Los 10 mejores consejos, trucos y funciones de Zoom para convertirse en un profesional en videoconferencia

La videoconferencia se ha convertido rápidamente en el medio de comunicación más preferido en los tiempos modernos. Ya sea un correo electrónico o una llamada de voz, se pierde mucha expresión e intención en estos modos de comunicación. De ahí que a menudo se soliciten reuniones presenciales para asuntos de suma importancia.

Sin embargo, una reunión cara a cara cuesta muchos recursos, tiempo y energía, solo para que las partes previstas estén en la misma sala. Todo el proceso apesta a tradición obsoleta e ineficacia. La videoconferencia surgió como una alternativa eficaz para las costosas reuniones / conferencias cara a cara.

La videoconferencia es una tecnología que se integrará completamente en nuestras vidas, como se han convertido los teléfonos celulares y los teléfonos. La videoconferencia le permite al usuario ignorar la distancia y sentirse como si estuviera al lado de los participantes / personas que llaman. Nos permite dar y recibir; Explique e instruya en tiempo real, incluso si las personas que llaman son de un país diferente.

La aplicación Zoom es una solución de videoconferencia emocionante y profesional que ofrece al usuario una experiencia de videoconferencia excepcional y mucho más. La aplicación Zoom permite al usuario compartir su pantalla con aquellos que están conectados con la llamada. Le permite pasar el control de la reunión a otra persona e incluso le permite grabar la llamada como un video.

La solución de videoconferencia de la aplicación Zoom tiene muchas opciones útiles y funcionales que están ocultas en su menú avanzado. La siguiente lista le permite conocer las funciones, consejos y trucos para descubrir el inmenso potencial de esta emocionante aplicación de comunicación. Permítanos profundizar en las maravillosas opciones que le permiten usar la aplicación de manera más eficiente, lo que lo convierte en un profesional en videoconferencias.

1. Programador automático de reuniones

La aplicación Zoom lo libera de la preocupación de tener un asistente para programar su reunión. Puede conectar directamente su aplicación de programación de reuniones a Zoom, que creará una nueva reunión de Zoom cada vez que un usuario reserve una cita. También agrega las fechas y horas al calendario personal que está conectado a Zoom. De esta forma, sus reuniones están totalmente automatizadas y son eficientes, libres de errores humanos.

Incluso puede automatizar las reuniones del equipo agregando un paso al anterior, lo que permite que Zoom comparta el enlace de la reunión con una aplicación de chat del equipo, como Slack o similar.

2. Cree fácilmente reuniones periódicas a través de configuraciones guardadas y una URL

Las reuniones periódicas pueden ser los controles semanales y mensuales u otras llamadas programadas regularmente que tenga con el mismo grupo de personas. Al crear una reunión periódica en Zoom, solo necesita guardar la configuración por una vez y podrá usarla cada vez que llame. Otro punto eficaz en la opción de reunión periódica es que puede utilizar la misma URL una y otra vez. Por lo tanto, no es necesario que envíe a los asistentes a la reunión una nueva URL cada vez que se programe una reunión.

Otro truco ingenioso incluido en la opción de reunión periódica es "Sin tiempo fijo". Puede usar esta opción si se reúne con el mismo grupo de personas en un horario regular pero no a la misma hora, para cada reunión. Con "Sin hora fija", puede usar la misma configuración y la misma ID de reunión una y otra vez, sin cambiar nada para las horas que decida conectarse a través de videoconferencia.

3. Comprueba quién asistió a la reunión

Esta es una función útil para las videoconferencias que son de naturaleza obligatoria, como una conferencia universitaria o una formación laboral obligatoria. Para los eventos de videoconferencia como tales, querrá verificar la información de quienes asistieron y quienes no. Zoom le proporciona esta información una vez finalizada la reunión.

Para encontrar la "lista de asistentes", todo lo que tiene que hacer es ir a la sección Administración de cuentas de Zoom> Informe. En la sección Informe, solo necesita encontrar los "Informes de uso" y hacer clic en "Reunión" para elegir la reunión para la que desea encontrar la información.

Una vez que haya encontrado su reunión, elija el tipo de informe y el rango de fechas antes de hacer clic en la opción generar informe.

Nota: La lista de asistentes solo se puede generar si se cumplen las siguientes condiciones:

1. Debe ser el anfitrión de la reunión programada, con el rol de administrador o propietario de la cuenta.
2. Los informes de uso deben estar habilitados.

