Hvorfor bestyrelsesportaler er det primære værktøj til at opbygge teamwork og samarbejde?

På dette tidspunkt kan intet tredjeparts samarbejdsværktøj matche det enkelte tilbud om en god og stabil bestyrelsesportal. Dette er blevet en trend i det 21. århundrede i de fleste store og små virksomheder. Ikke overraskende, for det er den nemmeste måde at koordinere alle deltageres bevægelser i ledelsesprocessen: fra menige ledere og administratorer til bestyrelsen.

Bestyrelsesudviklingens historie

Internettet var hurtigt ved at blive udbredt i slutningen af ​​1990'erne. Folk købte computere, tilmeldte sig internetudbydere og kom online for at se, hvad World Wide Web havde at tilbyde. Selvom teknologien var begrænset på det tidspunkt, overvejede fremsynede direktører måder at bruge internettet til at automatisere bestyrelsesmødeprocessen. Der skulle gå mange flere årtusinder, før et virtuelt bestyrelseslokale, både navnet og teknologien, formelt var tilgængeligt på markedet.

Fremme af nye teknologier samt fremkomsten af ​​virksomhedsskandaler har rejst behovet for en mere effektiv bestyrelsesmødeprocedure, der ikke kun er nem, men også kompatibel. BoardVantage var en af ​​de første tjenesteudbydere i 2002. Sammen med andre firmaer, der leverer sammenlignelige tjenester, opnåede virksomheden venturekapital.

Den elektroniske bogindustri er dog fortsat begrænset. Det var kun tilgængeligt for ledende medarbejdere, og dets anvendelighed var begrænset til at se mødepapirer på store computere. Der var ikke meget du kunne gøre ved det.

Den sande game changer var debuten af ​​iPad i 2010. Bestyrelsesmedlemmer kan bruge disse bærbare tablets i stedet for tunge computere under bestyrelsesmøder. For første gang var bestyrelsesmedlemmer reelt mobile, så de kunne samarbejde med hinanden hvor som helst. Med multi-touch-funktionaliteten kunne brugerne skrive og tegne direkte på iPad'en, som om det var papir, og nedbryde endnu flere grænser.

Disse funktioner åbnede døren for nye funktioner, der forbedrede bestyrelsesmedlemmernes kommunikation. Endelig var den teknologi, der kræves til fjernstyremøder, allerede tilgængelig, som leverandører hurtigt opdagede.

Hvorfor er bestyrelsesportalen enestående i denne henseende?

Pandemien etablerede denne tendens, men den fortsatte uden for karantæne. Det viste styrker nok til at blive opsummeret i denne liste.

Fordel selv under etableringen af ​​mødet 

Brug af tredjepartssoftware er tidskrævende og trættende. Først samler du alle filerne i én bunke, organiserer dem manuelt, uploader dem til serveren, og først derefter kan du distribuere dem før mødet. Det er meget nemmere at bruge virtuel bordsoftware. Du trækker bare en fil ind i en eksisterende skabelon. Du kan:

• hurtigt opdatere dokumentpakken;
• vælg blot den relevante mulighed for at ændre den fulde meddelelsespakke;
• bruge Bestyrelsesportalen til at automatisere dagsordenen ved fremstilling af en dokumentpakke.

Dette reducerer den tid, der bruges på at sortere og arrangere pakkefilerne. Du kan også fastsætte en tidsbegrænsning for hvert dagsordenspunkt, hvilket vil hjælpe med at holde mødet på sporet. Med hensyn til alarmer er de også til stede her. Dette aflaster bestyrelsens administrative personale for endnu en tidskrævende opgave.

Fordele under møderne sig selv direkte 

Den vigtigste fordel ved en bestyrelsesportal er dens evne til at oprette et online bestyrelsesmøde. Som om det var papir, kan du tage noter med det samme på siden af ​​et mødedokument. Derudover kan disse noter være personlige eller delte, hvilket sikrer, at dine sessioner er livlige og effektive. En komplet mødeløsning, nogle bestyrelsesportaler inkluderer endda valgmuligheder for afstemning og e-signering. I en bestyrelsesportal:

• deltagelse spores automatisk;
• hvert mødes referat indeholder oplysninger om deltagelse, som også kan spores gennem revisionsrapporter;
• der er ikke længere behov for manuelt at deltage i møder, hvilket forenkler proceduren.

Fordi tid er penge, bør du få mest muligt ud af din mødetid.

Fordele efter mødet var slut

En bestyrelsesstyringssoftware inkluderer også projektstyringsværktøjer, der hjælper i processen efter mødet. Sikre tavledokumenter kan opbevares i dokumentbiblioteket. Dette garanterer, at enhver information indhentet fra bestyrelsen er umiddelbart tilgængelig for revision. Dette indebærer også, at eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer eller administrerende direktører vil have adgang til historiske bestyrelsesdokumenter.

Hvorfor er disse former for samarbejdsapplikationer obligatoriske?

Samarbejdsapps er ekstremt nyttige af mange årsager. Selve ideen bag Board portal-software er fantastisk, fordi den slags applikationer simpelthen kombineres til et praktisk værktøj, der har forbedret sikkerheden.

Apropos sikkerhed, avancerede forskere forsikre os om, at niveauet af kryptering i næsten alle de populære bestyrelsesløsninger når niveauet af militær kryptering eller top finansielle institutioner som den centrale bank. Som du måske forventer, har hackere ingen chance, medmindre du giver dem din adgangskode og en måde at udføre to-faktor-godkendelse på.

Dette er i øjeblikket den eneste form for applikation, der tilbyder en komplet papirløs mødeløsning. Som forskerne siger, tager det din virksomhed til det næste niveau, hvilket giver dig mulighed for at bryde igennem det vækstloft, som du sandsynligvis snubler ind i på dette tidspunkt.