Top 10 zoom tip, tricks og funktioner til at blive pro i videokonference

Videokonferencer har hurtigt ændret sig til det mest foretrukne kommunikationsmedium i moderne tid. Det være sig en e-mail eller taleopkald, mister meget udtryk og hensigt på grund af disse kommunikationsformer. Derfor bliver ansøgninger om ansigt til ansigt ofte anmodet om anliggender af største betydning.

Imidlertid koster et ansigt-til-ansigt møde en masse ressourcer, tid og energi bare for at få de tilsigtede parter ind i samme rum. Hele processen lugter af forældet tradition og ineffektivitet. Videokonferencer kom ud som et effektivt alternativ til de dyre ansigt til ansigt møder / konference.

Videokonference er en teknologi, der kommer til at integrere sig fuldt ud i vores liv som hvordan mobiltelefoner og telefoner er blevet. Videokonferencer lader brugeren ignorere afstanden og føle, at du er ved siden af ​​deltagerne / opkaldene. Det giver os mulighed for at give og modtage; forklare og instruere i realtid - selvom de opkaldende hver især er fra et andet land.

Zoom-appen er en spændende og professionel videokonferenceløsning, der giver brugeren en enestående videokonferenceoplevelse og meget mere. Zoom-appen lader brugeren dele din skærm med dem, der er forbundet med opkaldet. Det giver dig mulighed for at overføre kontrol over mødet til en anden person og endda lade dig optage opkaldet som en video.

Zoom-appens videokonferenceløsning har mange nyttige og funktionelle muligheder, der er skjult i deres avancerede menu. Den følgende liste giver dig mulighed for at lære om funktionerne, tipene og tricks til at finde det enorme potentiale i denne spændende kommunikationsapp. Lad os dybe dybt ned i de vidunderlige muligheder, der giver dig mulighed for at bruge appen mere effektivt - hvilket gør dig til en professionel ved videokonference.

1. Automatisk mødeplanlægning

Zoom-appen fritager dig for bekymringen for at få en assistent til at planlægge dit møde. Du kan forbinde din mødeplanlægningsapp direkte til Zoom, som opretter et nyt Zoom-møde hver gang en bruger booker en aftale. Det tilføjer også datoer og tidspunkter til den personlige kalender, der er forbundet med Zoom. På denne måde er dine møder fuldautomatiske og effektive uden menneskelige fejl.

Du kan endda automatisere holdmøder ved at tilføje et trin til ovenstående, så Zoom kan dele mødelinket til en teamchat-app som Slack eller lignende.

2. Opret nemt tilbagevendende møder via gemte indstillinger og en URL

Tilbagevendende møder kan være de ugentlige og månedlige indtjekninger eller andre regelmæssigt planlagte opkald, som du har med det samme sæt mennesker. Ved at oprette et tilbagevendende møde i Zoom skal du bare gemme indstillingerne en gang og være i stand til at bruge det hver gang du ringer. Et andet effektivt punkt i tilbagevendende mødeindstilling er, at du kan bruge den samme URL igen og igen. Derfor behøver du ikke at sende mødedeltagerne en ny URL hver gang et møde er planlagt.

Et andet smukt trick pakket inde i den tilbagevendende mødeindstilling er 'No Fixed Time.' Du kan bruge denne mulighed hvis du møder det samme sæt mennesker over en regelmæssig tidsplan, men ikke på samme tid, for hver møde. Med 'No Fixed Time' kan du bruge de samme indstillinger og møde-id igen og igen, uden at ændre noget for de tidspunkter, du beslutter at oprette forbindelse via videokonference.

3. Kontroller, hvem der deltog i mødet

Dette er en nyttig funktion til videokonferencer, der er obligatoriske - som en universitetsforelæsning eller obligatorisk arbejdstræning. Ved begivenheder til videokonferencer som sådan vil du kontrollere oplysningerne om dem, der har deltaget, og dem, der ikke har været der. Zoom giver dig disse oplysninger, når mødet er afsluttet.

For at finde 'deltagerlisten' skal du bare gå til Zoom-kontoadministration> Rapport-sektionen. I sektionen Rapport skal du bare finde 'Brugsrapporter' og klikke på 'Møde' for at vælge det møde, som du vil finde oplysningerne om.

Når du har fundet dit møde, skal du vælge rapporttype og datointerval, inden du klikker på indstillingen generer rapport.