• La cuenta de Zoom debe ser Pro o API Partner o un plan empresarial o educativo.

4. La aplicación Zoom le permite recopilar información de los asistentes

Si ha pensado que la hoja de asistencia es una característica útil, la opción de recopilación de información de la aplicación Zoom es una característica aún más exquisita. Zoom le permite recopilar información sobre los participantes de ellos mismos antes de unirse a la reunión.

Para recopilar información, debe habilitar la opción Registro que se encuentra en la pestaña "Mis reuniones" de la aplicación Zoom. Una vez que la función está habilitada, puede configurar el formulario que los asistentes deben completar antes de unirse a la reunión.

La aplicación Zoom viene con un formulario predeterminado incorporado que le permite marcar las casillas de verificación de la información estándar que desee recopilar, como el nombre, la afiliación de la empresa, etc. Sin embargo, Zoom también le permite crear sus campos personalizados en el registro en la pestaña "Personalizado Preguntas ". En esta pestaña, puede crear nuevas preguntas y campos que desee agregar al registro formar.

"Webinar" es un término para un seminario basado en la web. La aplicación Zoom es bastante capaz de realizar seminarios web que le permiten conectarse con una gran cantidad de participantes. Sin embargo, para el registro es mejor utilizar un formulario en el sitio web del evento o utilizar una aplicación de gestión de eventos. Para hacer que quienes se inscribieron en su evento se registren simultáneamente en Zoom, se recomiendan las aplicaciones de automatización. Las aplicaciones prediseñadas de Zapier le permiten sincronizar a los asistentes con Zoom, puede usar eso o usar cualquier otra aplicación de automatización para usar Zoom de manera eficiente para sus seminarios web.

Nota: Para recabar la información de los asistentes se deben cumplir las siguientes condiciones:

1. Debe ser el anfitrión de la reunión.
2. Debes tener una cuenta pro.

• La reunión no puede ser su "ID de reunión personal".

5. Hacer un video de una llamada de Zoom

Otra función inteligente de Zoom es la capacidad de grabar su llamada de videoconferencia como un video. Esta función es muy útil para compartir la reunión con quienes se la perdieron. Para revisar la reunión, esta característica es primordial.

La aplicación Zoom le permite grabar el video en la unidad local o en la nube. Cabe señalar que la opción de almacenamiento en la nube solo está disponible para usuarios pagos. Una ventaja de utilizar la función de almacenamiento en la nube es la capacidad de transmitir inmediatamente la reunión en un navegador web, tan pronto como la grabación esté lista. La capacidad de almacenamiento en la nube varía con diferentes cuentas / planes.

Otro factor a tener en cuenta para la grabación de video de conferencias es optimizar la configuración de antemano. Esta iniciativa preventiva le hace elegir la mejor calidad que sea adecuada para el tipo de videoconferencia que está realizando. Por ejemplo: para una videoconferencia de tipo transmisión, donde solo el anfitrión aparece en las pantallas, es mucho más eficiente grabar solo el audio y video del anfitrión. Mientras que, en una reunión de tipo colaborativo en la que el anfitrión y los asistentes interactúan e intercambian información entre sí, es posible que desee grabar a todos. Por lo tanto, antes de iniciar la grabación de la videoconferencia, es muy recomendable pasar unos minutos en el panel de configuración, eligiendo el mejor formato para sus necesidades.

Nota: Para habilitar la grabación de videoconferencia, se deben cumplir las siguientes condiciones:

1. Para grabar videos, debe ejecutar Zoom en Windows o Linux o macOS.

En caso de no ver la opción de grabación en sus videoconferencias, consulte su página de configuración o haga que el administrador la habilite.

6. Deje que las anotaciones se vuelvan colaborativas

La opción Compartir pantalla del Zoom permite al anfitrión mostrar lo que esté en su pantalla a todos los asistentes a la videollamada. La herramienta de anotación de la aplicación Zoom permite a los asistentes / participantes de la videoconferencia dibujar y resaltar en la pantalla compartida. Es necesario elogiar esta eficiencia y creatividad de esta herramienta. Si está hablando de materiales visuales como maquetas de diseño gráfico, etc., el significado de la herramienta de anotación no se puede explicar con meras palabras.

