Miksi hallitusportaalit ovat ensisijainen työkalu ryhmätyön ja yhteistyön rakentamiseen?

Tässä vaiheessa mikään kolmannen osapuolen yhteistyötyökalu ei voi verrata yhtä hyvää ja vakaata tarjousta hallituksen portaali. Tästä on tullut 2000-luvun trendi useimmissa suurissa ja pienissä yrityksissä. Ei ole yllättävää, koska se on helpoin tapa koordinoida kaikkien johtamisprosessin osallistujien liikkeitä: johtajista ja ylläpitäjistä hallitukseen.

Hallitushuoneiden kehityksen historia

Internet yleistyi nopeasti 1990-luvun lopulla. Ihmiset ostivat tietokoneita, kirjautuivat Internet-palveluntarjoajien palvelukseen ja liittyivät verkkoon nähdäkseen, mitä World Wide Webillä oli tarjottavanaan. Vaikka tekniikka oli tuolloin rajoitettua, eteenpäin katsovat johtajat pohtivat tapoja käyttää Internetiä hallituksen kokousprosessin automatisointiin. Kuluisi vielä monia vuosituhansia, ennen kuin virtuaalinen kokoushuone, sekä nimi että tekniikka, olisi virallisesti saatavilla markkinoilla.

Uusien teknologioiden kehittyminen sekä yritysskandaalien syntyminen ovat nostaneet esiin tarpeen tehokkaammalle hallituksen kokousmenettelylle, joka ei ole vain helppo vaan myös yhteensopiva. BoardVantage oli yksi ensimmäisistä palveluntarjoajista vuonna 2002. Yritys hankki riskipääomaa muiden vastaavia palveluita tarjoavien yritysten kanssa.

Sähköisten kirjojen teollisuus on kuitenkin edelleen rajallinen. Se oli vain ylimpien johtajien käytettävissä, ja sen käyttö rajoittui kokousasiakirjojen katseluun suurilla tietokoneilla. Sillä ei paljon voinut tehdä.

Todellinen pelin muuttaja oli kuitenkin iPadin debyytti vuonna 2010. Hallituksen jäsenet voivat käyttää näitä kannettavia tabletteja raskaiden tietokoneiden sijaan hallituksen istuntojen aikana. Ensimmäistä kertaa hallituksen jäsenet olivat aidosti liikkuvia, minkä ansiosta he voivat tehdä yhteistyötä toistensa kanssa missä tahansa. Monikosketustoiminnon avulla käyttäjät voivat kirjoittaa ja piirtää suoraan iPadiin kuin se olisi paperia, mikä rikkoo vielä enemmän rajoja.

Nämä ominaisuudet avasivat oven uusille ominaisuuksille, jotka paransivat hallituksen jäsenten viestintää. Lopuksi etähallituksen kokouksiin tarvittava tekniikka oli jo saatavilla, kuten myyjät havaitsivat nopeasti.

Miksi hallituksen portaali on tässä suhteessa poikkeuksellinen?

Pandemia loi tämän suuntauksen, mutta se jatkui karanteenin ulkopuolella. Se osoitti tarpeeksi vahvuuksia, jotta se voidaan tiivistää tähän luetteloon.

Etu jopa kokouksen perustamisen aikana 

Kolmannen osapuolen ohjelmistojen käyttäminen on aikaa vievää ja väsyttävää. Ensin kokoat kaikki tiedostot yhteen pinoon, järjestät ne manuaalisesti, lataat ne palvelimelle ja vasta sitten voit jakaa ne ennen kokousta. Virtuaalilevyohjelmiston käyttäminen on paljon helpompaa. Vedä vain tiedosto olemassa olevaan malliin. Sinä voit:

• päivitä asiakirjapaketti nopeasti;
• Valitse vain sopiva vaihtoehto muuttaaksesi koko ilmoituspakettia;
• Käytä Board Portaalia automatisoidaksesi asialista dokumenttipakettia tuottaessa.

Tämä vähentää pakettitiedostojen lajitteluun ja järjestämiseen kuluvaa aikaa. Voit myös asettaa kullekin asialistakohdalle aikarajoituksen, mikä auttaa pitämään kokouksen raiteilla. Hälytysten osalta ne ovat myös täällä. Tämä vapauttaa hallituksen hallintohenkilöstön toisesta aikaa vievästä työstä.

Edut kokousten aikana itse suoraan 

Hallitusportaalin tärkein etu on sen kyky luoda online-hallituksen kokous. Ikään kuin se olisi paperia, voit tehdä muistiinpanoja välittömästi minkä tahansa kokousasiakirjan sivulle. Lisäksi nämä muistiinpanot voivat olla henkilökohtaisia ​​tai jaettuja, mikä varmistaa, että istunnot ovat eloisia ja tehokkaita. Täydellinen kokousratkaisu, jotkin hallituksen portaalit sisältävät jopa äänestys- ja sähköisen allekirjoitusvaihtoehdot. Hallitusportaalissa:

• läsnäoloa seurataan automaattisesti;
• kunkin kokouksen pöytäkirja sisältää tiedot osallistumisesta, joka on myös seurattavissa tarkastusraporttien kautta;
• kokouksiin ei enää tarvitse osallistua manuaalisesti, mikä yksinkertaistaa menettelyä.

Koska aika on rahaa, sinun tulee hyödyntää kokousaikasi parhaalla mahdollisella tavalla.

Edut kokouksen päätyttyä

Hallituksen hallintaohjelmisto sisältää myös projektinhallintatyökaluja, jotka auttavat kokouksen jälkeisessä prosessissa. Dokumenttikirjastossa voi säilyttää suojattuja tauludokumentteja. Tämä takaa sen, että kaikki hallitukselta saadut tiedot ovat välittömästi tarkastettavissa. Tämä tarkoittaa myös sitä, että uusilla hallituksen jäsenillä tai toimitusjohtajilla on pääsy hallituksen historiallisiin asiakirjoihin.

Miksi tällaiset yhteistyösovellukset ovat pakollisia?

Yhteistyösovellukset ovat erittäin hyödyllisiä monista syistä. Ajatus Board-portaaliohjelmiston takana on loistava, koska tällaiset sovellukset yhdistetään yksinkertaisesti yhdeksi käteväksi työkaluksi, joka parantaa turvallisuutta.

Turvallisuudesta puheen ollen, edistyneet tutkijat vakuuttavat meille, että salaustaso lähes kaikissa suosituissa kokoushuoneratkaisut saavuttavat armeijan salauksen tai huipputason rahoituslaitosten, kuten keskushallinnon pankki. Kuten arvata saattaa, hakkereilla ei ole mahdollisuutta, ellet anna heille salasanaasi ja tapaa suorittaa kaksivaiheinen todennus.

Tämä on tällä hetkellä ainoa sovellus, joka tarjoaa täydellisen paperittoman kokousratkaisun. Kuten tutkijat sanovat, se vie yrityksesi seuraavalle tasolle, jolloin voit murtautua kasvukaton läpi, johon luultavasti törmäät tässä vaiheessa.