Miks on juhatuse portaalid meeskonnatöö ja koostöö loomise peamine tööriist?

Praegusel hetkel ei suuda ükski kolmanda osapoole koostöötööriist sobida ühe hea ja stabiilse pakkumisega tahvli portaal. Sellest on saanud 21. sajandi trend enamikus suuremates ja väikestes ettevõtetes. Pole üllatav, sest see on lihtsaim viis kõigi juhtimisprotsessis osalejate liikumiste koordineerimiseks: alates reahalduritest ja administraatoritest kuni direktorite nõukoguni.

Nõupidamisruumide arendamise ajalugu

Internet hakkas 1990. aastate lõpus kiiresti laialt levima. Inimesed ostsid arvuteid, registreerusid Interneti-teenuse pakkujate kasutajaks ja said veebi, et näha, mida World Wide Web pakub. Kuigi tehnoloogia oli sel ajal piiratud, kaalusid tulevikku mõtlevad direktorid võimalusi Interneti kasutamiseks juhatuse koosolekute protsessi automatiseerimiseks. Läks veel palju aastatuhandeid, enne kui virtuaalne koosolekuruum, nii nimi kui ka tehnoloogia, oleks ametlikult turul saadaval.

Uute tehnoloogiate areng, aga ka ettevõtete skandaalide esilekerkimine on tõstatanud vajaduse tõhusama juhatuse koosoleku protseduuri järele, mis pole mitte ainult lihtne, vaid ka nõuetele vastav. BoardVantage oli 2002. aastal üks esimesi teenusepakkujaid. Koos teiste võrreldavaid teenuseid pakkuvate ettevõtetega hankis ettevõte riskikapitali.

Siiski on elektrooniliste raamatute tööstus piiratud. See oli saadaval ainult tippjuhtidele ja selle kasulikkus piirdus koosolekute dokumentide vaatamisega suurtes arvutites. Sellega ei saanud palju peale hakata.

Tõeline mängumuutja oli aga iPadi debüüt 2010. aastal. Juhatuse liikmed võivad juhatuse istungite ajal kasutada neid kaasaskantavaid tahvelarvuteid raskete arvutite asemel. Esimest korda olid juhatuse liikmed tõeliselt mobiilsed, võimaldades neil teha üksteisega koostööd kõikjal. Mitme puutega funktsiooniga saavad kasutajad kirjutada ja joonistada otse iPadile, nagu oleks see paberil, rikkudes veelgi rohkem piire.

Need funktsioonid avasid ukse uutele funktsioonidele, mis parandasid juhatuse liikmete suhtlust. Lõpuks oli juhatuse kaugkoosolekuteks vajalik tehnoloogia juba saadaval, nagu müüjad kiiresti avastasid.

Miks on juhatuse portaal selles osas erandlik?

Pandeemia kehtestas selle suundumuse, kuid see jätkus ka väljaspool karantiini. See näitas piisavalt tugevaid külgi, et seda selles loendis kokku võtta.

Eelis isegi koosoleku loomise ajal 

Kolmanda osapoole tarkvara kasutamine on aeganõudev ja tüütu. Esiteks kogute kõik failid ühte hunnikusse, korraldate need käsitsi, laadite need serverisse ja alles siis saate neid enne koosolekut levitada. Virtuaalse tahvli tarkvara kasutamine on palju lihtsam. Lihtsalt lohistage fail olemasolevasse malli. Sa võid:

• värskendage kiiresti dokumendipaketti;
• Kogu teadaandepaketi muutmiseks valige lihtsalt sobiv valik;
• kasutada Juhatuse portaali päevakava automatiseerimiseks dokumendipaketi koostamisel.

See vähendab pakettfailide sortimisele ja korraldamisele kuluvat aega. Samuti võite kehtestada igale päevakorrapunktile ajapiirangu, mis aitab koosolekut õigel ajal hoida. Märguannete osas on need ka siin kohal. See vabastab juhatuse halduspersonali teisest aeganõudvast tööst.

Kasu koosolekute ajal ise otse 

Juhatuse portaali peamine eelis on selle võime luua veebipõhist juhatuse koosolekut. Nagu paberkandjal, võite teha märkmeid kohe mis tahes koosoleku dokumendi lehele. Lisaks võivad need märkmed olla isiklikud või jagatud, tagades, et teie seansid on elavad ja tõhusad. Täielik koosolekulahendus, mõned juhatuse portaalid sisaldavad isegi hääletamise ja e-allkirjastamise võimalusi. Juhatuse portaalis:

• kohalolekut jälgitakse automaatselt;
• iga koosoleku protokoll sisaldab teavet osalemise kohta, mis on samuti jälgitav auditiaruannete kaudu;
• koosolekutel ei ole enam vaja käsitsi kohalolijaid võtta, mis lihtsustab protseduuri.

Kuna aeg on raha, peaksite kohtumisaega maksimaalselt ära kasutama.

Kasu pärast koosoleku lõppu

Juhatuse haldustarkvara sisaldab ka projektijuhtimise tööriistu, mis aitavad koosolekujärgset protsessi. Turvalisi tahveldokumente saab hoida Dokumenditeegis. See tagab, et kogu juhatuselt saadud teave on auditite jaoks koheselt kättesaadav. See tähendab ka seda, et kõigil uutel juhatuse liikmetel või tegevjuhtidel on juurdepääs ajaloolistele juhatuse dokumentidele.

Miks on seda tüüpi koostöörakendused kohustuslikud?

Koostöörakendused on väga kasulikud mitmel põhjusel. Board portaali tarkvara idee on suurepärane, sest seda tüüpi rakendused on lihtsalt ühendatud üheks mugavaks tööriistaks, millel on suurem turvalisus.

Turvalisusest rääkides kinnitavad arenenud teadlased meile, et peaaegu kõigi populaarsete koosolekuruumi lahendused jõuavad sõjalise krüptimise tasemele või tippfinantsasutustele nagu keskne pank. Nagu arvata võis, pole häkkeritel mingit võimalust, kui te ei anna neile oma parooli ja võimalust kahefaktoriliseks autentimiseks.

See on praegu ainus rakendus, mis pakub täielikku paberivaba koosolekulahendust. Nagu teadlased ütlevad, viib see teie ettevõtte järgmisele tasemele, võimaldades teil murda läbi selle kasvulae, millesse te praegu tõenäoliselt komistate.