Hvad er et virtuelt datarum, og hvordan hjælper det med processen med køb og salg af fast ejendom?

Virtuel datarumssoftwareteknologi blev introduceret for næsten to årtier siden, da virksomhedssektoren begyndte at bruge den til M&A due diligence. Senere begyndte virksomheder fra forskellige industrier og lande at anvende virtuelle datarum på andre områder, herunder fundraising, datastyring, kapitalfremskaffelse og fast ejendom.

I dag står den globale ejendomsbranche som en af ​​de største use cases af elektronisk datarumsteknologi. Investorer, ejendomsadvokater, kapitalforvaltere, ejendomsmæglere, mæglere, købere, sælgere og revisorer i ejendomsbranchen skifter hurtigt til datarumssoftware af mange årsager. I denne artikel vil du lære, hvad online datarumssoftware er, og hvorfor det er så effektivt i ejendomsbranchen.

Hvad er ejendomsdatarumssoftware?

EN ejendomsdatarum er en digital datalagrings- og administrationsplatform, hvor du kan gemme, organisere, dele, redigere, udveksle og administrere fortrolige og andre aftalerelaterede dokumenter.

Virtuelle datarum udfører primært tre hovedfunktioner, herunder;

• Datalagring/deling/håndtering
• Intraorganisatorisk og interorganisatorisk kommunikation
• Projekt- eller aftalestyring

I datarum kan du uploade og organisere dokumenter til dit almindelige brug. Du kan bruge VDR-dokumenthåndteringsværktøjer til at oprette, redigere, kommentere, dele og se dokumenter. Vigtigst af alt giver VDR'er dig mulighed for at gemme data i næsten alle anerkendte filformater af billeder, dokumenter, videoer, lyd osv.

Ikke kun datastyring, virtuelle datarum kan normalt prale af et komplet sæt af de nyeste kommunikationsværktøjer, inklusive Q&A-moduler, video-/lydkonferenceværktøjer, chat-budskabere, live-afstemninger, afstemningsværktøjer og gruppechat tråde.

Den tredje og vigtigste funktion af online datarumssoftware er aftalestyring. VDR'er strømliner forskellige processer såsom due diligence, datadeling og onlinemøder under fusioner, opkøb, konsolideringer, partnerskaber og ejendomshandler. Du kan også besøg denne hjemmeside for at læse mere om virtuelle datarum i fast ejendom.

Vigtigheden af ​​virtuelle datarum og ejendomshandler

1-Administrer alle dine dokumenter på ét sted

En af de bedste måder at bruge virtuelle datarum til fast ejendom er at gøre dem til dine primære datalagre. Ejendomsfirmaer administrerer tonsvis af vigtige data på regelmæssig basis. Det kan omfatte deres aktivportefølje, tidligere, nuværende og potentielle kunders oplysninger og andre juridiske dokumenter.

Et centraliseret dataadministrationslager vil være nyttigt, især hvis virksomheden har flere kontorer. Dataene vil blive opdateret i realtid, og alle berørte medarbejdere vil have adgang til de seneste dokumentversioner. Vigtigst af alt, vil alle vide, hvor de skal søge information.

2-Administrer alle dine projekter nemt

Selv et lille ejendomsfirma beskæftiger sig med titusinder eller hundredvis af kunder på samme tid. Styring af flere projekter er blevet meget nemmere af virtuelle datarum. Afhængigt af de datarumstjenester og -pakker, du vælger, kan du oprette flere datarum og administrere alle projekter med lethed.

Derudover kan du give dine mæglere eller partnere mulighed for at håndtere kunder i deres midlertidige datarum. De kan dele dokumenter med dem, arrangere onlinemøder, udføre due diligence og endda få dem til at underskrive dokumenter i datarummet. Vigtigst er det, at du (som VDR-administrator) kan spore fremdriften af ​​alle projekter.

3-Sørg for maksimal datasikkerhed

Det er ikke kun datahåndtering; virtuel datarumssoftware opfylder også det vigtigste behov for en ejendomsmæglervirksomhed – databeskyttelse. Ethvert ejendomsfirma besidder meget følsomme kundeoplysninger, som, hvis de bliver offentliggjort eller stjålet af hackere, kan skabe juridiske problemer for virksomheden.

Et svagt datastyringssystem giver også hackere mulighed for at stjæle data om dine igangværende projekter, kundeliste og andre fortrolige dokumenter. Disse hackere sælger ofte sådanne oplysninger til konkurrenter, og du kan ende med at miste din konkurrencefordel.

4-Online kommunikation og visuelle rundvisninger

Kommunikation er en obligatorisk del af ejendomshandler, især i due diligence. Et elektronisk datarum sørger for, at alle involverede i handlen kan kommunikere sikkert og nemt. VDR'er kan hjælpe dig med at arrangere onlinemøder, live Q&A-sessioner for at afklare uklarheder og tillade en-til-en-chat. Vigtigst af alt kan investorer og partnere holde forbindelsen til virksomheden via datarum.

De nyeste virtuelle datarumsløsninger har HD-videoværktøjer eller tillader integration med lignende tredjepartsapps og hjælper dig med at gennemføre visuelle rundvisninger i fast ejendom. Moderne købere, især generation Z, er mere interesserede i online videoture frem for at besøge ejendomme fysisk.

Nogle af de bedste virtuelle datarumsudbydere i ejendomsbranchen inkluderer;

• iDeals virtuelle datarum
• Ansarada datarum
• DealRoom
• SecureDocs virtuelle datarum
• Firmex virtuelle datarum

Afsluttende ord

Et ejendomsdatarum hjælper ejendomsmæglere eller ejendomsselskaber med porteføljestyring, dokumenthåndtering, datadeling, onlinekommunikation og aftalestyring. Frem for alt er virtuelle datarum sikre og omkostningseffektive.