Top 10 tipů, triků a funkcí pro zvětšení, které se stanou profesionály ve videokonferenci

Videokonference se v moderní době rychle mění v nejpreferovanější komunikační prostředek. Ať už jde o e-mail nebo hlasový hovor, při těchto způsobech komunikace se ztratí spousta výrazů a záměrů. Proto jsou často vyžadována osobní setkání pro záležitosti prvořadého významu.

Osobní schůzka však stojí spoustu zdrojů, času a energie, jen aby se zamýšlené strany dostaly do stejné místnosti. Celý proces páchne zastaralou tradicí a neefektivností. Videokonference vyšly jako účinná alternativa pro nákladná osobní setkání / konference.

Videokonference je technologie, která se plně integruje do našich životů, například jak se staly mobilní telefony a telefony. Videokonference umožňují uživateli ignorovat vzdálenost a cítit se, jako byste byli vedle účastníků / volajících. Umožňuje nám dávat a přijímat; vysvětlit a poučit v reálném čase - i když jsou volající každý z jiné země.

Aplikace Zoom je vzrušující a profesionální videokonferenční řešení, které uživateli nabízí výjimečný zážitek z videokonferencí a mnoho dalšího. Aplikace Zoom umožňuje uživateli sdílet vaši obrazovku s těmi, kteří jsou spojeni s hovorem. Umožňuje vám předat kontrolu nad schůzkou jiné osobě a dokonce vám umožňuje zaznamenat hovor jako video.

Řešení videokonferencí aplikace Zoom má mnoho užitečných a funkčních možností, které jsou skryty v jejich rozšířené nabídce. Následující seznam umožňuje seznámit se s funkcemi, tipy a triky, jak odhalit obrovský potenciál této vzrušující komunikační aplikace. Pojďme se hlouběji ponořit do úžasných možností, které vám umožní používat aplikaci efektivněji - což z vás udělá profesionála na videokonferencích.

1. Automatický plánovač schůzek

Aplikace Zoom vás zbaví obav ze získání asistenta, který vám naplánuje schůzku. Aplikaci plánovače schůzek můžete přímo připojit k Zoom, která vytvoří novou schůzku Zoom pokaždé, když si uživatel rezervuje schůzku. Také přidá data a časy do osobního kalendáře, který je připojen k Zoom. Tímto způsobem jsou vaše schůzky plně automatizované a efektivní, bez lidských chyb.

Můžete dokonce automatizovat týmové schůzky přidáním kroku k výše uvedenému, což umožňuje Zoom sdílet odkaz na schůzku s aplikací týmového chatu, jako je Slack nebo podobná.

2. Snadno vytvářejte opakované schůzky pomocí uloženého nastavení a jedné adresy URL

Opakující se schůzky mohou být týdenní a měsíční odbavení nebo jiné pravidelně naplánované hovory se stejnou skupinou lidí. Vytvořením opakované schůzky v Zoom stačí uložit nastavení jednou a budete ji moci použít pokaždé, když zavoláte. Dalším efektivním bodem v možnosti opakované schůzky je, že můžete znovu a znovu používat stejnou adresu URL. Proto nemusíte účastníkům schůzky posílat novou adresu URL pokaždé, když je schůzka naplánována.

Další šikovný trik zabalený do možnosti opakované schůzky je „No Fixed Time“. Tuto možnost můžete použít pokud se setkáváte se stejnou skupinou lidí v pravidelném rozvrhu, ale ne ve stejnou dobu, pro každého Setkání. Pomocí funkce „No Fixed Time“ můžete používat stejná nastavení a ID schůzky znovu a nezměnit nic pro časy, kdy se rozhodnete připojit prostřednictvím videokonference.

3. Zkontrolujte, kdo se schůzky zúčastnil

To je užitečná funkce pro videokonference, které jsou ze své podstaty povinné - jako je univerzitní přednáška nebo povinné pracovní školení. U videokonferenčních akcí jako takových budete chtít zkontrolovat informace o účastnících a těch, kteří se nezúčastnili. Po dokončení schůzky vám Zoom poskytne tyto informace.

Chcete-li najít ‚seznam účastníků ', musíte přejít do sekce Zoom Account Management> Report. V části Zpráva stačí najít „Zprávy o použití“ a kliknutím na „Schůzka“ vybrat schůzku, pro kterou chcete najít informace.

Jakmile najdete schůzku, vyberte typ zprávy a časové období, než kliknete na možnost generovat zprávu.

