Betydningen af ​​at vælge det rigtige datarum for dig

Direktører, bestyrelsesmedlemmer og virksomhedsledere bruger virtuelle datarumtjenester til sikker datalagring og effektivt samarbejde med tredjeparter.

Men der er snesevis af virtuelle datarumsudbydere derude i dag, så det kan være udfordrende at vælge den rigtige leverandør til din virksomhed. Alligevel er det rigtige valg afgørende, da det kan påvirke resultatet af en aftale.

Guiden nedenfor vil hjælpe med de bedste tips og vigtigste trin, når du leder efter et datarum.

Hvad er et virtuelt datarum?

Et virtuelt datarum, også kendt som et elektronisk datarum, er et sikkert onlinelager, der bruges til opbevaring og distribution af digitale filer og dokumenter.

Online datarumssoftware er især nyttig under følgende forretningstransaktioner og processer:

• Fusioner og opkøb. En sælgende og en overtagende virksomhed kan bruge en VDR som et sikkert og kontrolleret aftalemiljø. Dens funktioner gør det muligt at uploade og dele fortrolige due diligence-dokumenter hurtigt og nemt, kommunikere om M&A-spørgsmål og fremskynde den samlede transaktion.
  instagram viewer
• Fundraising. Startups og virksomheder, der sigter på at rejse kapital, har brug for et virtuelt datarum til at dele dokumenter med investorer og spore deres aktivitet for at forstå, hvem der er mest engageret og interesseret.
• IPO'er. Virksomheder, der ønsker at blive børsnoterede, har brug for et datarum til at levere flere eksterne parter som revisorer, forsikringsgivere og potentielle investorer med sikker og gennemsigtig adgang til deres finansielle IPO data.
• Bestyrelsens kommunikation. Bestyrelsesmedlemmer bruger VDR'er til at styre og lede bestyrelses- og udvalgsmøder, dele bestyrelsesmaterialer sikkert, oprette og tildele opgaver og overvåge præstationer. Du kan Lær mere om datarumsløsninger til bestyrelsesmedlemmer.

5 grunde til at bruge datarumssoftware

Bortset fra sikker opbevaring og deling af fortrolige filer, er der mange andre fordele ved at bruge et virtuelt datarum.

1. Reducerede omkostninger. Virtuelle datarum er meget mere overkommelige og omkostningseffektive sammenlignet med fysiske datarum. For det første er der ingen rejserelaterede udgifter som billetter eller overnatning. For det andet betaler brugerne ikke for datarummets leje og vedligeholdelse. Tilsammen kan det spare tusindvis af dollars om året.
2. Effektiv kommunikation. Mange leverandører af datarum tilbyder en række forskellige samarbejds- og kommunikationsværktøjer. For eksempel live chats, tråddiskussioner, kommentarer, meddelelser, eksperttildeling, spørgsmål og svar-sektioner osv.
3. Hurtigere aftaleafslutning. VDR'er giver brugerne mulighed for hurtigt at uploade, opdatere og dele vigtige dokumenter. Det hjælper med at holde partnere, investorer og teammedlemmer opdateret. På sin side letter det beslutningstagning og fører til hurtigere aftalelukning.
4. Tilgængelighed. Virtuelle datarum kan tilgås når som helst og hvor som helst. Desuden kan hundredvis af brugere se dokumenter samtidigt uden at forstyrre hinandens arbejde.
5. Øko-venlighed. Virtuelle datarum hjælper med at undgå udskrivning og lagring af tusindvis af papirdokumenter. Ydermere forhindrer fjernadgang til en VDR brugere i at rejse, hvilket reducerer kuldioxidemissionerne. Det hele har en positiv indvirkning på miljøet.

Kriterier for de bedste virtuelle datarumsudbydere

Når du leder efter et virtuelt datarum, skal du fokusere på følgende egenskaber.

Kriterier	Beskrivelse
1. Stærk datasikkerhed	Vælg en udbyder, der tilbyder: Få adgang til sikkerhedsfunktioner som to-faktor-godkendelse, granulære brugertilladelser og IP-adgangsbegrænsninger. Dokumentsikkerhedsfunktioner som redaktion, dynamiske vandmærker og fjern makulering.
2. Avancerede egenskaber	Sørg for, at et datarum har: Dokumenthåndteringsfunktioner som massefilupload, træk-n-slip, automatisk indeksnummerering og nem tekstsøgning. Kommunikationsfunktioner som tråde, live chats, videokonferencer, kommentarer og notifikationer. Funktioner til sporing af brugeraktivitet som rapporter og revisionsspor.
3. Professionel kundesupport	Vær opmærksom, hvis en leverandør tilbyder: 24/7/365 support for at kunne nå en supportmedarbejder, når som helst der er behov. Flersproget support at kunne kommunikere med en supportspecialist på et sprog, du foretrækker. Multikanal support at være i stand til at kontakte et supportteam på forskellige måder som en telefon, live chat eller e-mail.
4. Andre kriterier	Tjek følgende: Gratis prøveversion at teste platformen gratis, før du køber nogen tjenester. Erfaring i din branche for at sikre, at en platform svarer til dine forretningsformål. Takstplaner at vælge den bedst egnede prismulighed i henhold til dine behov.

5 trin at tage, når du vælger en udbyder af virtuelt datarum

Her er en kort vejledning i, hvad du skal gøre for at vælge en datarumsleverandør, der passer bedst til dit projekt.

1. Identificer behovene. Definer, hvad du har brug for en VDR til, hvor længe et projekt vil vare, hvor mange brugere der vil få adgang til et rum, og hvor meget lagerkapacitet et datarum skal have.
2. Sæt budgetgrænser. Definer, hvor meget du har råd til at bruge på et datarum, da priserne starter fra 99 USD om måneden og kan nå op på tusindvis af dollars om året.
3. Læs anmeldelserne. Lær, hvad andre brugere synes om udbydere på websteder for anmeldelse af datarum.
4. Sammenlign virtuelle datarum. Vælg 2-3 leverandører og sammenlign dem med hensyn til funktionalitet, erfaring og omkostninger.
5. Book en demo. Kontakt en udbyder, så en sælger kan vise dig, hvordan et datarum fungerer, og hvad prismulighederne for dit projekt er.