Mikä on virtuaalinen datahuone ja kuinka se auttaa kiinteistöjen osto- ja myyntiprosessissa?

Virtuaalidatahuoneohjelmistoteknologia otettiin käyttöön lähes kaksi vuosikymmentä sitten, kun yrityssektori alkoi käyttää sitä yritysjärjestelyihin. Myöhemmin eri toimialojen ja maiden yritykset alkoivat käyttää virtuaalisia datahuoneita muilla aloilla, kuten varainhankinnassa, tiedonhallinnassa, pääoman hankinnassa ja kiinteistöissä.

Tänä päivänä globaali kiinteistöala on yksi suurimmista elektronisen datahuonetekniikan käyttökohteista. Sijoittajat, kiinteistöasianajajat, omaisuudenhoitajat, kiinteistönvälittäjät, välittäjät, ostajat, myyjät ja tilintarkastajat kiinteistöalalla siirtyvät nopeasti tietohuoneohjelmistoihin monista syistä. Tässä artikkelissa opit, mikä online-datahuoneohjelmisto on ja miksi se on niin tehokas kiinteistöalalla.

Mikä on kiinteistötietohuoneohjelmisto?

A kiinteistötietohuone on digitaalinen tietojen tallennus- ja hallintaalusta, jossa voit tallentaa, järjestää, jakaa, muokata, vaihtaa ja hallita luottamuksellisia ja muita sopimuksiin liittyviä asiakirjoja.

Virtuaaliset datahuoneet suorittavat ensisijaisesti kolmea päätoimintoa, mukaan lukien;

• Tietojen tallennus/jakaminen/hallinta
• Organisaation sisäinen ja organisaatioiden välinen viestintä
• Projektin tai kaupan hallinta

Datahuoneissa voit ladata ja järjestää asiakirjoja säännölliseen käyttöön. Voit käyttää VDR-asiakirjanhallintatyökaluja asiakirjojen luomiseen, muokkaamiseen, merkitsemiseen, jakamiseen ja katseluun. Mikä tärkeintä, VDR-levyjen avulla voit tallentaa tietoja lähes kaikissa tunnistetuissa kuvien, asiakirjojen, videoiden, äänen jne. tiedostomuodoissa.

Ei vain tiedonhallintaa, vaan virtuaalisissa datahuoneissa on yleensä täydellinen valikoima uusimpia viestintätyökaluja, mukaan lukien Q&A-moduulit, video-/äänineuvottelutyökalut, chat-viestit, live-äänestykset, äänestystyökalut ja ryhmäkeskustelu langat.

Kolmas ja tärkein online-datahuoneohjelmiston toiminto on sopimusten hallinta. VDR: t virtaviivaistavat erilaisia ​​prosesseja, kuten due diligence -tarkastusta, tietojen jakamista ja online-tapaamisia fuusioiden, yritysostojen, konsolidointien, kumppanuuksien ja kiinteistökauppojen aikana. Voit myös vieraile tällä sivustolla lukea lisää kiinteistöjen virtuaalisista datahuoneista.

Virtuaalisten datahuoneiden ja kiinteistötarjousten merkitys

1-Hallitse kaikkia asiakirjojasi yhdessä paikassa

Yksi parhaista tavoista käyttää virtuaalisia datahuoneita kiinteistöissä on tehdä niistä ensisijaiset tietovarastot. Kiinteistöyhtiöt hallitsevat tonnia tärkeitä tietoja säännöllisesti. Se voi sisältää heidän omaisuussalkkunsa, tietoja aiemmista, nykyisistä ja potentiaalisista asiakkaista ja muita oikeudellisia asiakirjoja.

Keskitetty tiedonhallinnan arkisto on hyödyllinen, varsinkin jos yrityksellä on useita toimipisteitä. Tiedot päivittyvät reaaliajassa, ja kaikilla asianosaisilla työntekijöillä on pääsy uusimpiin asiakirjaversioihin. Mikä tärkeintä, jokainen tietää, mistä etsiä tietoa.

2-Hallitse kaikkia projektejasi helposti

Pienikin kiinteistöyritys käsittelee samanaikaisesti kymmeniä tai satoja asiakkaita. Virtuaaliset datahuoneet ovat helpottaneet useiden projektien hallintaa huomattavasti. Riippuen valitsemistasi datahuonepalveluista ja paketeista, voit luoda useita datahuoneita ja hallita kaikkia projekteja helposti.

Tämän lisäksi voit antaa välittäjien tai kumppaneiden käsitellä asiakkaita väliaikaisissa datahuoneissaan. He voivat jakaa asiakirjoja heidän kanssaan, järjestää online-kokouksia, suorittaa due diligence -tarkastuksen ja jopa saada heidät allekirjoittamaan asiakirjoja datahuoneessa. Mikä tärkeintä, sinä (VDR-järjestelmänvalvojana) voit seurata kaikkien projektien edistymistä.

3-Varmista maksimaalinen tietoturva

Se ei ole vain tietojen hallintaa; virtuaalinen datahuoneohjelmisto vastaa myös kiinteistöalan tärkeimpään tarpeeseen – tietosuojaan. Jokaisella kiinteistöyrityksellä on hallussaan erittäin arkaluontoista asiakastietoa, joka voi aiheuttaa yritykselle oikeudellisia ongelmia, jos ne tulevat julkisiksi tai ne varastetaan hakkereilta.

Lisäksi heikko tiedonhallintajärjestelmä antaa hakkereille mahdollisuuden varastaa tietoja käynnissä olevista projekteistasi, asiakasluettelostasi ja muista luottamuksellisista asiakirjoista. Nämä hakkerit myyvät usein tällaisia ​​tietoja kilpailijoille, ja saatat menettää kilpailuetusi.

4-Verkkoviestintä ja visuaaliset kierrokset

Viestintä on pakollinen osa kiinteistökauppoja, erityisesti due diligence -asioissa. Sähköinen datahuone varmistaa, että kaikki kauppaan osallistuvat voivat kommunikoida turvallisesti ja helposti. VDR: t voivat auttaa sinua järjestämään online-kokouksia, reaaliaikaisia ​​Q&A-istuntoja selvittämään epäselvyyksiä ja mahdollistamaan kahdenkeskisen keskustelun. Mikä tärkeintä, sijoittajat ja kumppanit voivat pysyä yhteydessä yritykseen datahuoneiden kautta.

Uusimmissa virtuaalisissa datahuoneratkaisuissa on HD-videotyökalut tai ne mahdollistavat integroinnin vastaavien kolmannen osapuolen sovellusten kanssa ja auttavat sinua tekemään visuaalisia kierroksia kiinteistöissä. Nykyajan ostajat, etenkin Z-sukupolvi, ovat kiinnostuneempia online-videokierroksista kuin fyysistä vierailua kiinteistöissä.

Jotkut kiinteistöalan parhaista virtuaalisten datahuoneiden tarjoajista ovat;

• iDeals Virtual Data Rooms
• Ansarada Data Rooms
• DealRoom
• SecureDocs Virtual Data Rooms
• Firmexin virtuaaliset datahuoneet

Viimeiset sanat

Kiinteistötietohuone auttaa kiinteistönvälittäjiä tai kiinteistöyhtiöitä salkunhallinnassa, dokumenttien hallinnassa, tiedon jakamisessa, verkkoviestinnässä ja sopimusten hallinnassa. Ennen kaikkea virtuaaliset datahuoneet ovat turvallisia ja kustannustehokkaita.