5 Haupttipps, die Sie bei der Auswahl einer Virtual Board Room-Software kennen sollten
Verschiedenes / / April 29, 2023
Hightech-Innovationen verändern die Art und Weise, wie und wo wir Geschäfte machen. Eine der bemerkenswertesten Manifestationen dieses Musters ist die Website des Vorstands. Sowohl öffentliche als auch private Unternehmen nutzen es für die Kapital- und Unternehmensverwaltung. Um eine virtuelle Sitzung erfolgreich, effektiv und sicher durchführen zu können, benötigen Sie die entsprechende Software für Vorstandssitzungen. Diese Plattformen können auch das Verfahren für die Teilnahme an tatsächlichen Besprechungen oder solchen, die sowohl virtuelle als auch physische Anwesenheit beinhalten, beschleunigen. Im Folgenden werden wir uns die 5 Top-Tipps genauer ansehen, die Sie bei der Auswahl einer Virtual-Board-Software berücksichtigen sollten.
Seiteninhalt
- Was ist Vorstandssitzungssoftware?
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5 Tipps zur Auswahl von Sitzungssaal-Software
- 1. Berücksichtigen Sie Ihre öffentlich zugängliche Website, wenn Sie eine Entscheidung treffen
- 2. Nehmen Sie Cybersicherheit ernst
- 3. Bestimmen Sie die Leichtigkeit des Informationszugriffs
- 4. Überprüfen Sie die Preisliste in
- 5. Stellen Sie fest, ob Videokonferenzen unterstützt werden
- Abschluss
Was ist Vorstandssitzungssoftware?
Ein einziges, sicheres und kollaboratives Tool namens Board Meeting Software (auch bekannt als Board Portal Software) ermöglicht es Ihnen, Vorstandssitzungen von Anfang bis Ende papierlos zu planen. Dieses Mehrzwecktool ermöglicht die Organisation von Besprechungen und die Schaffung einer Atmosphäre, die effektive Teamarbeit, Kommunikation und Interaktion fördert. Sie können Tagesordnungen und andere wichtige Dokumente über ein Board-Portal teilen, Dokumente auf dem neuesten Stand halten, damit jeder Zugriff auf die neuesten Informationen hat, und Notizen und Fragen zu Dokumenten hinzufügen. Andere vorteilhafte Funktionen und Merkmale können auch bei der Verwendung von Vorstandssitzungssoftware gefunden werden.
Der Erfolg beim Einsatz dieser Software erklärt, warum Unternehmen aller Größen und Branchen diese Technologien einsetzen. Dies wiederum fördert die Versorgung des Marktes, was sich in der ständigen Entstehung neuer Anbieter von Vorstandssoftware zeigt.
5 Tipps zur Auswahl von Sitzungssaal-Software
Sie sollten ein geschäftliches Verständnis für Ihr Endziel haben, die Größe Ihres Unternehmens und andere Faktoren berücksichtigen, wenn Sie eine Sitzungs-App auswählen und ansehen boardportal software vergleich. Es gibt 5 allgemeine Empfehlungen, die Ihnen helfen könnten, eine kluge Wahl zu treffen.
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1. Berücksichtigen Sie Ihre öffentlich zugängliche Website, wenn Sie eine Entscheidung treffen
Einer der wichtigsten Faktoren, die bei der Auswahl von Sitzungssaalsoftware berücksichtigt werden, ist die Benutzererfahrung. Dies umfasst die Position der Navigationsschaltflächen, einen logischen Ablauf von Ereignissen, die Möglichkeit, Vorlagen zu ändern, und mehr. Dies ist wichtig, da Ihr Job mit einer papierlosen Meeting-Lösung neben dem Erfolg auch so intelligent wie möglich sein soll.
2. Nehmen Sie Cybersicherheit ernst
Eines der aktuellsten Themen in der Cybersicherheit. Unternehmen verlieren durch Angriffe und Betrug Millionen von Dollar. Achten Sie also darauf, ob die Sitzungssaal-Software Datenverschlüsselung anbietet. Derzeit ist die 128-Bit-Verschlüsselung die am häufigsten verwendete Form. Eine vollständige 256-Bit-Verschlüsselung, vergleichbar mit dem Militärstandard, könnte von anspruchsvolleren Anbietern verfügbar sein.
Finden Sie heraus, wo Ihre Daten gespeichert werden. Es ist entscheidend, dass es sich auf einem Server und nicht in der Cloud befindet, wo Hacker es möglicherweise leichter haben. Vergessen Sie nicht, auch Ihre SMS-Nachrichten zu sichern. Geben Sie immer Anbietern den Vorzug, die regelmäßig Penetrationstests durchführen und ihre Produkte aktualisieren.
