Ein umfassender Leitfaden zum Verständnis der Kosten und effektiven Nutzung des Board-Portals

Alle Anbieter von Virtual-Board-Software haben ihren eigenen Ansatz zur Strukturierung der von ihnen angebotenen Lösungen. Das Verständnis der allgemeinen Faktoren, die sich auf die Endkosten auswirken, ist entscheidend, um die Entscheidungsfindung gemäß Ihrem Budget und ohne Zeitverlust zu erleichtern.

Um eine zu erkunden Board Portal Preisvergleich Im Detail können Sie unseren Artikel zu diesem Thema lesen.

Häufigkeit der Zahlungen

Die Rechnungen, die Sie für den Zugriff auf die Software bezahlen müssen, können zu unterschiedlichen Zeitpunkten anfallen: monatlich, vierteljährlich, zweimal jährlich oder jährlich. Konzentrieren Sie sich auf die Nutzungsdauer und die Anzahl der Boards, die Sie innerhalb der Board-Portal-Software verwalten werden, um abzuschätzen, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist. Häufigere Zahlungen sind eher teurer.

Kostenbildungsansätze

Anbieter von Board-Management-Software, die Preissysteme pro Benutzer und pro Funktion einführen, bilden das Finale Gebühr entsprechend der Anzahl der Board-Portal-Mitglieder, Lagerraum und Instrumente der Kundenunternehmen benötigen. In diesen Fällen ist es am besten, sich die gesamte Konfiguration Ihres Boards mit all den versteckten Prozessen vorzustellen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Add-Ons

Viele Anbieter von Lösungen für papierlose Meetings schlagen vor, die Funktionalität der Software durch zusätzliche Tools zu erweitern, wie z. B. zusätzlichen Speicherplatz. Diese Methode zur Analyse des Preis-Leistungs-Verhältnisses der betreffenden Software ist optimal, wenn Sie ein großes Unternehmen oder einen haben Non-Profit-Organisation mit einer unterschiedlichen Anzahl von Direktoren und Ausschüssen, da die endgültigen Preise die etablierten übertreffen können Budget.

Feste monatliche Abonnements

Ein Plan mit festen Kosten ist die transparenteste Art und Weise, wie Anbieter von Software für Online-Vorstandssitzungen anbieten können. Diese Art von Preisbildungssystem legt die enthaltenen Tools im Voraus fest.

Für ein fruchtbares Online-Board-Management-Erlebnis – unbegrenzter Speicherplatz und Abonnements für Benutzermengen sind eine kluge Wahl.

Versteckte Gebühren in den Preisen des Boardportals

Wenn Sie das Preissystem des Anbieters nicht in der Phase der Vorstellung seines Produkts klären, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf versteckte Kosten stoßen. Diese können den anfänglichen Preis über Ihre Budgetgrenzen hinaus erhöhen und den Arbeitsprozess des Vorstands beeinträchtigen. Unten haben wir die versteckten Kosten aufgelistet, die am häufigsten übersehen werden.

Zusätzliche Benutzer und Speicherplatz 

Alle Verwaltungsräte arbeiten während der Sitzungen und alleine mit großen Datenmengen. Begrenzte Speicherkapazität kann zusätzliche Gigabyte erforderlich machen. Dies wiederum kann eine Überschreitung des festgelegten Budgets auslösen.

• Einblick. Wir empfehlen, den maximalen Speicherplatzbedarf Ihres Unternehmens zu schätzen, wenn Sie die Preise für Board-Management-Software vergleichen. Wir empfehlen Ihnen außerdem, bei den Anbietern nach absoluter Preistransparenz zu fragen.

Erweiterte Funktionen

Der bevorzugte Softwareanbieter muss offen und klar sein, welche Tools Ihnen trotz der Komplexität in Rechnung gestellt werden. Dazu gehören verbesserte Sicherheitsprotokolle, kundenspezifischer Support, Verwaltungsberatung, Entitätsmanagement usw.

Software-Upgrades und Wartung 

Die Wartung der Board-Management-Software kann zusätzliche Kosten verursachen, wenn Sie die Bereitstellung vor Ort bestellen. Administratoren möchten möglicherweise, dass die Anbieter ihnen helfen, ihre Lösung zu installieren, die Einstellungen zu konfigurieren oder andere Geräte zu kaufen und dann in den Räumlichkeiten der Einrichtung der Organisation zu installieren.

Zusätzliches Training

Jedes Vorstandsmitglied, das nach der Erstschulung hinzukommt, wird wahrscheinlich eine Anleitung benötigen, wie man die Technologie erfolgreich einsetzt. Um die Mehrkosten für jede Aufklärungssitzung zu vermeiden, klären Sie diese Frage am besten mit dem Anbieter.

Wie wähle ich ein Board-Preissystem aus, das zu Ihnen passt?

Die Methode zur Auswahl der Plattform mit dem günstigsten Preis beinhaltet die Bewertung der folgenden Faktoren:

1. Die Anzahl der Administratoren, Vorstandsmitglieder und Art der Gremien, die die Software betreiben.
2. Die Ressourcen- und Schutzzugriffsverfahren sind typisch für Ihre Branche.
3. Die Organisation der Vorstandssitzung und die Governance-Verfahren Ihrer Institution.
4. Das Budget, das Ihre Organisation für die Software ausgeben kann.

Sobald Sie die Bedürfnisse Ihres Boards genau verstanden haben, wird es viel weniger Aufwand erfordern, die richtige Wahl zu treffen verfügbaren Softwareoptionen und besprechen Sie die verbleibenden Fragen mit den Anbietern, die Ihre Anforderungen am besten erfüllen können.

Implementierung einer Board-Portal-Software

Die Auswahl einer sicheren Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht, ist ein Prozess, der aus wenigen Schritten besteht. Man muss verstehen, dass dieser Prozess nicht darauf beschränkt ist, die Preise der betreffenden Optionen zu vergleichen. Um die richtige Software zu finden, müssen Sie zahlreiche Online-Meeting-Lösungen nach der Funktionalität vergleichen, die den Arbeitsprozess Ihres Unternehmens erleichtert.

Es gibt zwei Hauptphasen, die bei der Analyse zu berücksichtigen sind, und jede hat einige Unterphasen:

1. Auswahl
2. Annahme

Auswahl des Board-Portals

Es ist wichtig, die optimale Option auszuwählen, indem Sie dem unten stehenden System folgen. Diese Schritte sind unerlässlich, um eine Grundlage für eine effizientere Governance zu schaffen.

• Untersuchungskriterien definieren
• Durchführung der Forschung
• Auswahlliste
• Vergleichen

Annahme

Sobald das am besten geeignete Board-Portal ausgewählt ist, ist es an der Zeit, mit der Umstellung auf das Online-Meeting-System zu beginnen.

• Ausbildung
• Installation und Bereitstellung
• Anpassung
• Implementierung

Bevor Sie mit den eigentlichen Sitzungen beginnen, werden Sie vom Support-Team in die Einrichtung eingewiesen.