5 vigtigste tips, som du bør kende, når du vælger virtuel bestyrelsesrum-software

Højteknologiske innovationer ændrer, hvordan og hvor vi driver forretning. En af de mest bemærkelsesværdige manifestationer af dette mønster er bestyrelsens websted. Både offentlige og private virksomheder bruger det til kapital- og virksomhedsledelse. Du skal have den passende bestyrelsesmødesoftware på plads for at kunne gennemføre et virtuelt møde med succes, effektivt og sikkert. Disse platforme kan også fremskynde proceduren for deltagelse i faktiske møder eller dem, der inkluderer både virtuel og fysisk deltagelse. Nedenfor vil vi se nærmere på de 5 bedste tips til at overveje, når du vælger virtuel board-software.

Hvad er bestyrelsesmødesoftware?

Et enkelt, sikkert og samarbejdsværktøj kaldet bestyrelsesmødesoftware (også kendt som bestyrelsesportalsoftware) gør det muligt for dig at planlægge papirløse bestyrelsesmøder fra start til slut. Dette multifunktionelle værktøj gør det muligt at organisere møder og skabe en atmosfære, der fremmer effektivt teamwork, kommunikation og interaktion. Du kan dele dagsordener og andre vigtige papirer via en bestyrelsesportal, holde dokumenter opdaterede, så alle har adgang til den seneste information, og tilføje noter og spørgsmål til dokumenter. Andre fordelagtige funktioner og funktioner kan også findes, mens du bruger bestyrelsesmødesoftware.

Succesen med at anvende denne software forklarer, hvorfor virksomheder i alle størrelser og sektorer bruger disse teknologier. Dette fremmer igen markedsudbuddet, hvilket er vist i den igangværende fremkomst af nye leverandører af bestyrelsessoftware.

5 tips til valg af bestyrelsessoftware

Du bør have en forretningsforståelse af dit endemål, overveje størrelsen af ​​din virksomhed og andre faktorer, når du vælger en bestyrelsesapp og ser sammenligning af bordportalsoftware. Der er 5 generelle anbefalinger, der kan hjælpe dig med at vælge klogt.

1. Overvej dit offentligt vendte websted, når du træffer en beslutning

En af de vigtigste faktorer, folk overvejer, når de vælger bestyrelsessoftware, er brugeroplevelsen. Dette dækker placeringen af ​​navigationsknapperne, et logisk flow af hændelser, kapaciteten til at ændre skabeloner og mere. Dette er vigtigt, da dit job skal være så intelligent som muligt med en papirløs mødeløsning udover at være vellykket.

2. Tag cybersikkerhed seriøst

Et af de mest aktuelle emner inden for cybersikkerhed. Virksomheder taber millioner af dollars som følge af overfald og svindel. Så vær opmærksom på, om bestyrelsessoftwaren tilbyder datakryptering. I øjeblikket er 128-bit kryptering den mest anvendte form. Fuld 256-bit kryptering, der kan sammenlignes med den militære standard, kunne være tilgængelig fra mere sofistikerede leverandører.

Find ud af, hvor dine data vil blive opbevaret. Det er afgørende, at det er på en server frem for skyen, hvor hackere kan have lettere ved. Glem ikke at sikre dine SMS-beskeder også. Giv altid forrang til leverandører, der regelmæssigt kører penetrationstest og opgraderer deres produkter.

3. Bestem den nemme adgang til information

Selvom det kan virke indlysende, bør den ideelle bestyrelsesportal-mødesoftware gøre det nemt for dig og mødedeltagerne at få de oplysninger, du har brug for. Målet med at anvende et papirløst system er at erstatte den indviklede og uorganiserede papirproces med en mere strømlinet, enkel og velordnet.

• Evnen til at søge. Dokumenter skal være enkle at søge efter og navigere for bestyrelsesmedlemmer. Derudover skal de kunne gøre det på enhver enhed, de ønsker. Da alle disse tre platforme kan bruges, giver de fineste bestyrelsesstyringssystemer versioner, der er optimeret til desktop, tablet og mobil. Hvis den software, du vælger, kun er desktop-baseret, vil du ikke være i stand til at nå dit mål om at øge mødedeltagelsen.

• Formatering egnet til udskrivning. Der vil altid være brugere, der ønsker at udskrive kopier, selvom det at skabe en papirløs arbejdsplads er en af ​​hovedårsagerne til, at mange firmaer benytter bestyrelsesportaler. Dette kan skyldes en række faktorer, såsom personlig bekvemmelighed eller intolerance over for langvarig skærmbrug. Sørg for, at tavlebogens og de medfølgende papirers formatering er egnet til tryk i denne specifikke situation.

• Offline tilgængelighed. Om folk kan få adgang til indholdet både online og offline er en anden faktor at overveje. Hvis ikke, kan det være svært for dem at forberede sig til mødet, hvis de ikke har adgang til Wi-Fi eller 4G.

4. Tjek prislisten ind

Mange leverandører af online bestyrelsesmøder inkluderer typisk skjulte gebyrer, hvilket kan komme som en overraskelse for dig. Her er et par eksempler:

• Hjælp til træning. Du skal lære at bruge programmet efter at have købt det. Det er vigtigt at vide, om denne uddannelse vil være gratis, eller om der kræves en betalt konsulent. Talrige udbydere er ofte vært for webinarer, der dækker funktionerne på deres platforme. Denne eller hin afgift er dog ofte påkrævet.
• Kunde support. Lær, hvilken servicestandard du skal forudse. Det kunne være tilgængeligt hele tiden, men kun i faste timer vil der for eksempel være gratis hjælp.
• Lagerkapacitet. Hvis du arbejder med meget data, er dette aspekt meget vigtigt. Ofte tilbydes ekstra kapacitet til en høj pris.

5. Afgør, om videokonferencer er understøttet

Evnen til at observere, hvem der aktivt deltager i mødet, er afgørende for at opnå den juridiske forpligtelse til hurtigt at identificere alle, der deltager. Du kan ved et uheld miste en bruger på et konferenceopkald. Videokonferencer i bestyrelsessoftware er derfor utroligt gavnlige for gennemsigtigheden.

Desuden virker det at være i stand til at se hinanden mere intimt og er det tætteste på et fysisk møde, man kan have. Der er mindre problemer med, at folk taler over hinanden, da du nemt kan installere en ophøjet hånd-metode for at hjælpe formanden med at tilbyde alle, der ønsker en, chancen for at kommentere. Du kan også tage de visuelle indikationer på, at nogen er klar til at tale.

Konklusion

Brug af bordportalsoftware i erhvervslivet vil i høj grad forenkle arbejdet og gøre det mere forståeligt for alle. Derfor er det så vigtigt at forholde sig ansvarligt til valget af software, der opfylder alle dine krav. Følg vores råd og få din virksomhed til at vokse med bestyrelsessoftware.