Η σημασία της επιλογής του κατάλληλου δωματίου δεδομένων για εσάς

Στελέχη, μέλη του διοικητικού συμβουλίου και ηγέτες επιχειρήσεων χρησιμοποιούν υπηρεσίες εικονικών δωματίων δεδομένων για ασφαλή αποθήκευση δεδομένων και αποτελεσματική συνεργασία με τρίτα μέρη.

Αλλά υπάρχουν δεκάδες πάροχοι εικονικών δωματίων δεδομένων σήμερα εκεί έξω, επομένως μπορεί να είναι δύσκολο να επιλέξετε τον κατάλληλο προμηθευτή για την εταιρεία σας. Ωστόσο, η σωστή επιλογή είναι κρίσιμη, καθώς μπορεί να επηρεάσει το αποτέλεσμα μιας συμφωνίας.

Ο παρακάτω οδηγός θα σας βοηθήσει με τις κορυφαίες συμβουλές και τα πιο σημαντικά βήματα κατά την αναζήτηση μιας αίθουσας δεδομένων.

Τι είναι ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων;

Το εικονικό δωμάτιο δεδομένων, γνωστό και ως ηλεκτρονικό δωμάτιο δεδομένων, είναι ένα ασφαλές διαδικτυακό αποθετήριο που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και διανομή ψηφιακών αρχείων και εγγράφων.

Το λογισμικό διαδικτυακής αίθουσας δεδομένων είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά τις ακόλουθες επιχειρηματικές συναλλαγές και διαδικασίες:

• Συγχωνεύσεις και εξαγορές. Μια εταιρεία που πωλεί και μια εταιρεία εξαγοράς μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα VDR ως ένα ασφαλές και ελεγχόμενο περιβάλλον συναλλαγών. Τα χαρακτηριστικά του επιτρέπουν τη γρήγορη και εύκολη μεταφόρτωση και κοινή χρήση εμπιστευτικών εγγράφων δέουσας επιμέλειας, την επικοινωνία σε ερωτήσεις συγχωνεύσεων και εξαγορών και την επιτάχυνση της συνολικής συναλλαγής.
• Ερανος. Οι νεοφυείς επιχειρήσεις και οι επιχειρήσεις που στοχεύουν στην άντληση κεφαλαίων χρειάζονται μια εικονική αίθουσα δεδομένων για την κοινή χρήση εγγράφων με τους επενδυτές και την παρακολούθηση της δραστηριότητάς τους για να κατανοήσουν ποιος είναι ο πιο αφοσιωμένος και ενδιαφερόμενος.
• IPOs. Οι εταιρείες που θέλουν να γίνουν δημόσιες χρειάζονται ένα δωμάτιο δεδομένων για να παρέχουν πολλά εξωτερικά μέρη όπως ελεγκτές, αναδόχους και δυνητικούς επενδυτές με ασφαλή και διαφανή πρόσβαση στα χρηματοοικονομικά τους στοιχεία Δεδομένα IPO.
• Επικοινωνίες διοικητικού συμβουλίου. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου χρησιμοποιούν VDR για τη διαχείριση και τη διεξαγωγή συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και των επιτροπών, την ασφαλή κοινή χρήση του υλικού του διοικητικού συμβουλίου, τη δημιουργία και την ανάθεση εργασιών και την παρακολούθηση της απόδοσης. Μπορείς Μάθε περισσότερα σχετικά με λύσεις αίθουσας δεδομένων για διευθυντές συμβουλίων.

5 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό δωματίου δεδομένων

Εκτός από την ασφαλή αποθήκευση και κοινή χρήση εμπιστευτικών αρχείων, υπάρχουν και άλλα πολυάριθμα οφέλη από τη χρήση ενός εικονικού δωματίου δεδομένων.

1. Μειωμένο κόστος. Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων είναι πολύ πιο οικονομικά και οικονομικά σε σύγκριση με τα φυσικά δωμάτια δεδομένων. Πρώτον, δεν υπάρχουν έξοδα που σχετίζονται με ταξίδια, όπως εισιτήρια ή διαμονή. Δεύτερον, οι χρήστες δεν πληρώνουν για το ενοίκιο και τη συντήρηση του δωματίου δεδομένων. Μαζί, μπορεί να εξοικονομήσει χιλιάδες δολάρια ετησίως.
2. Αποτελεσματική επικοινωνία. Πολλοί προμηθευτές δωματίων δεδομένων προσφέρουν μια ποικιλία εργαλείων συνεργασίας και επικοινωνίας. Για παράδειγμα, ζωντανές συνομιλίες, συζητήσεις νημάτων, σχόλια, ειδοποιήσεις, ανάθεση ειδικών, ενότητες Q&A κ.λπ.
3. Ταχύτερη ολοκλήρωση της συμφωνίας. Τα VDR επιτρέπουν στους χρήστες να ανεβάζουν γρήγορα, να ενημερώνουν και να μοιράζονται σημαντικά έγγραφα. Βοηθά στη διατήρηση της ενημέρωσης των συνεργατών, των επενδυτών και των μελών της ομάδας. Με τη σειρά του, διευκολύνει τη λήψη αποφάσεων και οδηγεί σε ταχύτερο κλείσιμο της συμφωνίας.
4. Προσιτότητα. Τα εικονικά δωμάτια δεδομένων είναι προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε. Επιπλέον, εκατοντάδες χρήστες μπορούν να προβάλλουν έγγραφα ταυτόχρονα χωρίς να παρεμβαίνουν ο ένας στην εργασία του άλλου.
5. Οικολογική φιλικότητα. Οι αίθουσες εικονικών δεδομένων βοηθούν στην αποφυγή εκτύπωσης και αποθήκευσης χιλιάδων χάρτινων εγγράφων. Επιπλέον, η απομακρυσμένη πρόσβαση σε ένα VDR εμποδίζει τους χρήστες να ταξιδεύουν, γεγονός που μειώνει τις εκπομπές διοξειδίου του άνθρακα. Όλα έχουν θετικό αντίκτυπο στο περιβάλλον.