Poznámka: Seznam účastníků lze vygenerovat, pouze pokud jsou splněny následující podmínky:

1. Musíte být hostitelem plánované schůzky s rolí správce účtu nebo vlastníka.
2. Je třeba povolit zprávy o využití.

• Účet Zoom musí být Pro nebo API Partner nebo obchodní nebo vzdělávací plán.

4. Zoom App vám umožňuje shromažďovat informace od účastníků

Pokud jste si mysleli, že docházkový list jako užitečná funkce, možnost shromažďování informací aplikace Zoom je funkce, která je ještě vynikající. Zoom vám umožňuje shromažďovat informace o účastnících od sebe, než se připojí ke schůzce.

Chcete-li shromažďovat informace, musíte povolit možnost Registrace, která se nachází na kartě „Moje schůzky“ aplikace Zoom. Jakmile je funkce povolena, můžete nastavit formulář, který musí účastníci vyplnit, než se připojí ke schůzce.

Aplikace Zoom je dodávána s vestavěným výchozím formulářem, který vám umožňuje zaškrtnout políčka standardních informací, které byste chtěli shromažďovat, například jméno, přidružení k společnosti atd. Zoom vám však také umožňuje vytvořit vlastní pole v registraci na kartě „Vlastní Dotazy. “Na této kartě můžete vytvořit nové otázky a pole, která chcete přidat k registraci formulář.

„Webinar“ je termín pro webový seminář. Aplikace Zoom je docela schopná vést webináře, které vám umožní spojit se s množstvím účastníků. Pro registraci je však lepší použít formulář na webu události nebo použít aplikaci pro správu událostí. Chcete-li, aby se ti, kteří se přihlásili na vaši událost, zaregistrovali na Zoom, doporučujeme automatizační aplikace. Předpřipravené aplikace společnosti Zapier vám umožňují synchronizovat účastníky s funkcí Zoom, můžete ji použít nebo použít jakoukoli jinou automatizační aplikaci k efektivnímu použití Zoom pro vaše webináře.

Poznámka: Aby bylo možné shromažďovat informace od účastníků, musí být splněny následující podmínky:

1. Musíte být hostitelem schůzky.
2. Musíte mít profesionální účet.

• Schůzka nemůže být vaším „osobním ID schůzky“.

5. Vytvořte video z hovoru Zoom

Další inteligentní funkcí Zoom je možnost zaznamenat videokonferenční hovor jako video. Tato funkce je docela užitečná pro sdílení schůzky s těmi, kteří ji zmeškali. Pro kontrolu schůzky je tato funkce prvořadá.

Aplikace Zoom umožňuje nahrávat video na místní jednotku nebo do cloudu. Je třeba poznamenat, že možnost cloudového úložiště je k dispozici pouze pro placené uživatele. Výhodou použití funkce cloudového úložiště je schopnost okamžitě streamovat schůzku ve webovém prohlížeči, jakmile je záznam připraven. Kapacita cloudového úložiště se liší podle různých účtů / plánů.

Dalším faktorem, který je třeba mít na paměti při nahrávání konferenčního videa, je optimalizace nastavení předem. Tato preventivní iniciativa vás přiměje vybrat tu nejlepší kvalitu, která je vhodná pro typ videokonference, kterou provádíte. Například: Pro videokonferenci typu vysílání, kde se na obrazovkách zobrazuje pouze hostitel, je mnohem efektivnější zaznamenávat pouze zvuk a video hostitele. Zatímco na schůzce typu spolupráce, kde hostitel a účastníci komunikují a navzájem si vyměňují informace, možná budete chtít zaznamenat všechny. Proto je před zahájením nahrávání videokonference velmi vhodné strávit několik minut v podokně nastavení a zvolit nejlepší formát pro vaše požadavky.

Poznámka: Chcete-li povolit nahrávání videokonferencí, musí být splněny následující podmínky:

1. Chcete-li nahrávat videa, musíte spustit Zoom v systému Windows nebo Linux nebo macOS.

V případě, že se na vašich videokonferencích nezobrazí možnost záznamu, zkontrolujte stránku nastavení nebo ji povolte správci.

6. Nechte anotace spolupracovat

Možnost Sdílení obrazovky Zoom umožňuje hostiteli zobrazit vše, co je na jejich obrazovce, všem účastníkům videohovoru. Anotační nástroj aplikace Zoom umožňuje účastníkům / účastníkům videokonference kreslit a zvýrazňovat na sdílené obrazovce. Tuto účinnost a kreativitu tohoto nástroje je třeba chválit. Pokud diskutujete o vizuálních materiálech, jako je maketa grafického designu atd., Nelze význam anotačního nástroje vysvětlit pouhými slovy.