Si participa en la llamada y necesita realizar anotaciones en la pantalla compartida de otra persona, puede encontrar la opción Anotar en la "Opción de visualización" en la parte superior de la ventana de Zoom. Una vez que haga clic en la opción Anotar, aparecerá una barra de herramientas con opciones de anotaciones como "dibujar", "texto", "flecha", etc. El botón guardar en la barra de herramientas le permite tomar una captura de pantalla de la imagen completa con las anotaciones. Si eres el anfitrión, también tienes la opción de deshabilitar las anotaciones para todos los asistentes.

7. Coanfitrión de videoconferencias

Cuando realiza una videollamada / conferencia profesional, puede llegar un momento en el que la reunión deba ser dirigida o controlada de forma cooperativa por más de un anfitrión. Puede haber casos en los que el equipo de relaciones públicas desee controlar la reunión junto con el orador o el tema de la reunión. El seminario web / videoconferencia necesita dos personas para explicar el material necesario o dos ejecutivos deben dar una colaboración presentación. En tales circunstancias, Zoom le permite elegir a más de una persona para que dirija la videoconferencia en lugar de pasar por el proceso de elegir un anfitrión entre otros.

El procedimiento para usar la opción de coanfitrión comienza con ir primero a la configuración de Zoom Meeting y habilitar la "Opción de coanfitrión". Una vez hecho esto, debe esperar a que comience la reunión y a que el coanfitrión unirse. Con el inicio de la reunión, puede agregar a la persona haciendo clic en los tres puntos que se ciernen sobre el video.

El método alternativo para coanfitrión es buscar la ventana Participante y seleccionar "Administrar participantes". Una vez que vea la lista de participantes, coloque el cursor sobre el nombre del participante que desea ser coanfitrión, haga clic en "Más" y seleccione la opción "Hacer coanfitrión".

Nota: Para habilitar la opción Coanfitrión, se deben cumplir las siguientes condiciones:

1. Debe necesitar una cuenta Pro o Business o API Partner o Education.
2. Necesita ejecutar Zoom en macOS, Windows, Android o IOS (no en Linus o Web).

En caso de que la opción Coanfitrión no aparezca, solicite a su Administrador de cuenta que habilite los privilegios de coanfitrión en la pestaña Reuniones.

8. Disponer de sala de reuniones para los asistentes

Zoom tiene una opción interesante de permitir que los asistentes entren en la videollamada incluso antes de que aparezca el anfitrión. A los grupos pequeños les gusta esta opción, ya que les permite realizar pequeñas charlas antes de que el anfitrión aparezca para oficiar la reunión.

Sin embargo, en ocasiones, esta congregación de sus asistentes en una sala virtual se puede atribuir a un mala visualización de su marca o imagen corporativa debido a que la interacción comienza incluso antes de que el anfitrión llega. Esto se puede evitar con la creación de una sala de espera virtual que mantenga a los participantes en espera hasta que usted, el anfitrión, les permita unirse a la reunión al mismo tiempo o uno por uno.

La opción exacta para habilitar la sala de espera virtual varía según su tipo de cuenta. Sin embargo, una vez que habilita la opción, puede personalizar lo que desea que vean los asistentes mientras esperan el inicio de la reunión.

9. Permita que un tercero o su asistente programen su reunión

Zoom le permite realizar videollamadas excepcionales, pero es más que una aplicación para una videollamada. La gran cantidad de funciones y opciones hacen de Zoom una poderosa herramienta de comunicación corporativa. Los profesionales y ejecutivos de alto nivel suelen utilizar Zoom para conectarse con el personal a través de videoconferencias.

Por lo tanto, en un entorno corporativo o comercial, la herramienta de comunicación a menudo debe ser manejada por un asistente o por el equipo de relaciones públicas o el personal de marketing. Zoom le permite delegar la programación de la reunión a su asistente o con un tercero que administra su calendario.

Para habilitar los privilegios del asistente de programación, debe iniciar sesión en Zoom y, en "Configuración de reuniones", haga clic en "Otros". encontrará un signo más junto al Asistente de programación, haga clic en él y escriba la ID de correo electrónico de su asistente y finalice el proceso haciendo clic en Asignar.

