Γιατί οι πύλες του πίνακα είναι το κύριο εργαλείο για την οικοδόμηση ομαδικής εργασίας και συνεργασίας;

Σε αυτό το σημείο, κανένα εργαλείο συνεργασίας τρίτου μέρους δεν μπορεί να ταιριάξει με τη μοναδική προσφορά ενός καλού και σταθερού πύλη του σκάφους. Αυτό έχει γίνει μια τάση του 21ου αιώνα στις περισσότερες μεγάλες και μικρές εταιρείες. Δεν αποτελεί έκπληξη, γιατί είναι ο ευκολότερος τρόπος για να συντονιστούν οι κινήσεις όλων των συμμετεχόντων στη διαδικασία διαχείρισης: από διευθυντικά στελέχη και διαχειριστές, μέχρι το διοικητικό συμβούλιο.

Η ιστορία της ανάπτυξης των αιθουσών συνεδριάσεων

Το Διαδίκτυο έγινε γρήγορα διαδεδομένο στα τέλη της δεκαετίας του 1990. Οι άνθρωποι αγόραζαν υπολογιστές, εγγράφονταν σε ISP και μπαίνονταν στο διαδίκτυο για να δουν τι είχε να προσφέρει ο Παγκόσμιος Ιστός. Παρόλο που η τεχνολογία ήταν περιορισμένη εκείνη την εποχή, οι προνοητικοί διευθυντές εξέταζαν τρόπους να χρησιμοποιήσουν το Διαδίκτυο για να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου. Θα περάσουν πολλές ακόμη χιλιετίες προτού μια εικονική αίθουσα συνεδριάσεων, τόσο το όνομα όσο και η τεχνολογία, ήταν επίσημα διαθέσιμη στην αγορά.

Η πρόοδος των νέων τεχνολογιών, καθώς και η εμφάνιση εταιρικών σκανδάλων, έχουν αυξήσει την ανάγκη για μια πιο αποτελεσματική διαδικασία συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου που δεν είναι μόνο εύκολη αλλά και συμβατή. Το BoardVantage ήταν ένας από τους αρχικούς παρόχους υπηρεσιών το 2002. Μαζί με άλλες εταιρείες που παρέχουν συγκρίσιμες υπηρεσίες, η εταιρεία απέκτησε επιχειρηματικό κεφάλαιο.

Ωστόσο, η βιομηχανία ηλεκτρονικών βιβλίων παραμένει περιορισμένη. Ήταν διαθέσιμο μόνο σε ανώτερα στελέχη και η χρησιμότητά του περιοριζόταν στην προβολή εγγράφων συνεδριάσεων σε μεγάλους υπολογιστές. Δεν μπορούσες να κάνεις πολλά με αυτό.

Η πραγματική αλλαγή παιχνιδιού, ωστόσο, ήταν το ντεμπούτο του iPad το 2010. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ενδέχεται να χρησιμοποιούν αυτά τα φορητά tablet αντί για βαρείς υπολογιστές κατά τη διάρκεια των συνεδριών του διοικητικού συμβουλίου. Για πρώτη φορά, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ήταν πραγματικά κινητά, επιτρέποντάς τους να συνεργάζονται μεταξύ τους από οπουδήποτε. Με τη λειτουργία πολλαπλής αφής, οι χρήστες μπορούσαν να γράφουν και να σχεδιάζουν απευθείας στο iPad σαν να ήταν χαρτί, καταρρίπτοντας ακόμη περισσότερα όρια.

Αυτά τα χαρακτηριστικά άνοιξαν την πόρτα για νέα χαρακτηριστικά που βελτίωσαν την επικοινωνία των μελών του διοικητικού συμβουλίου. Τέλος, η τεχνολογία που απαιτείται για τις εξ αποστάσεως συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου ήταν ήδη διαθέσιμη, όπως ανακάλυψαν γρήγορα οι πωλητές.

Γιατί η Πύλη του Διοικητικού Συμβουλίου είναι εξαιρετική από αυτή την άποψη;

Η πανδημία καθιέρωσε αυτή την τάση, αλλά συνεχίστηκε και εκτός καραντίνας. Έδειξε αρκετά δυνατά σημεία για να συνοψιστεί σε αυτή τη λίστα.

Πλεονέκτημα ακόμη και κατά την Ίδρυση της Συνέλευσης 

Η χρήση λογισμικού τρίτων είναι χρονοβόρα και κουραστική. Αρχικά, συγκεντρώνετε όλα τα αρχεία σε ένα σωρό, τα οργανώνετε με μη αυτόματο τρόπο, τα ανεβάζετε στον διακομιστή και μόνο τότε μπορείτε να τα διανείμετε πριν από τη συνάντηση. Είναι πολύ πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε λογισμικό εικονικής πλακέτας. Απλώς σύρετε ένα αρχείο σε ένα υπάρχον πρότυπο. Μπορείς:

• ενημερώστε γρήγορα τη δέσμη εγγράφων.
• απλά επιλέξτε τη σχετική επιλογή για να αλλάξετε το πλήρες πακέτο ανακοινώσεων.
• χρησιμοποιήστε το Board Portal για να αυτοματοποιήσετε την ατζέντα κατά την παραγωγή ενός πακέτου εγγράφων.

