La importancia de elegir la sala de datos adecuada para usted

Los ejecutivos, los miembros de la junta y los líderes empresariales utilizan los servicios de sala de datos virtual para el almacenamiento seguro de datos y la colaboración eficiente con terceros.

Pero hoy en día existen docenas de proveedores de salas de datos virtuales, por lo que puede ser un desafío elegir el proveedor adecuado para su empresa. Aún así, la elección correcta es crucial, ya que puede afectar el resultado de un trato.

La siguiente guía lo ayudará con los mejores consejos y los pasos más importantes al buscar una sala de datos.

¿Qué es una sala de datos virtual?

Una sala de datos virtual, también conocida como sala de datos electrónica, es un depósito en línea seguro que se utiliza para el almacenamiento y la distribución de archivos y documentos digitales.

El software de sala de datos en línea es especialmente útil durante las siguientes transacciones y procesos comerciales:

• Fusiones y adquisiciones. Una empresa vendedora y adquirente puede utilizar un VDR como un entorno de negociación seguro y controlado. Sus funciones permiten cargar y compartir documentos confidenciales de diligencia debida de forma rápida y sencilla, comunicarse sobre cuestiones de fusiones y adquisiciones y acelerar la transacción general.
• recaudación de fondos. Las nuevas empresas y las empresas que buscan recaudar capital necesitan una sala de datos virtual para compartir documentos con los inversores y realizar un seguimiento de su actividad para comprender quién está más comprometido e interesado.
• OPI. Las empresas que quieren cotizar en bolsa necesitan una sala de datos para proporcionar múltiples partes externas como auditores, suscriptores e inversores potenciales con acceso seguro y transparente a sus datos de la salida a bolsa.
• Comunicaciones de la junta. Los miembros de la junta usan los VDR para administrar y realizar reuniones de juntas y comités, compartir materiales de la junta de manera segura, crear y asignar tareas y monitorear el desempeño. Puede aprende más sobre soluciones de data room para directorios.

5 razones para usar un software de sala de datos

Además del almacenamiento seguro y el uso compartido de archivos confidenciales, existen otros numerosos beneficios al utilizar una sala de datos virtual.

1. Costo reducido. Las salas de datos virtuales son mucho más asequibles y rentables en comparación con las salas de datos físicas. Primero, no hay gastos relacionados con el viaje, como boletos o alojamiento. En segundo lugar, los usuarios no pagan el alquiler ni el mantenimiento de la sala de datos. Juntos, pueden ahorrar miles de dólares al año.
2. Comunicación eficiente. Muchos proveedores de salas de datos ofrecen una variedad de herramientas de colaboración y comunicación. Por ejemplo, chats en vivo, hilos de discusión, comentarios, notificaciones, asignación de expertos, secciones de preguntas y respuestas, etc.
3. Finalización más rápida del trato. Los VDR permiten a los usuarios cargar, actualizar y compartir rápidamente documentos importantes. Ayuda a mantener actualizados a los socios, inversores y miembros del equipo. A su vez, facilita la toma de decisiones y conduce a un cierre de acuerdos más rápido.
4. Accesibilidad. Se puede acceder a las salas de datos virtuales en cualquier momento y en cualquier lugar. Además, cientos de usuarios pueden ver documentos simultáneamente sin interferir con el trabajo de los demás.
5. Eco-amistad. Las salas de datos virtuales ayudan a evitar la impresión y el almacenamiento de miles de documentos en papel. Además, el acceso remoto a un VDR evita que los usuarios viajen, lo que reduce las emisiones de dióxido de carbono. Todo tiene un impacto positivo en el medio ambiente.

Criterios de los mejores proveedores de salas de datos virtuales

Cuando busque una sala de datos virtual, concéntrese en las siguientes características.

Criterios	Descripción
1. Fuerte seguridad de datos	Elija un proveedor que ofrezca: Acceder a funciones de seguridad como autenticación de dos factores, permisos de usuario granulares y restricciones de acceso IP. Funciones de seguridad del documento como redacción, marcas de agua dinámicas y fragmentación remota.
2. Características avanzadas	Asegúrese de que una sala de datos tenga: Funciones de gestión de documentos como carga masiva de archivos, arrastrar y soltar, numeración automática de índices y búsqueda de texto fácil. Funciones de comunicación como hilos, chats en vivo, videoconferencias, comentarios y notificaciones. Funciones de seguimiento de la actividad del usuario como informes y pistas de auditoría.
3. Atención al cliente profesional	Preste atención si un proveedor ofrece: Soporte 24/7/365 para poder comunicarse con un representante de soporte en cualquier momento que sea necesario. Soporte multilingüe para poder comunicarse con un especialista de soporte en el idioma que prefiera. Soporte multicanal para poder ponerse en contacto con un equipo de soporte por varios medios, como teléfono, chat en vivo o correo electrónico.
4. Otros criterios	Mira lo siguiente: Prueba gratis para probar la plataforma de forma gratuita antes de comprar cualquier servicio. Experiencia en su industria para asegurarse de que una plataforma se corresponda con sus propósitos comerciales. planes tarifarios para elegir la opción de precio más adecuada según sus necesidades.

5 pasos a seguir al elegir un proveedor de sala de datos virtual

Aquí hay una breve instrucción sobre qué hacer para elegir un proveedor de sala de datos más adecuado para su proyecto.

1. Identificar las necesidades. Defina para qué necesita un VDR, cuánto durará un proyecto, cuántos usuarios accederán a una sala y cuánta capacidad de almacenamiento debe tener una sala de datos.
2. Establecer límites de presupuesto. Defina cuánto puede permitirse gastar en una sala de datos, ya que los precios comienzan desde $99 por mes y pueden llegar a miles de dólares por año.
3. Lee las reseñas. Conozca lo que otros usuarios piensan de los proveedores en los sitios de revisión de salas de datos.
4. Compara salas de datos virtuales. Elija 2-3 proveedores y compárelos en términos de funcionalidad, experiencia y costo.
5. Reserve una demostración. Póngase en contacto con un proveedor para que un representante de ventas pueda mostrarle cómo funciona un cuarto de datos y cuáles son las opciones de precios para su proyecto.