Κριτήρια των καλύτερων παρόχων εικονικών δωματίων δεδομένων

Όταν ψάχνετε για ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων, εστιάστε στα ακόλουθα χαρακτηριστικά.

Κριτήρια	Περιγραφή
1. Ισχυρή ασφάλεια δεδομένων	Επιλέξτε έναν πάροχο που προσφέρει: Πρόσβαση σε χαρακτηριστικά ασφαλείας όπως ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων, τα αναλυτικά δικαιώματα χρήστη και οι περιορισμοί πρόσβασης IP. Χαρακτηριστικά ασφαλείας εγγράφων όπως η σύνταξη, τα δυναμικά υδατογραφήματα και η απομακρυσμένη κοπή.
2. Προηγμένες δυνατότητες	Βεβαιωθείτε ότι μια αίθουσα δεδομένων έχει: Χαρακτηριστικά διαχείρισης εγγράφων όπως μαζική μεταφόρτωση αρχείων, drag-n-drop, αυτόματη αρίθμηση ευρετηρίου και εύκολη αναζήτηση κειμένου. Χαρακτηριστικά επικοινωνίας όπως νήματα, ζωντανές συνομιλίες, τηλεδιάσκεψη, σχόλια και ειδοποιήσεις. Λειτουργίες παρακολούθησης δραστηριότητας χρήστη όπως εκθέσεις και ίχνη ελέγχου.
3. Επαγγελματική υποστήριξη πελατών	Δώστε προσοχή εάν ένας πωλητής προσφέρει: 24/7/365 υποστήριξη για να μπορέσετε να προσεγγίσετε έναν εκπρόσωπο υποστήριξης οποιαδήποτε στιγμή υπάρχει ανάγκη. Πολυγλωσσική υποστήριξη για να μπορέσετε να επικοινωνήσετε με έναν ειδικό υποστήριξης σε μια γλώσσα που προτιμάτε. Υποστήριξη πολλαπλών καναλιών να μπορείτε να επικοινωνήσετε με μια ομάδα υποστήριξης με διάφορα μέσα, όπως τηλέφωνο, ζωντανή συνομιλία ή email.
4. Άλλα κριτήρια	Δείτε τα παρακάτω: Δωρεάν δοκιμή να δοκιμάσετε την πλατφόρμα δωρεάν πριν αγοράσετε οποιαδήποτε υπηρεσία. Εμπειρία στον κλάδο σας για να βεβαιωθείτε ότι μια πλατφόρμα ανταποκρίνεται στους επιχειρηματικούς σας σκοπούς. Δασμολογικά σχέδια για να επιλέξετε την καταλληλότερη επιλογή τιμολόγησης σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

5 βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε κατά την επιλογή ενός παρόχου εικονικής αίθουσας δεδομένων

Ακολουθεί μια σύντομη οδηγία σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε για να επιλέξετε έναν προμηθευτή χώρου δεδομένων που είναι πιο κατάλληλος για το έργο σας.

1. Προσδιορίστε τις ανάγκες. Καθορίστε για τι χρειάζεστε ένα VDR, πόσο θα διαρκέσει ένα έργο, πόσοι χρήστες θα έχουν πρόσβαση σε ένα δωμάτιο και πόση χωρητικότητα αποθήκευσης πρέπει να έχει ένα δωμάτιο δεδομένων.
2. Ορίστε όρια προϋπολογισμού. Καθορίστε πόσα χρήματα μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να ξοδέψετε σε μια αίθουσα δεδομένων, καθώς οι τιμές ξεκινούν από 99 $ το μήνα και μπορούν να φτάσουν τα χιλιάδες δολάρια ετησίως.
3. Διαβάστε τις κριτικές. Μάθετε τι σκέφτονται οι άλλοι χρήστες για τους παρόχους σε ιστότοπους ελέγχου αιθουσών δεδομένων.
4. Συγκρίνετε δωμάτια εικονικών δεδομένων. Επιλέξτε 2-3 προμηθευτές και συγκρίνετε τους ως προς τη λειτουργικότητα, την εμπειρία και το κόστος.
5. Κάντε κράτηση για ένα demo. Επικοινωνήστε με έναν πάροχο, ώστε ένας εκπρόσωπος πωλήσεων να σας δείξει πώς λειτουργεί μια αίθουσα δεδομένων και ποιες είναι οι επιλογές τιμολόγησης για το έργο σας.