5 peamist nõuannet, mida peaksite teadma virtuaalse lauaruumi tarkvara valimisel

Kõrgtehnoloogilised uuendused muudavad seda, kuidas ja kus me äri teeme. Selle mustri üks silmapaistvamaid ilminguid on direktorite nõukogu sait. Nii avalikud kui ka eraettevõtted kasutavad seda kapitali ja ärijuhtimiseks. Virtuaalse koosoleku edukaks, tõhusaks ja turvaliseks läbiviimiseks peab teil olema sobiv juhatuse koosolekute tarkvara. Need platvormid võivad kiirendada ka tegelikel või nii virtuaalset kui ka füüsilist osalemist hõlmavatel koosolekutel osalemise protseduuri. Allpool vaatleme lähemalt 5 peamist nõuannet, mida virtuaalse tahvli tarkvara valimisel arvesse võtta.

Mis on juhatuse koosolekute tarkvara?

Ühtne turvaline ja koostöötööriist, mida nimetatakse juhatuse koosolekute tarkvaraks (tuntud ka kui juhatuse portaali tarkvara), võimaldab teil planeerida paberivaba juhatuse koosolekuid algusest lõpuni. See mitmeotstarbeline tööriist võimaldab korraldada koosolekuid ja luua õhkkonna, mis soodustab tõhusat meeskonnatööd, suhtlust ja suhtlemist. Juhatuse portaali kaudu saate jagada päevakordi ja muid olulisi dokumente, hoida dokumente ajakohasena, et kõigil oleks juurdepääs kõige värskemale teabele, ning lisada dokumentidele märkmeid ja küsimusi. Juhatuse koosolekute tarkvara kasutamisel võib leida ka muid kasulikke funktsioone ja funktsioone.

Selle tarkvara kasutamise edu selgitab, miks igas suuruses ja igas sektoris ettevõtted kasutavad neid tehnoloogiaid. See omakorda soodustab turu pakkumist, mida näitab jätkuv uute koosolekuruumi tarkvara müüjate esilekerkimine.

5 nõuannet koosolekuruumi tarkvara valimiseks

Nõupidamissaali rakenduse valimisel ja vaatamisel peaks teil olema äriline arusaam oma lõppeesmärgist, kaaluda oma ettevõtte suurust ja muid tegureid. tahvliportaali tarkvara võrdlus. Siin on 5 üldist soovitust, mis võivad aidata teil targalt valida.

1. Otsuse tegemisel kaaluge oma avalikku veebisaiti

Üks olulisemaid tegureid, mida inimesed koosolekuruumi tarkvara valides arvestavad, on kasutajakogemus. See hõlmab navigeerimisnuppude asukohta, sündmuste loogilist voogu, mallide muutmise võimalust ja palju muud. See on oluline, kuna teie töö peaks olema võimalikult intelligentne ja lisaks edukale ka paberivaba koosolekulahendus.

2. Võtke küberturvalisust tõsiselt

Küberturvalisuse üks aktuaalsemaid probleeme. Ettevõtted kaotavad rünnakute ja pettuste tõttu miljoneid dollareid. Seega pöörake tähelepanu sellele, kas koosolekuruumi tarkvara pakub andmete krüptimist. Praegu on enimkasutatav vorm 128-bitine krüptimine. Täielik 256-bitine krüptimine, mis on võrreldav sõjaväestandardiga, võiks olla saadaval keerukamatelt tarnijatelt.

Uurige, kus teie andmeid hoitakse. On ülioluline, et see asuks pigem serveris kui pilves, kus häkkeritel võib olla lihtsam. Ärge unustage kaitsta ka oma SMS-sõnumeid. Eelistage alati müüjaid, kes regulaarselt läbivad läbitungimisteste ja uuendavad oma tooteid.

