Die Bedeutung der Wahl des richtigen Datenraums für Sie

Führungskräfte, Vorstandsmitglieder und Führungskräfte nutzen virtuelle Datenraumdienste für die sichere Datenspeicherung und effiziente Zusammenarbeit mit Dritten.

Aber es gibt heute Dutzende von Anbietern virtueller Datenräume, sodass es schwierig sein kann, den richtigen Anbieter für Ihr Unternehmen auszuwählen. Dennoch ist die richtige Wahl entscheidend, da sie das Ergebnis eines Deals beeinflussen kann.

Der folgende Leitfaden hilft Ihnen mit den besten Tipps und den wichtigsten Schritten bei der Suche nach einem Datenraum.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum, auch bekannt als elektronischer Datenraum, ist ein sicheres Online-Repository, das für die Speicherung und Verteilung digitaler Dateien und Dokumente verwendet wird.

Online-Datenraumsoftware ist besonders hilfreich bei den folgenden Geschäftstransaktionen und -prozessen:

• Fusionen und Übernahmen. Ein verkaufendes und ein erwerbendes Unternehmen können einen VDR als sichere und kontrollierte Transaktionsumgebung verwenden. Seine Funktionen ermöglichen das schnelle und einfache Hochladen und Teilen vertraulicher Due-Diligence-Dokumente, die Kommunikation zu M&A-Fragen und die Beschleunigung der gesamten Transaktion.
• Spendensammlung. Startups und Unternehmen, die Kapital beschaffen möchten, benötigen einen virtuellen Datenraum, um Dokumente mit Investoren auszutauschen und ihre Aktivitäten zu verfolgen, um zu verstehen, wer am engagiertesten und interessiertesten ist.
• Börsengänge. Unternehmen, die an die Börse gehen wollen, benötigen einen Datenraum, um mehrere externe Parteien wie z Wirtschaftsprüfer, Underwriter und potenzielle Investoren mit sicherem und transparentem Zugang zu ihren Finanzen IPO-Daten.
• Vorstandsmitteilungen. Vorstandsmitglieder verwenden VDRs für die Verwaltung und Durchführung von Vorstands- und Ausschusssitzungen, den sicheren Austausch von Vorstandsmaterialien, das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben und das Überwachen der Leistung. Du kannst Lern mehr über Datenraumlösungen für Vorstandsmitglieder.

5 Gründe für die Verwendung von Datenraumsoftware

Neben der sicheren Speicherung und gemeinsamen Nutzung vertraulicher Dateien bietet die Nutzung eines virtuellen Datenraums noch weitere zahlreiche Vorteile.

1. Reduzierte Kosten. Virtuelle Datenräume sind im Vergleich zu physischen Datenräumen wesentlich günstiger und kostengünstiger. Erstens fallen keine reisebezogenen Ausgaben wie Tickets oder Unterkunft an. Zweitens zahlen die Benutzer nicht für die Miete und Wartung des Datenraums. Zusammen können Tausende von Dollar pro Jahr eingespart werden.
2. Effiziente Kommunikation. Viele Anbieter von Datenräumen bieten eine Vielzahl von Kollaborations- und Kommunikationstools an. Zum Beispiel Live-Chats, Thread-Diskussionen, Kommentare, Benachrichtigungen, Expertenzuweisung, Q&A-Bereiche usw.
3. Schneller Geschäftsabschluss. VDRs ermöglichen es Benutzern, wichtige Dokumente schnell hochzuladen, zu aktualisieren und zu teilen. Es hilft, Partner, Investoren und Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten. Dies wiederum erleichtert die Entscheidungsfindung und führt zu einem schnelleren Geschäftsabschluss.
4. Barrierefreiheit. Auf virtuelle Datenräume kann jederzeit und überall zugegriffen werden. Darüber hinaus können Hunderte von Benutzern gleichzeitig Dokumente anzeigen, ohne sich gegenseitig bei der Arbeit zu stören.
5. Umweltfreundlichkeit. Virtuelle Datenräume helfen, das Drucken und Speichern von Tausenden von Papierdokumenten zu vermeiden. Darüber hinaus verhindert der Fernzugriff auf einen VDR, dass Benutzer reisen müssen, was den Kohlendioxidausstoß reduziert. Das alles wirkt sich positiv auf die Umwelt aus.

Kriterien der besten Anbieter virtueller Datenräume

Konzentrieren Sie sich bei der Suche nach einem virtuellen Datenraum auf die folgenden Merkmale.

Kriterien	Beschreibung
1. Starke Datensicherheit	Wählen Sie einen Anbieter, der Folgendes bietet: Greifen Sie auf Sicherheitsfunktionen zu wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, granulare Benutzerberechtigungen und IP-Zugriffsbeschränkungen. Dokumentsicherheitsfunktionen wie Redaktion, dynamische Wasserzeichen und Remote-Shred.
2. Erweiterte Funktionen	Stellen Sie sicher, dass ein Datenraum über Folgendes verfügt: Dokumentenverwaltungsfunktionen wie Bulk-Datei-Upload, Drag-and-Drop, automatische Indexnummerierung und einfache Textsuche. Kommunikationsfunktionen wie Threads, Live-Chats, Videokonferenzen, Kommentare und Benachrichtigungen. Funktionen zur Verfolgung der Benutzeraktivität wie Berichte und Audit Trails.
3. Professionelle Kundenbetreuung	Achten Sie darauf, wenn ein Anbieter Folgendes anbietet: 24/7/365-Support um bei Bedarf jederzeit einen Support-Mitarbeiter erreichen zu können. Mehrsprachige Unterstützung um mit einem Support-Spezialisten in einer von Ihnen bevorzugten Sprache kommunizieren zu können. Mehrkanalunterstützung um ein Support-Team auf verschiedene Weise wie Telefon, Live-Chat oder E-Mail kontaktieren zu können.
4. Andere Kriterien	Sehen Sie sich Folgendes an: Kostenlose Testphase um die Plattform kostenlos zu testen, bevor Sie Dienstleistungen kaufen. Erfahrung in Ihrer Branche um sicherzustellen, dass eine Plattform Ihren Geschäftszwecken entspricht. Tarifpläne um die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Preisoption auszuwählen.

5 Schritte bei der Auswahl eines Anbieters für virtuelle Datenräume

Hier ist eine kurze Anleitung, wie Sie den für Ihr Projekt am besten geeigneten Datenraumanbieter auswählen können.

1. Identifizieren Sie die Bedürfnisse. Definieren Sie, wofür Sie einen VDR benötigen, wie lange ein Projekt dauert, wie viele Benutzer auf einen Raum zugreifen und wie viel Speicherkapazität ein Datenraum haben soll.
2. Legen Sie Budgetgrenzen fest. Definieren Sie, wie viel Sie sich für einen Datenraum leisten können, da die Preise bei 99 US-Dollar pro Monat beginnen und Tausende von US-Dollar pro Jahr erreichen können.
3. Lesen Sie die Bewertungen. Erfahren Sie, was andere Nutzer von Anbietern auf Bewertungsseiten für Datenräume halten.
4. Virtuelle Datenräume vergleichen. Wählen Sie 2-3 Anbieter aus und vergleichen Sie sie in Bezug auf Funktionalität, Erfahrung und Kosten.
5. Buchen Sie eine Demo. Wenden Sie sich an einen Anbieter, damit Ihnen ein Vertriebsmitarbeiter zeigen kann, wie ein Datenraum funktioniert und welche Preisoptionen für Ihr Projekt bestehen.