Warum sind Board-Portale das primäre Tool für den Aufbau von Teamarbeit und Zusammenarbeit?

An diesem Punkt kann kein kollaboratives Tool von Drittanbietern mit dem einzigen Angebot eines guten und stabilen Tools mithalten Board-Portal. Dies ist in den meisten großen und kleinen Unternehmen zu einem Trend des 21. Jahrhunderts geworden. Kein Wunder, denn es ist der einfachste Weg, die Bewegungen aller am Managementprozess Beteiligten zu koordinieren: von den einfachen Managern und Administratoren bis zum Vorstand.

Die Geschichte der Boardroom-Entwicklung

Das Internet verbreitete sich Ende der 1990er Jahre schnell. Die Leute kauften Computer, meldeten sich bei ISPs an und gingen online, um zu sehen, was das World Wide Web zu bieten hatte. Obwohl die Technologie zu dieser Zeit eingeschränkt war, erwogen zukunftsorientierte Direktoren Möglichkeiten, das Internet zu nutzen, um den Prozess der Vorstandssitzungen zu automatisieren. Viele weitere Jahrtausende sollten vergehen, bis ein virtueller Sitzungssaal, sowohl der Name als auch die Technologie, offiziell auf dem Markt erhältlich war.

Die Weiterentwicklung neuer Technologien sowie das Auftauchen von Unternehmensskandalen haben den Bedarf an einem effizienteren Verfahren für Vorstandssitzungen erhöht, das nicht nur einfach, sondern auch konform ist. BoardVantage war einer der ersten Dienstleister im Jahr 2002. Zusammen mit anderen Unternehmen, die vergleichbare Dienstleistungen anbieten, hat das Unternehmen Risikokapital erhalten.

Die Branche der elektronischen Bücher bleibt jedoch begrenzt. Es stand nur leitenden Angestellten zur Verfügung, und seine Nützlichkeit beschränkte sich auf die Anzeige von Sitzungsunterlagen auf großen Computern. Damit konnte man nicht viel anfangen.

Der wahre Game Changer war jedoch das Debüt des iPad im Jahr 2010. Vorstandsmitglieder könnten diese tragbaren Tablets während der Vorstandssitzungen anstelle von schweren Computern verwenden. Zum ersten Mal waren Vorstandsmitglieder wirklich mobil und konnten von überall aus zusammenarbeiten. Mit der Multi-Touch-Funktionalität konnten Benutzer direkt auf dem iPad schreiben und zeichnen, als wäre es Papier, und so noch mehr Grenzen überwinden.

Diese Funktionen öffneten die Tür für neue Funktionen, die die Kommunikation der Vorstandsmitglieder verbesserten. Schließlich war die für Remote-Vorstandssitzungen erforderliche Technologie bereits verfügbar, wie die Anbieter schnell herausfanden.

Warum ist das Board Portal in dieser Hinsicht außergewöhnlich?

Die Pandemie hat diesen Trend begründet, aber er setzte sich außerhalb der Quarantäne fort. Es zeigte genug Stärken, um in dieser Liste zusammengefasst zu werden.

Vorteil auch während der Einrichtung des Meetings 

Die Verwendung von Drittanbieter-Software ist zeitaufwändig und lästig. Zuerst sammeln Sie alle Dateien auf einem Stapel, organisieren sie manuell, laden sie auf den Server hoch und können sie erst dann vor dem Meeting verteilen. Es ist viel einfacher, eine Virtual-Board-Software zu verwenden. Sie ziehen einfach eine Datei in eine vorhandene Vorlage. Sie können:

• schnell das Dokumentenbündel aktualisieren;
• Wählen Sie einfach die entsprechende Option aus, um das vollständige Ankündigungspaket zu ändern;
• Verwenden Sie das Vorstandsportal, um die Tagesordnung bei der Erstellung eines Dokumentenpakets zu automatisieren.

Dies reduziert den Zeitaufwand für das Sortieren und Ordnen der Paketdateien. Sie können auch eine zeitliche Beschränkung für jeden Tagesordnungspunkt festlegen, was dazu beiträgt, das Meeting am Laufen zu halten. In Bezug auf Warnungen sind sie auch hier vorhanden. Dies entlastet die Verwaltungsmitarbeiter des Vorstandes von einer weiteren zeitaufwändigen Aufgabe.

Vorteile während der Meetings selbst direkt 

Der Hauptvorteil eines Vorstandsportals ist die Möglichkeit, eine Online-Vorstandssitzung zu erstellen. Als ob es Papier wäre, können Sie sofort Notizen auf der Seite eines beliebigen Besprechungsdokuments machen. Darüber hinaus können diese Notizen persönlich oder geteilt werden, um sicherzustellen, dass Ihre Sitzungen lebendig und effektiv sind. Einige Board-Portale sind eine vollständige Meeting-Lösung und beinhalten sogar Abstimmungs- und E-Signatur-Optionen. In einem Board-Portal:

• die Anwesenheit wird automatisch erfasst;
• das Protokoll jeder Sitzung enthält Informationen über die Anwesenheit, die auch durch Prüfungsberichte nachverfolgt werden können;
• die manuelle Anwesenheitserfassung bei Besprechungen entfällt, was den Ablauf vereinfacht.

Da Zeit Geld ist, sollten Sie Ihre Besprechungszeit optimal nutzen.

Vorteile nach Beendigung des Meetings

Eine Board-Management-Software umfasst auch Projektmanagement-Tools, die den Prozess nach der Sitzung unterstützen. Sichere Board-Dokumente können in der Dokumentenbibliothek aufbewahrt werden. Dadurch wird gewährleistet, dass alle vom Vorstand erhaltenen Informationen sofort für Prüfungen zur Verfügung stehen. Dies bedeutet auch, dass alle neuen Vorstandsmitglieder oder CEOs Zugang zu historischen Vorstandsdokumenten haben.

Warum sind diese Arten von kollaborativen Anwendungen obligatorisch?

Collaboration-Apps sind aus vielen Gründen äußerst nützlich. Die eigentliche Idee hinter der Board-Portalsoftware ist großartig, da diese Arten von Anwendungen einfach in einem praktischen Tool mit erhöhter Sicherheit kombiniert werden.

Apropos Sicherheit, fortgeschrittene Forscher versichern uns, dass das Verschlüsselungsniveau in fast jedem der beliebtesten ist Boardroom-Lösungen erreichen das Niveau militärischer Verschlüsselung oder führender Finanzinstitute wie der Zentrale Bank. Wie zu erwarten, haben Hacker keine Chance, es sei denn, Sie geben ihnen Ihr Passwort und eine Möglichkeit, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung durchzuführen.

Dies ist derzeit die einzige Art von Anwendung, die eine vollständig papierlose Besprechungslösung bietet. Wie die Forscher sagen, bringt es Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe und ermöglicht es Ihnen, die Wachstumsobergrenze zu durchbrechen, über die Sie an diesem Punkt wahrscheinlich stolpern.