Una vez que haya agregado su asistente, el personal elegido debe cerrar sesión y volver a iniciar sesión en su cuenta de Zoom para que la función comience a funcionar. Una vez que el Asistente de programación entra en vigencia, el personal asignado puede programar reuniones por usted. Siga la opción Avanzada o la Opción de reuniones (según la versión de su Zoom) y cree nuevas reuniones según las indicaciones.

Nota: Para permitir que su asistente o un tercero programe reuniones por usted, se deben cumplir las siguientes condiciones:

1. Aquellos que recibieron los privilegios de programación y la cuenta principal que ha asignado los privilegios, ambos deben tener una licencia Pro o Corp.
2. Para aquellos que deseen realizar seminarios web, el programador y el titular de la cuenta deben tener una licencia de seminarios web.

10. Conceptos básicos del teclado para navegar de manera eficiente por la aplicación Zoom

Para aquellos que usan Zoom con frecuencia, aprender algunos atajos de teclado lo ayudará a administrar hábilmente sus videollamadas. Los atajos de Zoom son prácticos, funcionales y fáciles de recordar.

Significo "invitar". Para los usuarios de macOS, "Cmd + I" salta a la ventana de invitación. Para los usuarios de Windows, "Alt + i" lo lleva a la ventana de invitación. Este acceso directo le permite comenzar rápidamente sus actividades de Zoom, ya que desde la ventana de invitación puede obtener enlaces a la reunión o enviar invitaciones por correo electrónico.

M significa mudo. Para los usuarios de Mac, "Cmd + Ctrl + m" y para los usuarios de Windows, "Alt + m" le permite silenciar a todos los demás en la llamada cuando usted es el anfitrión.

Compartir pantalla es una función popular en Zoom y su popularidad no se pierde en Zoom, ya que la función tiene su acceso directo exclusivo.

S significa compartir. Para los usuarios de Mac, "Cmd + Shift + s" y para los usuarios de Windows, "Alt + Shift + s" le permite compartir su pantalla con los participantes de la llamada.

Estos atajos le permiten realizar cambios instantáneos cuando comienza a usar Zoom durante el día o en medio de una videollamada.

¿Cómo se compara Zoom con sus competidores? ¿Qué hace que Zoom sea único?

Zoom es una completa herramienta de videoconferencia que le permite realizar sofisticadas videoconferencias / llamadas y mucho más. Las principales empresas o rivales que ofrecen servicios similares a Zoom son WebEx, Skype y LogMeIn. Aunque las tres empresas ofrecen servicios similares, Zoom ha puesto más énfasis en el aspecto de video de su producto, ya que ofrece una mayor velocidad de fotogramas relativamente.

Entre los tres competidores, Skype es ampliamente conocido por su uso personal y no es muy popular para actividades corporativas en comparación con Zoom y los demás. Aunque los gráficos de la interfaz y el diseño de Skype son más agradables a la vista, se quedan cortos en las diversas características y opciones que se basan en las otras soluciones de videoconferencia.

WebEx toma la delantera en el plan gratuito sin límites en la duración de las reuniones en comparación con el límite de Zoom a los 40 minutos. Sin embargo, Zoom encabeza la carrera con su capacidad de compartir no solo la pantalla sino también el audio del anfitrión, una característica que es exclusiva de Zoom.

Las diversas opciones de seminarios web y comunicación corporativa a menudo vienen como privilegios pagados. Además, los rangos de precios son similares entre sí. Sin embargo, Zoom ofrece muchas opciones sofisticadas, como salas de conferencias y más.

Zoom es una solución de videoconferencia profesional. Sin embargo, es esa frase corta y también mucho más. Al leer todos los consejos, trucos y funciones de Zoom, uno no pudo evitar llegar a la conclusión de que Zoom es una solución de comunicación virtual completa.

Zoom le permite realizar videollamadas de una calidad excepcional y también le permite compartir la pantalla, hacer anotaciones, grabar llamadas como video, agregar asistentes, crear una sala de conferencias, recopilar información de registro y más. Las opciones disponibles con Zoom le brindan innumerables posibilidades en una videollamada, que de otra manera serían imposibles.

Las posibilidades que Zoom Ujier le permite a usted, el anfitrión, llevar la eficiencia de la conferencia virtual al siguiente nivel. Con Zoom la comunicación es más cercana, más personal y más eficiente; a pesar de la distancia.

Con Zoom, conectemos, compartamos, colaboremos y creemos, trascendiendo fronteras.