i jiný způsob, jak toho dosáhnout bez veškeré ruční práce. Jelikož se jedná o automatizovaný proces, šetří to čas. To vám tedy pomůže využít tento čas na další produktivní práce.

Ačkoli tento článek je o vytváření pravidel, která přesouvají vaše e-maily na požadované místo na základě zadaného kritéria, takže v tomto článku se podívejme, jak vytvořit pravidla a automaticky přesunout určité e-maily do složky v Výhled.

Jak automaticky přesouvat e-maily do složky v aplikaci Outlook?

Abyste mohli používat funkce, jako je automatické přesouvání e-mailů do složky v Outlooku, musíte vytvořit některá pravidla. Podívejme se tedy, jak vytvořit pravidla pro naposledy použité verze aplikace Microsoft Outlook.

1. Nejprve otevřete poštu od odesílatele, kterého chcete přesunout automaticky.
2. Otevři Zprávy kartu a klikněte na Pravidla a poté klikněte na Vytvořit pravidlo.
   
3. Vyberte kritéria, která by měla splňovat. Můžete například zadat „Předmět obsahuje “ a zadejte slova, která by se měla shodovat.
   
4. Pod „Udělej následující," vybrat „Přesunout položku do složky“ a vyberte složku, do které chcete tyto e-maily přesunout.

Pokud od této chvíle budete dostávat e-maily od odesílatele splňujícího kritéria, toto pravidlo automaticky přesune poštu do složky. Na další výzvu můžete také vybrat použít jeho pravidla na existující e-maily ve složce Doručená pošta.

Vlastní pravidla

Kromě pravidel specifických pro odesílatele můžete také nastavit některá vlastní pravidla. Pokud například dostáváte e-maily od lidí v prodejním oddělení, můžete jej nastavit tak, aby se automaticky přesunul do složky „Prodej“. Abychom toho dosáhli,

1. otevřeno Domov > Pravidla a vyberte Spravujte pravidla a upozornění.
2. Nyní ze seznamu pravidel klikněte na Nové pravidlo.
   
3. Nyní v Průvodci pravidly můžete vybrat existující šablony, které jsou také velmi užitečné. Pokud však potřebujete velmi složité pravidlo, můžete nastavit úplně nové pravidlo.
   
4. V tomto případě si vybereme ten, který je v Zůstaňte organizovaní. Poté zadejte svá kritéria a cílovou složku.
   (Poznámka: Chcete-li upravit hodnoty, klikněte na zvýrazněný text a zadejte hodnotu v kroku 2. Obrázek výše představuje pouze koncept.)
5. Uložte pravidlo a v případě potřeby nyní použijte k uspořádání existujících e-mailů.

A je to. Pomocí těchto pravidel můžete přesouvat e-maily do určené složky.

Pro Outlook Web

Co když používáte web Outlook? Nastavení je také podobné, ale způsob přístupu k nastavení se ve webových verzích mění.

1. Otevři Nastavení ikonu na obrazovce a klikněte na Zobrazit všechna nastavení aplikace Outlook.
   
2. Nyní klikněte na Pravidla pod Pošta možnosti a klikněte na Nové pravidlo přidat nové pravidlo.
   
3. Nastavte své pravidlo z tohoto okna pomocí nastavení.> Nejprve nastavte název tohoto nového pravidla, abyste jej později identifikovali.
   > Poté klikněte na podmínku a vyberte podmínku, kterou pro toto nové pravidlo nastavíte. Tady chci přesunout síť od určitých odesílatelů. Vyberu tedy „Od“ a zadám tato jména nebo poštovní adresy.
   > Nakonec zde zadejte akci, kterou chcete provést. V tomto příkladu přesouvám tyto e-maily do složky (s názvem Důležité).

Závěr

Takto tedy můžete automaticky přesouvat e-maily do konkrétní složky. Tyto kroky jsou snadné a velmi užitečné pro produktivitu. Pokud tedy vaše organizace používá Outlook, toto konkrétní nastavení vám pomůže spravovat nebo organizovat váš e-mail velmi efektivně.

Rahul je student výpočetní techniky s velkým zájmem o oblast technologií a kryptoměn. Většinu času tráví psaním nebo posloucháním hudby nebo cestováním po neviděných místech. Věří, že čokoláda je řešením všech jeho problémů. Život se stává a káva pomáhá.