Pokud jste účastníkem hovoru a potřebujete anotovat na sdílené obrazovce jiného uživatele, najdete možnost anotace v části „Zobrazit možnost“ v horní části okna Lupa. Jakmile kliknete na možnost Poznámky, zobrazí se panel nástrojů s možnostmi poznámek, jako je „kreslení“, „text“, „šipka“ atd. Tlačítko Uložit na panelu nástrojů umožňuje pořídit snímek obrazovky celého obrázku s anotacemi. Pokud jste hostitelem, získáte také možnost zakázat anotace pro všechny účastníky.

7. Společné videokonferenční hovory

Pokud pořádáte profesionální videohovor / konferenci, může nastat situace, kdy bude schůzku muset řídit nebo spolupracovat více než jeden hostitel. Mohou nastat případy, kdy tým PR může chtít řídit schůzku spolu s řečníkem nebo subjektem webinář / videokonference potřebuje dva lidi, aby vysvětlili potřebný materiál, nebo dva vedoucí pracovníci musí společně poskytnout prezentace. Za takových okolností vám Zoom umožňuje zvolit více než jednu osobu, která bude řídit videokonferenci, místo aby procházela procesem výběru jednoho hostitele mimo jiné

Postup použití možnosti co-host začíná prvním přechodem na nastavení Zoom Meeting a povolením „Možnost Co-Host.“ Jakmile je to hotové, musíte počkat, až se spustí .meeting a co-host připojit se. Na začátku schůzky můžete osobu přidat kliknutím na tři tečky umístěné nad videem.

Alternativní metodou společného hostitele je najít okno Účastník a vybrat možnost „Spravovat účastníky“. Jakmile zobrazíte seznam účastníci, najeďte kurzorem na jméno účastníka, kterého chcete společně hostovat, a klikněte na „Další“ a vyberte možnost „Vytvořit co-hostitele“.

Poznámka: Aby bylo možné povolit možnost Co-Host, musí být splněny následující podmínky:

1. Musíte potřebovat účet Pro nebo Business nebo API Partner nebo Education.
2. Musíte spustit Zoom na macOS, Windows, Android nebo IOS (ne na Linus nebo Web).

V případě, že se možnost Co-Host nezobrazí, požádejte svého správce účtu, aby na kartě Schůzky povolil oprávnění pro společný hosting.

8. Využijte zasedací místnost pro účastníky

Zoom má zajímavou možnost nechat účastníky videohovoru ještě předtím, než se objeví hostitel. Malé skupiny mají tuto možnost v oblibě, protože jim to umožňuje malé rozhovory, než se zdá, že schůzku pořádá hostitel.

V některých případech však lze tento sbor vašich účastníků ve virtuální místnosti připsat a špatné zobrazení vaší značky nebo image firmy kvůli interakci začíná ještě předtím, než hostitel přijde. Tomu se lze vyhnout vytvořením virtuální čekárny, která udržuje účastníky v pořadí, dokud jim hostitel nedovolí připojit se ke schůzce současně nebo po jednom.

Přesná možnost povolení virtuální čekárny se liší podle typu vašeho účtu. Jakmile však tuto možnost povolíte, můžete upravit, co mají účastníci vidět, když čekají na zahájení schůzky.

9. Umožněte třetí straně nebo vašemu asistentovi naplánovat schůzku

Zoom vám umožní uskutečňovat výjimečné videohovory, ale není to jen aplikace pro videohovor. Díky velkému množství funkcí a možností je Zoom mocným nástrojem podnikové komunikace. Zoom je často používán profesionály a vedoucími pracovníky na vysoké úrovni pro spojení s různými zaměstnanci prostřednictvím videokonference.

Ve firemním nebo obchodním prostředí proto komunikační nástroj musí často řešit asistent, PR tým nebo marketingový personál. Zoom vám umožňuje delegovat plánování schůzky na vašeho asistenta nebo na třetí stranu, která spravuje váš kalendář.

Chcete-li povolit oprávnění plánovacího asistenta, musíte se přihlásit do Lupy a v části „Nastavení schůzek“ kliknout na „Ostatní“. najde vedle znaménka plus znaménko plus, klikněte na něj a zadejte e-mailové ID asistenta a dokončete proces kliknutím na Přiřadit.