3. Määrake teabele juurdepääsu lihtsus

Kuigi see võib tunduda ilmne, peaks ideaalne juhatuse portaali koosolekutarkvara muutma vajaliku teabe hankimise nii teile kui ka koosolekul osalejatele lihtsaks. Paberivaba süsteemi kasutamise eesmärk on asendada keeruline ja korrastamata paberiprotsess sujuvama, lihtsama ja korrapärasemaga.

• Võime otsida. Juhatuse liikmetel peavad dokumendid olema hõlpsasti otsitavad ja navigeeritavad. Lisaks peavad nad saama seda teha mis tahes soovitud seadmes. Kuna kasutada võib kõiki kolme platvormi, pakuvad parimad tahvlihaldussüsteemid versioone, mis on optimeeritud lauaarvutite, tahvelarvutite ja mobiiltelefonide jaoks. Kui teie valitud tarkvara on ainult töölauapõhine, ei saa te koosolekul osalemise suurendamise eesmärki saavutada.

• Printimiseks sobiv vormindus. Alati leidub kasutajaid, kes soovivad koopiaid välja printida, kuigi paberivaba töökoha loomine on üks peamisi põhjusi, miks paljud ettevõtted kasutavad tahvliportaale. See võib olla tingitud erinevatest teguritest, nagu isiklik mugavus või talumatus ekraani pikaajalise kasutamise suhtes. Veenduge, et tahvliraamatu ja sellega kaasnevate paberite vorming oleks antud olukorras printimiseks sobiv.

• Võrguühenduseta juurdepääsetavus. See, kas inimesed pääsevad sisule juurde nii võrgus kui ka väljaspool seda, on erinev tegur, mida tuleb arvestada. Vastasel juhul võib WiFi-le või 4G-le juurdepääsu puudumine muuta koosolekuks valmistumise keeruliseks.

4. Tutvu hinnakirjaga

Paljud veebipõhiste juhatuse koosolekute pakkujad sisaldavad tavaliselt varjatud tasusid, mis võivad teile üllatusena tulla. Siin on mõned juhtumid:

• Abi koolitusel. Pärast programmi ostmist peate õppima, kuidas seda programmi kasutada. Oluline on teada, kas see koolitus on tasuta või on vaja tasulist konsultanti. Paljud pakkujad korraldavad sageli veebiseminare, mis käsitlevad nende platvormide funktsioone. Seda või teist tasu nõutakse aga sageli.
• Klienditugi. Siit saate teada, millist teenindusstandardit oodata. See võiks olla kogu aeg kättesaadav, kuid näiteks tasuta abi saab ainult kindlatel tundidel.
• Salvestusmaht. Kui töötate suure hulga andmetega, on see aspekt väga oluline. Sageli pakutakse lisavõimsust kõrge hinnaga.

5. Tehke kindlaks, kas videokonverentsi toetatakse

Võimalus jälgida, kes koosolekul aktiivselt osaleb, on hädavajalik, et täita seadusest tulenevat kohustust kiiresti tuvastada kõik osalejad. Võite kogemata konverentskõne ajal kasutaja kaotada. Videokonverentsid juhatuse haldustarkvaras on seetõttu läbipaistvuse jaoks uskumatult kasulikud.

Veelgi enam, üksteist nägemine tundub intiimsem ja on füüsilisele kohtumisele kõige lähemal. Kui inimesed räägivad üksteisest üle, on probleeme vähem, kuna saate hõlpsasti installida tõstetud käe meetodi, mis aitab juhatajal pakkuda kõigile soovijatele võimalust kommenteerida. Võite võtta ka visuaalseid märke, et keegi on valmis rääkima.

Järeldus

Tahvliportaali tarkvara kasutamine ettevõtluses lihtsustab oluliselt tööd ja muudab selle kõigile arusaadavamaks. Seetõttu on väga oluline läheneda vastutustundlikult tarkvara valikule, mis vastab kõigile teie nõuetele. Järgige meie nõuandeid ja kasvatage oma äri koosolekuruumi tarkvara abil.