Bemærk: Deltagerlisten kan kun genereres, hvis følgende betingelser er opfyldt:

1. Du skal være vært for det planlagte møde med rollen som kontoadministrator eller ejer.
2. Brugsrapporterne skal aktiveres.

• Zoom-kontoen skal være Pro- eller API-partner eller forretnings- eller uddannelsesplan.

4. Zoom App giver dig mulighed for at indsamle oplysninger fra deltagerne

Hvis du har troet, at tilstedeværelsesarket er en nyttig funktion, er informationsindsamlingsmuligheden i Zoom-appen en funktion, der er endnu mere udsøgt. Zoom giver dig mulighed for at indsamle oplysninger om deltagerne fra sig selv, før de deltager i mødet.

For at indsamle oplysninger skal du aktivere registreringsmuligheden, der findes under fanen 'Mine møder' i Zoom-appen. Når funktionen er aktiveret, kan du konfigurere den formular, som deltagerne skal udfylde, før de deltager i mødet.

Zoom-appen leveres med en indbygget standardformular, der giver dig mulighed for at markere afkrydsningsfelterne for de standardoplysninger, som du muligvis vil indsamle, såsom navn, firmatilknytning osv. Imidlertid giver Zoom dig også mulighed for at oprette dine brugerdefinerede felter i registreringen over fanen 'Brugerdefineret Spørgsmål. ’I denne fane kan du oprette nye spørgsmål og felter, som du vil føje til registreringen form.

'Webinar' er et udtryk for webbaseret seminar. Zoom-appen er ret i stand til at gennemføre webinarer, der giver dig mulighed for at oprette forbindelse til en overflod af deltagere. Dog til registrering er det bedre at bruge en formular på begivenhedswebstedet eller at bruge en app til begivenhedsadministration. For at samtidig give dem, der tilmeldte sig din begivenhed, til at registrere sig på Zoom, anbefales automatiseringsapps. Zapiers forudbyggede apps giver dig mulighed for at synkronisere deltagerne med Zoom, du kan enten bruge det eller bruge en hvilken som helst anden automatiseringsapp til effektivt at bruge Zoom til dine webinarer.

Bemærk: For at indsamle oplysningerne fra deltagerne skal følgende betingelser være opfyldt:

1. Du skal være vært for mødet.
2. Du skal have en pro-konto.

• Mødet kan ikke være dit 'personlige møde-id'.

5. Lav en video ud af et Zoom-opkald

En anden smart funktion i Zoom er muligheden for at optage dit videokonferenceopkald som en video. Denne funktion er ret nyttig til at dele mødet med dem, der savnede det. Til gennemgang af mødet er denne funktion altafgørende.

Zoom-appen giver dig mulighed for at optage videoen i enten det lokale drev eller i skyen. Det skal bemærkes, at cloudlagringsindstillingen kun er tilgængelig for betalte brugere. En fordel ved at bruge Cloud Storage-funktionen er muligheden for straks at streame mødet i en webbrowser, så snart optagelsen er klar. Cloud-lagerkapaciteten varierer med forskellige konti / planer.

En anden faktor, der skal tages i betragtning ved konferencevideooptagelse, er at optimere indstillingerne på forhånd. Dette forebyggende initiativ får dig til at vælge den bedste kvalitet, der passer til den type videokonference, du gennemfører. For eksempel: For en videokonference, der kun sendes, hvor kun værten vises på skærmene, er det meget effektivt at kun optage lyden og videoen fra værten. Mens der i et møde af samarbejdstypen, hvor værten og deltagerne interagerer og udveksler information med hinanden, vil du måske optage alle. Derfor anbefales det stærkt, før du starter optagelse af videokonference, at bruge et par minutter i indstillingsruden og vælge det bedste format til dine behov.

Bemærk: For at aktivere videokonferenceoptagelse skal følgende betingelser være opfyldt:

1. For at optage videoer skal du køre Zoom på Windows eller Linux eller macOS.

Hvis du ikke ser optagemuligheden i dine videokonferencer, skal du kontrollere din indstillingsside eller lade administratoren aktivere den.

6. Lad annoteringer blive samarbejdsvillige

Indstillingen Skærmdeling i Zoom giver værten mulighed for at vise alt, hvad der er på deres skærm, for alle deltagere i videoopkaldet. Annoteringsværktøjet i Zoom-appen lader deltagerne / deltagerne i videokonferencen tegne og fremhæve på den delte skærm. Denne effektivitet og kreativiteten i dette værktøj skal roses. Hvis du diskuterer visuelle materialer som mock-ups grafisk design osv., Kan kommentarværktøjets betydning ikke forklares med ord.

