¿Por qué los Board Portals son la herramienta principal para desarrollar el trabajo en equipo y la colaboración?

En este punto, ninguna herramienta de colaboración de terceros puede igualar la oferta única de una buena y estable portal de la junta. Esto se ha convertido en una tendencia del siglo XXI en la mayoría de las empresas grandes y pequeñas. No en vano, porque es la forma más sencilla de coordinar los movimientos de todos los participantes en el proceso de gestión: desde los jefes y administradores de base, hasta el consejo de administración.

La historia del desarrollo de las salas de juntas

Internet se generalizó rápidamente a fines de la década de 1990. La gente compraba computadoras, se registraba en ISP y se conectaba en línea para ver lo que la World Wide Web tenía para ofrecer. Aunque la tecnología estaba restringida en ese momento, los directores con visión de futuro estaban considerando formas de usar Internet para automatizar el proceso de reunión de la junta. Pasarían muchos más milenios antes de que una sala de juntas virtual, tanto el nombre como la tecnología, estuviera formalmente disponible en el mercado.

El avance de las nuevas tecnologías, así como la aparición de escándalos corporativos, han planteado la necesidad de un procedimiento de reunión de directorio más eficiente que no solo sea fácil sino también compatible. BoardVantage fue uno de los proveedores de servicios iniciales en 2002. Junto con otras empresas que prestan servicios comparables, la empresa obtuvo capital de riesgo.

Sin embargo, la industria del libro electrónico sigue siendo limitada. Solo estaba disponible para altos ejecutivos y su utilidad se limitaba a ver documentos de reuniones en computadoras grandes. No había mucho que pudieras hacer con él.

Sin embargo, el verdadero cambio de juego fue el debut del iPad en 2010. Los miembros de la junta pueden utilizar estas tabletas portátiles en lugar de computadoras pesadas durante las sesiones de la junta. Por primera vez, los miembros de la junta eran genuinamente móviles, lo que les permitía colaborar entre sí desde cualquier lugar. Con la función multitáctil, los usuarios podían escribir y dibujar directamente en el iPad como si fuera papel, rompiendo aún más fronteras.

Estas funciones abrieron la puerta a nuevas funciones que mejoraron la comunicación entre los miembros de la junta. Finalmente, la tecnología requerida para las reuniones remotas de la junta ya estaba disponible, como descubrieron rápidamente los proveedores.

¿Por qué el Board Portal es excepcional en este sentido?

La pandemia estableció esta tendencia, pero continuó fuera de la cuarentena. Mostró suficientes fortalezas para resumirse en esta lista.

Ventaja incluso durante el Establecimiento de la Junta 

El uso de software de terceros lleva mucho tiempo y es tedioso. Primero, reúne todos los archivos en una pila, los organiza manualmente, los carga en el servidor y solo entonces puede distribuirlos antes de la reunión. Es mucho más fácil usar el software de tablero virtual. Simplemente arrastre un archivo a una plantilla existente. Puedes:

• actualizar rápidamente el paquete de documentos;
• simplemente seleccione la opción correspondiente para cambiar el paquete de anuncios completo;
• use el Portal de la Junta para automatizar la agenda al producir un paquete de documentos.

Esto reduce el tiempo dedicado a clasificar y organizar los archivos de paquetes. También puede establecer una restricción de tiempo para cada tema de la agenda, lo que ayudará a mantener la reunión encaminada. En cuanto a las alertas, también están presentes aquí. Esto libera al personal administrativo de la junta de otra tarea que consume mucho tiempo.

Beneficios durante las Reuniones Ellos Mismos Directamente 

El beneficio clave de un Portal de Directorio es su capacidad para crear una reunión de directorio en línea. Como si fuera un papel, puede tomar notas inmediatamente en la página de cualquier documento de la reunión. Además, estas notas pueden ser personales o compartidas, asegurando que sus sesiones sean animadas y efectivas. Una solución completa para reuniones, algunos portales de juntas incluso incluyen opciones de votación y firma electrónica. En un portal de tablero:

• la asistencia se rastrea automáticamente;
• las actas de cada reunión incluyen información sobre la asistencia, que también es rastreable a través de informes de auditoría;
• ya no es necesario tomar manualmente la asistencia durante las reuniones, lo que simplifica el procedimiento.

Debido a que el tiempo es dinero, debe aprovechar al máximo el tiempo de su reunión.

Beneficios después de que terminó la reunión

Un software de gestión de juntas también incluye herramientas de gestión de proyectos que ayudan en el proceso posterior a la reunión. Los documentos seguros de la junta se pueden guardar en la biblioteca de documentos. Esto garantiza que cualquier información obtenida de la Junta esté inmediatamente disponible para auditorías. Esto también implica que los nuevos miembros de la Junta o directores generales tendrán acceso a los documentos históricos de la Junta.

¿Por qué son obligatorios este tipo de aplicaciones colaborativas?

Las aplicaciones de colaboración son extremadamente útiles por muchas razones. La idea misma detrás del software del portal Board es excelente, porque este tipo de aplicaciones simplemente se combinan en una herramienta conveniente que tiene una seguridad mejorada.

Hablando de seguridad, investigadores avanzados aseguran que el nivel de encriptación en casi cualquiera de los populares Las soluciones de sala de juntas alcanzan el nivel de encriptación militar o las principales instituciones financieras como la central banco. Como era de esperar, los piratas informáticos no tienen ninguna posibilidad a menos que les proporcione su contraseña y una forma de realizar la autenticación de dos factores.

Este es actualmente el único tipo de aplicación que ofrece una solución completa para reuniones sin papel. Como dicen los investigadores, lleva su negocio al siguiente nivel, lo que le permite romper ese techo de crecimiento con el que probablemente se esté tropezando en este momento.