Jakmile přidáte svého asistenta, vybraný personál se musí odhlásit a znovu přihlásit do svého účtu Zoom, aby funkce začala fungovat. Poté, co Scheduling Assistant vstoupí v platnost, vám přidělený personál může naplánovat schůzky. Postupujte podle možnosti Advance nebo Meetings Option (na základě verze vašeho zoomu) a na základě pokynů vytvořte nové schůzky.

Poznámka: Aby váš asistent nebo třetí strana pro vás mohli naplánovat schůzky, musí být splněny následující podmínky:

1. Ti, kteří obdrželi oprávnění pro plánování a primární účet, který jim přidělil oprávnění, musí mít licenci Pro nebo Corp.
2. Pro ty, kteří chtějí pořádat webináře, mají plánovač i držitel účtu licenci Webinar.

10. Základní informace o klávesnici pro efektivní navigaci v aplikaci Zoom

Pro ty, kteří často používají Zoom, vám naučení několika klávesových zkratek pomůže obratně spravovat vaše videohovory. Klávesové zkratky Zoom jsou rozumné, funkční a snadno zapamatovatelné.

Zastávám slovo „pozvat“. U uživatelů systému macOS přeskočí „Cmd + I“ do okna pozvánky. Pro uživatele systému Windows se klávesou „Alt + i“ dostanete do okna s pozvánkou. Tato zkratka vám umožní rychlý začátek vašich aktivit Zoom, protože v okně s pozvánkou můžete popadnout odkazy na schůzku nebo poslat pozvánky e-mailem.

M znamená němý. Pro uživatele počítačů Mac „Cmd + Ctrl + m“ a pro uživatele Windows umožňuje „Alt + m“ ztlumit všechny ostatní účastníky hovoru, pokud jste hostitelem.

Sdílet obrazovku je populární funkce v Zoom a její popularita se neztratí při Zoom, protože tato funkce má svou exkluzivní zkratku.

S znamená podíl. Uživatelé počítačů Mac „Cmd + Shift + s“ a uživatelé Windows „Alt + Shift + s“ umožňují sdílet vaši obrazovku s účastníky hovoru.

Tyto klávesové zkratky vám umožňují provádět okamžité změny, když začínáte s přiblížením pro daný den nebo uprostřed videohovoru.

Jak si Zoom poradí se svými konkurenty? Čím je Zoom jedinečný?

Zoom je kompletní nástroj pro videokonference, který vám umožňuje uskutečňovat sofistikované videohovory / konference a mnoho dalšího. Nejlepší společnosti nebo konkurenti, kteří nabízejí podobné služby jako Zoom, jsou WebEx, Skype a LogMeIn. Ačkoli tyto tři společnosti nabízejí u podobných služeb Zoom kladl větší důraz na video aspekt jejich produktu, protože nabízí vyšší snímkovou frekvenci poměrně.

Mezi třemi konkurenty je Skype široce známý pro své osobní použití a ve srovnání s Zoom a ostatními není docela populární pro firemní aktivity. Ačkoli grafika rozhraní a design Skype jsou příjemnější pro oči, nedosahuje různých funkcí a možností, které jsou založeny na jiných řešeních pro videokonference.

WebEx zaujímá vedoucí pozici v bezplatném plánu bez omezení délky schůzek ve srovnání s omezením zoomu na 40 minut. Zoom však završuje závod díky své schopnosti sdílet nejen obrazovku také s hostitelským zvukem - funkce, která je pro Zoom jedinečná.

Různé možnosti podnikové komunikace a webináře často přicházejí jako placená oprávnění. Cenové rozsahy jsou navíc navzájem podobné. Zoom však nabízí spoustu sofistikovaných možností, jako jsou konferenční místnosti a další.

Zoom je profesionální řešení pro videokonference. Je to však ta krátká fráze a také mnohem víc. Po přečtení všech tipů, triků a funkcí programu Zoom si člověk nemohl pomoci, ale dospěl k závěru, že Zoom je kompletní řešení virtuální komunikace.

Zoom vám umožní uskutečňovat videohovory výjimečné kvality a také vám umožní sdílet obrazovku, vytvářet poznámky, nahrávat hovory jako video, přidávat asistenty, vytvářet konferenční místnost, shromažďovat registrační údaje a více. Možnosti dostupné v programu Zoom vám nabízejí nesčetné možnosti videohovoru, které by jinak nebyly možné.

Možnosti, které vám zavaděč Zoom umožní, hostiteli, posunout efektivitu virtuálních konferencí na další úroveň. Díky Zoom je komunikace bližší, osobnější a efektivnější; i přes vzdálenost.

S Zoomem se připojme, sdílejme, spolupracujme a tvořme - překračujeme hranice.