Αυτό μειώνει τον χρόνο που δαπανάται για την ταξινόμηση και την τακτοποίηση των αρχείων πακέτων. Μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν χρονικό περιορισμό για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης, ο οποίος θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη σύσκεψη σε καλό δρόμο. Όσον αφορά τις ειδοποιήσεις, υπάρχουν και εδώ. Αυτό απαλλάσσει το διοικητικό προσωπικό του διοικητικού συμβουλίου από μια άλλη χρονοβόρα αγγαρεία.

Τα πλεονεκτήματα κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων τα ίδια άμεσα 

Το βασικό πλεονέκτημα μιας Πύλης Διοικητικού Συμβουλίου είναι η ικανότητά της να δημιουργεί μια διαδικτυακή συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου. Σαν να ήταν χαρτί, μπορείτε να κρατήσετε σημειώσεις αμέσως στη σελίδα οποιουδήποτε εγγράφου συνάντησης. Επιπλέον, αυτές οι σημειώσεις μπορούν να είναι προσωπικές ή κοινές, διασφαλίζοντας ότι οι συνεδρίες σας είναι ζωντανές και αποτελεσματικές. Μια πλήρης λύση συνάντησης, ορισμένες πύλες του διοικητικού συμβουλίου περιλαμβάνουν ακόμη και επιλογές ψηφοφορίας και ηλεκτρονικής υπογραφής. Σε μια Πύλη Διοικητικού Συμβουλίου:

• Η συμμετοχή παρακολουθείται αυτόματα.
• τα πρακτικά κάθε συνεδρίασης περιλαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με τη συμμετοχή, οι οποίες μπορούν επίσης να εντοπιστούν μέσω εκθέσεων ελέγχου·
• δεν υπάρχει πλέον ανάγκη μη αυτόματης παρακολούθησης κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, γεγονός που απλοποιεί τη διαδικασία.

Επειδή ο χρόνος είναι χρήμα, θα πρέπει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο της συνάντησής σας.

Οφέλη μετά το τέλος της συνάντησης

Ένα λογισμικό διαχείρισης πίνακα περιλαμβάνει επίσης εργαλεία διαχείρισης έργου που βοηθούν στη διαδικασία μετά τη συνάντηση. Τα έγγραφα ασφαλούς πίνακα μπορούν να φυλάσσονται στη Βιβλιοθήκη εγγράφων. Αυτό εγγυάται ότι οποιαδήποτε πληροφορία λαμβάνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο είναι άμεσα διαθέσιμη για έλεγχο. Αυτό σημαίνει επίσης ότι τυχόν νέα Μέλη ή Διευθύνοντες Σύμβουλοι θα έχουν πρόσβαση σε ιστορικά έγγραφα του Διοικητικού Συμβουλίου.

Γιατί είναι υποχρεωτικές αυτού του είδους οι εφαρμογές συνεργασίας;

Οι εφαρμογές συνεργασίας είναι εξαιρετικά χρήσιμες για πολλούς λόγους. Η ίδια η ιδέα πίσω από το λογισμικό πύλης Board είναι εξαιρετική, επειδή αυτού του είδους οι εφαρμογές απλώς συνδυάζονται σε ένα βολικό εργαλείο που έχει βελτιωμένη ασφάλεια.

Μιλώντας για την ασφάλεια, προηγμένοι ερευνητές μας διαβεβαιώνουν ότι το επίπεδο κρυπτογράφησης σε σχεδόν οποιοδήποτε από τα δημοφιλή Οι λύσεις αιθουσών συνεδριάσεων φτάνουν στο επίπεδο της στρατιωτικής κρυπτογράφησης ή κορυφαίων χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων όπως το κεντρικό τράπεζα. Όπως θα περίμενε κανείς, οι χάκερ δεν έχουν καμία πιθανότητα αν δεν τους δώσετε τον κωδικό πρόσβασής σας και έναν τρόπο να πραγματοποιήσουν έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων.

Αυτή είναι προς το παρόν το μόνο είδος εφαρμογής που προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση συνάντησης χωρίς χαρτί. Όπως λένε οι ερευνητές, πηγαίνει την επιχείρησή σας στο επόμενο επίπεδο, επιτρέποντάς σας να ξεπεράσετε αυτό το ανώτατο όριο ανάπτυξης στο οποίο πιθανότατα σκοντάφτετε σε αυτό το σημείο.