Hvis du er deltager i opkaldet og har brug for at kommentere på en anden delt skærm, kan du finde indstillingen Annotering fra 'Vis indstilling' øverst i zoomvinduet. Når du klikker på indstillingen Annotering, vises en værktøjslinje med indstillingsmuligheder såsom 'tegn', 'tekst', 'pil' osv. Gem-knappen på værktøjslinjen giver dig mulighed for at tage et skærmbillede af det komplette billede med kommentarerne. Hvis du er vært, får du også muligheden for at deaktivere kommentarer for alle deltagere.

7. Co-Host videokonferenceopkald

Når du er vært for et professionelt videoopkald / konference, kan der komme et tidspunkt, hvor mødet skal styres eller styres af flere end en vært. Der kan være tilfælde, hvor PR-teamet måske vil kontrollere mødet sammen med højttaleren eller emnet for webinar / videokonference har brug for to personer til at forklare det nødvendige materiale, ellers skal to ledere give et præsentation. Under sådanne omstændigheder giver Zoom dig mulighed for at vælge mere end én person til at styre videokonferencen i stedet for at gennemgå processen med at vælge en vært blandt andre

Proceduren for at bruge co-host-indstillingen starter med først at gå til indstillingen Zoom Meeting og aktivere 'Co-Host-indstillingen'. Når det er gjort, skal du vente på, at .mødet starter, og at co-hosten tilslutte. Med starten på mødet kan du tilføje personen ved at klikke på de tre prikker, der svæver over videoen.

Den alternative metode til at være vært sammen er at finde vinduet Deltager og vælge 'Administrer deltagere.' Når du har vist listen over deltagere, hold markøren over deltagernavnet, som du vil være vært for sammen, og klik på 'Mere', og vælg 'Lav indstilling til værtsindstilling'.

Bemærk: For at aktivere Co-Host-indstilling skal følgende betingelser være opfyldt:

1. Du skal have en Pro- eller Business- eller API-partner eller uddannelseskonto.
2. Du skal køre Zoom på macOS, Windows, Android eller IOS (ikke på Linus eller Web).

I tilfælde af at Co-Host-indstillingen ikke vises, skal du bede din kontoadministrator om at aktivere co-hosting-rettigheder under fanen Møder.

8. Benyt mødelokalet til deltagerne

Zoom har en interessant mulighed for at lade deltagerne komme ind i videoopkaldet, selv før værten vises. Små grupper har en forkærlighed for denne mulighed, da det giver dem mulighed for at holde mindre samtaler, før værten ser ud til at afholde mødet.

I nogle tilfælde kan denne menighed af dine deltagere i et virtuelt rum tilskrives en dårlig visning af dit brand eller virksomhedens image på grund af interaktion starter før værten selv ankommer. Dette kan undgås ved oprettelse af et virtuelt venteværelse, der holder deltagerne på vent, indtil du som vært tillader dem at deltage i mødet enten på samme tid eller en efter en.

Den nøjagtige mulighed for at aktivere det virtuelle venteværelse varierer med din kontotype. Når du først har aktiveret indstillingen, kan du dog tilpasse det, du vil have, at deltagerne skal se, når de venter på mødets start.

9. Tillad en tredjepart eller din assistent at planlægge dit møde

Zoom giver dig mulighed for at foretage ekstraordinære videoopkald, men det er mere end bare en app til et videoopkald. Den overflod af funktioner og muligheder gør Zoom til et kraftfuldt værktøj til virksomhedskommunikation. Zoom bruges ofte af fagfolk og ledere på højt niveau til at oprette forbindelse til de forskellige medarbejdere via videokonference.

Derfor skal kommunikationsværktøjet i en virksomheds- eller forretningsindstilling ofte håndteres af en assistent eller af PR-teamet eller marketingpersonalet. Zoom giver dig mulighed for at delegere planlægningen af ​​mødet til din assistent eller til en tredjepart, der administrerer din kalender.

For at aktivere planlægningsassistentrettighederne skal du logge ind på Zoom og under 'Møderindstillinger' klikke på 'Andet'. finder et plustegn ved siden af ​​Planlægningsassistenten, klik på det og skriv e-mail-id'et til din assistent og afslut processen ved at klikke på Tildel.