3. Bestimmen Sie die Leichtigkeit des Informationszugriffs
Auch wenn es offensichtlich erscheinen mag, sollte die ideale Board-Portal-Meeting-Software es Ihnen und den Meeting-Teilnehmern leicht machen, die benötigten Informationen zu erhalten. Das Ziel des Einsatzes eines papierlosen Systems besteht darin, den verschlungenen und unorganisierten Papierprozess durch einen schlankeren, einfacheren und geordneteren Prozess zu ersetzen.
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- Die Fähigkeit zu suchen. Dokumente müssen für Vorstandsmitglieder einfach zu suchen und zu navigieren sein. Darüber hinaus müssen sie dies auf jedem beliebigen Gerät tun können. Da alle drei dieser Plattformen verwendet werden können, bieten die besten Board-Management-Systeme Versionen, die für Desktop, Tablet und Mobilgerät optimiert sind. Wenn die von Ihnen gewählte Software nur Desktop-basiert ist, werden Sie Ihr Ziel, die Teilnahme an Meetings zu steigern, nicht erreichen können.
- Druckgerechte Formatierung. Es wird immer Benutzer geben, die Kopien ausdrucken möchten, obwohl die Schaffung eines papierlosen Arbeitsplatzes einer der Hauptgründe dafür ist, dass viele Unternehmen Board-Portale nutzen. Dies kann auf eine Vielzahl von Faktoren zurückzuführen sein, wie z. B. persönliche Bequemlichkeit oder Intoleranz gegenüber längerer Bildschirmnutzung. Stellen Sie sicher, dass die Formatierung des Kartonbuchs und der Begleitpapiere für den Druck in dieser speziellen Situation geeignet ist.
- Offline-Zugänglichkeit. Ob die Leute sowohl online als auch offline auf die Inhalte zugreifen können, ist ein anderer zu berücksichtigender Faktor. Wenn dies nicht der Fall ist, kann es für sie schwierig sein, sich auf das Meeting vorzubereiten, wenn sie keinen Zugang zu Wi-Fi oder 4G haben.
4. Überprüfen Sie die Preisliste in
Viele Anbieter von Online-Vorstandssitzungen enthalten normalerweise versteckte Gebühren, die Sie vielleicht überraschen werden. Hier sind einige Beispiele:
- Hilfe beim Training. Sie müssen lernen, wie Sie das Programm nach dem Kauf verwenden. Es ist wichtig zu wissen, ob diese Schulung kostenlos ist oder ob ein bezahlter Berater erforderlich ist. Zahlreiche Anbieter veranstalten häufig Webinare, die die Funktionen ihrer Plattformen abdecken. Häufig ist jedoch diese oder jene Ladung erforderlich.
- Kundendienst. Erfahren Sie, mit welchem Servicestandard Sie rechnen müssen. Es könnte die ganze Zeit verfügbar sein, aber nur zu bestimmten Zeiten wird es zum Beispiel kostenlose Hilfe geben.
- Speicherkapazität. Wenn Sie mit vielen Daten arbeiten, ist dieser Aspekt sehr wichtig. Häufig wird zusätzliche Kapazität zu einem hohen Preis angeboten.
5. Stellen Sie fest, ob Videokonferenzen unterstützt werden
Die Fähigkeit zu beobachten, wer aktiv an der Besprechung teilnimmt, ist unerlässlich, um die gesetzliche Verpflichtung zur schnellen Identifizierung aller Teilnehmer zu erfüllen. Sie könnten versehentlich einen Benutzer bei einer Telefonkonferenz verlieren. Videokonferenzen in Board-Management-Software sind daher für die Transparenz unglaublich förderlich.
Darüber hinaus scheint es intimer zu sein, sich sehen zu können, und kommt einer körperlichen Begegnung am nächsten. Es ist weniger ein Problem, wenn Leute durcheinander reden, da Sie einfach eine Methode zum Erheben der Hand installieren können, um dem Vorsitzenden zu helfen, jedem, der einen Kommentar haben möchte, die Möglichkeit zu geben, sich zu äußern. Sie können auch die visuellen Hinweise nehmen, dass jemand bereit ist zu sprechen.
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Abschluss
Der Einsatz von Board-Portal-Software im Unternehmen wird die Arbeit erheblich vereinfachen und für alle verständlicher machen. Daher ist es so wichtig, verantwortungsvoll an die Auswahl der Software heranzugehen, die alle Ihre Anforderungen erfüllt. Befolgen Sie unsere Ratschläge und bauen Sie Ihr Geschäft mit Sitzungssaalsoftware aus.