En omfattende guide til forståelse af bestyrelsesportalomkostninger og effektiv brug

Alle leverandører af virtuelle bordsoftware har deres egen tilgang til at strukturere de løsninger, de tilbyder. At forstå de generelle faktorer, der påvirker de endelige omkostninger, er afgørende for at lette beslutningstagningen i henhold til dit budget og uden at ofre tid.

At udforske en bordportals prissammenligning i detaljer kan du gennemgå vores artikel om dette emne.

Hyppighed af betalinger

De regninger, du skal betale for at få adgang til softwaren, kan komme på et andet tidspunkt: pr. måned, kvartalsvis, to gange om året eller om året. Koncentrer dig om brugsperioden og antallet af boards, du vil håndtere i bestyrelsens portalsoftware, for at vurdere den løsning, der ville fungere bedst for dig. Hyppigere betalinger er mere tilbøjelige til at være dyrere.

Omkostningsdannelsestilgange

Udbydere af bestyrelsessoftware, der anvender prissystemer pr. bruger og pr. funktion, udgør finalen opkræve i henhold til antallet af bestyrelsesportalmedlemmer, lagerrum og instrumenter kundevirksomhederne kræve. I disse tilfælde er det bedst at forestille sig hele konfigurationen af ​​dit board med alle de skjulte processer for at træffe den korrekte beslutning.

Tilføjelser

Mange udbydere af papirløse mødeløsninger foreslår at udvide softwarens funktionalitet med ekstra værktøjer, såsom ekstra lagerplads. Denne metode til at analysere værdien for pengene af den pågældende software er optimal, hvis du har en stor virksomhed eller en non-profit organisation med et varierende antal direktører og udvalg, da den endelige prissætning kan overgå de etablerede budget.

Faste månedlige abonnementer

En plan med faste omkostninger er den mest gennemsigtige måde, som softwareudbydere til online bestyrelsesmøder kan tilbyde. Denne type prisdannelsessystem specificerer de inkluderede værktøjer på forhånd.

For en frugtbar online board management oplevelse – ubegrænset lagerplads og brugerbeløb er abonnementer et smart valg.

Skjulte gebyrer i bestyrelsesportalpriser

Hvis du ikke præciserer udbyderens prissystem på tidspunktet for at introducere dig selv til deres produkt, er der en stor chance for, at du vil støde på skjulte omkostninger. Disse kan øge den oprindelige prissætning over dine budgetgrænser og påvirke bestyrelsens arbejdsproces dårligt. Nedenfor har vi skrevet de skjulte afgifter, der oftest overses.

Ekstra brugere og lagerplads 

Alle bestyrelser arbejder med store mængder data under møderne og på egen hånd. Begrænset lagerkapacitet kan forårsage et behov for yderligere gigabyte. Dette kan igen udløse en overskridelse af det fastsatte budget.

• Indsigt. Vi anbefaler, at du estimerer din organisations maksimale lagerpladskrav, når du sammenligner priser på bestyrelsessoftware. Vi anbefaler også, at du beder udbyderne om absolut prisgennemsigtighed.

Avancerede egenskaber

Den foretrukne softwareudbyder skal være på forhånd og klar over de værktøjer, du vil blive opkrævet for, på trods af det indviklede niveau. Dette inkluderer forbedrede sikkerhedsprotokoller, tilpasset support, administrationsrådgivning, enhedsstyring osv.

Softwareopgraderinger og vedligeholdelse 

Vedligeholdelse af board management software kan medføre ekstra omkostninger, hvis du bestiller installation på stedet. Administratorer vil måske have, at udbyderne hjælper dem med at installere deres løsning, konfigurere indstillingerne eller købe og derefter installere andet udstyr inden for organisationens faciliteter.

Yderligere træning

Hvert bestyrelsesmedlem, der tiltræder efter den indledende uddannelse, vil sandsynligvis have brug for instruktioner om, hvordan man bruger teknologien med succes. For at undgå de ekstra omkostninger ved hver undervisningssession er det bedst at afklare dette spørgsmål med udbyderen.

Hvordan vælger man et bordprissystem, der passer til dig?

Metoden til at vælge den platform med den mest rimelige prissætning involverer at vurdere de efterfølgende faktorer:

1. Antallet af administratorer, medlemmer af bestyrelsen og typen af ​​bestyrelser, der skal betjene softwaren.
2. Procedurerne for ressourcer og beskyttelsesadgang er typiske for din branche.
3. Din institutions bestyrelsesmødeorganisation og styringsprocedurer.
4. Det budget, som din organisation kan bruge på softwaren.

Når først du præcist forstår dit bords behov, vil det kræve meget mindre indsats at træffe det rigtige valg fra tilgængelige softwaremuligheder og diskuter de resterende spørgsmål med de udbydere, der bedst kan opfylde dine krav.

Implementering af board portal software

At vælge en sikker løsning, der passer til dine krav, er en proces, der har et par trin. Man skal forstå, at denne proces ikke er begrænset til at sammenligne priserne på de pågældende muligheder. For at finde den rigtige software skal du sammenligne adskillige online mødeløsninger i henhold til den funktionalitet, der vil lette din organisations arbejdsproces.

Der er to hovedstadier at overveje, når man analyserer, og hver har et par delfaser:

1. Udvælgelse
2. Adoption

Valg af bestyrelsesportal

Det er vigtigt at vælge den optimale mulighed ved at følge nedenstående system. Disse trin er afgørende for at opbygge et grundlag for mere effektiv styring.

• Fastlæggelse af forskningskriterier
• Udførelse af forskningen
• Shortlisting
• Sammenligner

Adoption

Når den bedst egnede bestyrelsesportal er valgt, er det tid til at begynde overgangen til onlinemødesystemet.

• Uddannelse
• Installation og implementering
• Tilpasning
• Implementering

Inden du begynder at holde selve sessionerne, vil du blive instrueret af supportteamet i, hvordan du sætter alt op.