Komplexní průvodce, jak porozumět nákladům a efektivnímu používání portálu

Všichni dodavatelé softwaru pro virtuální desky mají svůj vlastní přístup ke strukturování řešení, která nabízejí. Pochopení obecných faktorů, které ovlivňují konečné náklady, je zásadní pro usnadnění rozhodování podle vašeho rozpočtu a bez obětování času.

Prozkoumat a srovnání cen palubního portálu podrobně si můžete prohlédnout náš článek na toto téma.

Četnost plateb

Účty, které musíte zaplatit za přístup k softwaru, mohou přijít v různém časovém období: měsíčně, čtvrtletně, dvakrát ročně nebo ročně. Soustřeďte se na dobu používání a počet desek, se kterými budete v rámci softwaru portálu pro desky manipulovat, abyste odhadli řešení, které by pro vás fungovalo nejlépe. Častější platby budou pravděpodobně dražší.

Přístupy tvorby nákladů

Poskytovatelé softwaru pro správu správních rad, kteří přijímají cenové systémy pro uživatele a funkce, tvoří konečnou verzi účtují dle počtu členů představenstva portálu, skladu a nástrojů klientských společností vyžadovat. V těchto případech je nejlepší představit si celou konfiguraci vaší desky se všemi skrytými procesy, abyste se mohli správně rozhodnout.

Doplňky

Mnoho poskytovatelů řešení pro bezpapírové schůzky navrhuje rozšíření funkčnosti softwaru o další nástroje, jako je další úložný prostor. Tato metoda analýzy hodnoty za peníze daného softwaru je optimální, pokud máte velký podnik nebo a nezisková organizace s různým počtem ředitelů a výborů, protože konečná cena může předstihnout zavedené rozpočet.

Pevné měsíční předplatné

Plán s fixními náklady je nejtransparentnějším způsobem, který mohou poskytovatelé softwaru pro online zasedání správní rady nabídnout. Tento typ systému tvorby cen specifikuje nástroje zahrnuté předem.

Pro plodnou online správu správní rady – neomezený úložný prostor a uživatelská předplatná jsou chytrou volbou.

Skryté poplatky v cenách palubního portálu

Pokud si nevyjasníte cenový systém poskytovatele ve fázi představení jeho produktu, existuje vysoká šance, že narazíte na skryté náklady. Ty mohou zvýšit počáteční cenu nad limity vašeho rozpočtu a nepříznivě ovlivnit pracovní proces představenstva. Níže jsme sepsali skryté poplatky, které jsou nejčastěji přehlíženy.

Další uživatelé a úložný prostor 

Všechny správní rady pracují během jednání i samostatně s velkým množstvím dat. Omezená kapacita úložiště může způsobit potřebu dalších gigabajtů. To zase může vyvolat překročení stanoveného rozpočtu.

• Porozumění. Při porovnávání cen softwaru pro správu správních rad doporučujeme odhadnout maximální požadavky na úložný prostor vaší organizace. Doporučujeme také požádat poskytovatele o absolutní transparentnost cen.

Pokročilé funkce

Upřednostňovaný poskytovatel softwaru musí být předem a jasně informován o nástrojích, které vám budou účtovány, a to i přes úroveň složitosti. To zahrnuje vylepšené bezpečnostní protokoly, zákaznickou podporu, administrační poradenství, správu entit atd.

Upgrady a údržba softwaru 

Údržba softwaru pro správu desky může způsobit dodatečné náklady, pokud si objednáte nasazení na místě. Správci mohou chtít, aby jim poskytovatelé pomohli s instalací jejich řešení, konfigurací nastavení nebo nákupem a následnou instalací dalšího vybavení v prostorách organizace.

Trénink nad rámec

Každý člen představenstva, který se připojí po úvodním školení, bude pravděpodobně potřebovat instrukce, jak technologii úspěšně používat. Abyste se vyhnuli dodatečným nákladům na každé vzdělávací sezení, je nejlepší si tuto otázku vyjasnit s poskytovatelem.

Jak si vybrat systém oceňování desek, který je pro vás ten pravý?

Způsob výběru platformy s nejpřiměřenější cenou zahrnuje posouzení následujících faktorů:

1. Počet správců, členů představenstva a typ nástěnek, které budou software provozovat.
2. Procedury přístupu ke zdrojům a ochraně jsou typické pro vaše odvětví.
3. Organizace zasedání správní rady vaší instituce a postupy řízení.
4. Rozpočet, který může vaše organizace utratit za software.

Jakmile přesně pochopíte potřeby vaší desky, bude vyžadovat mnohem méně úsilí, abyste si vybrali z ní dostupné softwarové možnosti a prodiskutujte zbývající otázky s poskytovateli, kteří nejlépe splňují vaše požadavky.

Implementace softwaru pro portálový portál

Výběr bezpečného řešení, které vyhovuje vašim požadavkům, je proces, který má několik kroků. Je třeba pochopit, že tento proces není omezen na porovnávání cen příslušných opcí. Chcete-li najít správný software, musíte porovnat řadu online řešení pro schůzky podle funkcí, které usnadní pracovní proces vaší organizace.

Při analýze je třeba vzít v úvahu dvě hlavní fáze a každá má několik dílčích fází:

1. Výběr
2. Přijetí

Výběr palubního portálu

Je nezbytné vybrat optimální možnost podle níže uvedeného systému. Tyto kroky jsou zásadní pro vybudování základny pro efektivnější správu.

• Definování výzkumných kritérií
• Provádění výzkumu
• Užší výběr
• Porovnávání

Přijetí

Jakmile je vybrán nejvhodnější portál rady, je čas začít s přechodem na online systém setkání.

• Výcvik
• Instalace a nasazení
• Přizpůsobení
• Implementace

Než začnete pořádat skutečné relace, tým podpory vás instruuje, jak vše nastavit.