Når du har tilføjet din assistent, skal det valgte personale logge ud og logge ind på deres Zoom-konto igen for at funktionen kan begynde at fungere. Når planlægningsassistenten træder i kraft, kan det tildelte personale planlægge møder for dig. Følg Advance Option eller Meetings Option (Baseret på versionen af ​​din Zoom), og opret nye møder baseret på prompterne.

Bemærk: For at give din assistent eller en tredjepart mulighed for at planlægge møder for dig, skal følgende betingelser være opfyldt:

1. De, der har modtaget planlægningsrettighederne og den primære konto, der har tildelt rettighederne, skal begge have enten Pro- eller Corp-licens.
2. For dem, der ønsker at gennemføre webinarer, har planlæggeren og kontohaveren begge en Webinar-licens.

10. Keyboard essentials for effektivt at navigere i Zoom-appen

For dem, der ofte bruger Zoom, kan det at lære et par tastaturgenveje hjælpe dig behændigt med at styre dine videoopkald. Genveje til Zoom er fornuftige, funktionelle og lette at huske.

Jeg står for 'invitation.' For macOS-brugere springer "Cmd + I" til invitationsvinduet. For Windows-brugere bringer "Alt + i" dig til invitationsvinduet. Denne genvej giver dig hurtig start på dine Zoom-aktiviteter, da du fra invitationsvinduet kan hente links til mødet eller sende invitationer via e-mail.

M står for lydløs. For Mac-brugere “Cmd + Ctrl + m” og for Windows-brugere giver “Alt + m” dig mulighed for at slå alle andre fra under opkaldet, når du er vært.

Deleskærm er en populær funktion i Zoom, og dens popularitet går ikke tabt på Zoom, da funktionen har sin eksklusive genvej.

S står for andel. For Mac-brugere, "Cmd + Shift + s" og for Windows-brugere, giver "Alt + Shift + s" dig mulighed for at dele din skærm med dine opkaldsdeltagere.

Disse genveje giver dig mulighed for at foretage øjeblikkelige ændringer, når du kommer i gang med Zoom for dagen eller midt i et videoopkald.

Hvordan sammenlignes Zoom med sine konkurrenter? Hvad gør Zoom unik?

Zoom er et komplet videokonferenceværktøj, der giver dig mulighed for at foretage sofistikerede videoopkald / konferencer og meget mere. De bedste virksomheder eller rivaler, der tilbyder lignende tjenester til Zoom, er WebEx, Skype og LogMeIn. Selvom de tre virksomheder tilbyder lignende tjenester, Zoom har lagt mere vægt på videoaspektet af deres produkt, da det giver en højere billedhastighed forholdsvis.

Blandt de tre konkurrenter er Skype bredt kendt for sin personlige brug og er ikke særlig populær for virksomhedsaktiviteter sammenlignet med Zoom og de andre. Selvom grænsefladesgrafik og design af Skype er mere behageligt for øjet, falder det kort på de forskellige funktioner og muligheder, der er baseret i de andre videokonferenceløsninger.

WebEx fører an på den gratis plan uden begrænsninger for mødelængder sammenlignet med Zoom-capping på 40 minutter. Zoom topper dog løbet med sin evne til ikke kun at dele skærmen af ​​værtslyden - en funktion, der er unik for Zoom.

De forskellige muligheder for virksomhedskommunikation og webinar har ofte betalte privilegier. Prisområderne er desuden ens imellem hinanden. Zoom tilbyder dog mange sofistikerede muligheder såsom konferencelokaler og mere.

Zoom er en professionel videokonferenceløsning. Det er dog den korte sætning og også meget mere. Når man læste gennem alle tip, tricks og funktioner i Zoom, kunne man ikke lade være med at nå frem til den konklusion, at Zoom er en komplet virtuel kommunikationsløsning.

Zoom giver dig mulighed for at foretage videoopkald af enestående kvalitet og giver dig også mulighed for at dele skærm, lave kommentarer, optage opkald som video, tilføje assistenter, oprette et konferencelokale, indsamle registreringsoplysninger og mere. De muligheder, der er tilgængelige med Zoom, giver dig utallige muligheder over et videoopkald, som ellers var umulige.

De muligheder, som Zoom-indvarsler giver dig, som vært, kan tage den virtuelle konferences effektivitet til det næste niveau. Med Zoom er kommunikationen nærmere, mere personlig og mere effektiv; på trods af afstanden.

Med Zoom, lad os oprette forbindelse, lad os dele, lad os samarbejde og lad os skabe - overskridende grænser.