5 tärkeintä vinkkiä, jotka sinun tulee tietää valittaessa virtuaalilautahuoneohjelmistoa
Miscellanea / / April 29, 2023
Korkean teknologian innovaatiot muuttavat liiketoimintaamme ja -paikkaa. Yksi tämän mallin merkittävimmistä ilmenemismuodoista on hallituksen sivusto. Sekä julkiset että yksityiset yritykset hyödyntävät sitä pääoman ja liiketoiminnan johtamiseen. Tarvitset asianmukaisen hallituksen kokousohjelmiston, jotta voit järjestää virtuaalisen kokouksen onnistuneesti, tehokkaasti ja turvallisesti. Nämä alustat voivat myös nopeuttaa osallistumista varsinaisiin kokouksiin tai kokouksiin, joissa on sekä virtuaalinen että fyysinen osallistuminen. Alla tarkastellaan lähemmin 5 parasta vinkkiä, jotka on otettava huomioon valittaessa virtuaalilevyohjelmistoa.
Sivun sisältö
- Mikä on hallituksen kokousohjelmisto?
-
5 vinkkiä kokoushuoneohjelmiston valintaan
- 1. Harkitse julkista verkkosivustoasi, kun teet päätöstä
- 2. Ota kyberturvallisuus vakavasti
- 3. Selvitä tiedon saatavuuden helppous
- 4. Tarkista hinnasto
- 5. Selvitä, onko videoneuvottelua tuettu
- Johtopäätös
Mikä on hallituksen kokousohjelmisto?
Yksittäinen, turvallinen ja yhteiskäyttöinen työkalu, jota kutsutaan hallituksen kokousohjelmistoksi (tunnetaan myös hallituksen portaaliohjelmistona), antaa sinun suunnitella paperittomia hallituksen kokouksia alusta loppuun. Tämä monikäyttöinen työkalu mahdollistaa kokousten järjestämisen ja ilmapiirin luomisen, joka edistää tehokasta ryhmätyötä, viestintää ja vuorovaikutusta. Voit jakaa esityslistoja ja muita tärkeitä asiakirjoja hallituksen portaalin kautta, pitää asiakirjat ajan tasalla, jotta kaikki pääsevät käsiksi uusimpiin tietoihin, ja lisätä asiakirjoihin huomautuksia ja kysymyksiä. Muita hyödyllisiä toimintoja ja ominaisuuksia voidaan löytää myös käytettäessä hallituksen kokousohjelmistoa.
Tämän ohjelmiston käytön menestys selittää, miksi kaikenkokoiset ja -sektorin yritykset käyttävät näitä teknologioita. Tämä puolestaan rohkaisee markkinoiden tarjontaa, mikä näkyy jatkuvana kokoushuoneohjelmistojen myyjien ilmaantumisena.
5 vinkkiä kokoushuoneohjelmiston valintaan
Sinun tulee ymmärtää liiketoimintasi lopullinen tavoite, ottaa huomioon yrityksesi koko ja muut tekijät valitessasi kokoushuonesovellusta ja katsoessasi board portaaliohjelmistojen vertailu. On 5 yleistä suositusta, jotka voivat auttaa sinua valitsemaan viisaasti.
Mainokset
1. Harkitse julkista verkkosivustoasi, kun teet päätöstä
Yksi tärkeimmistä tekijöistä, joita ihmiset ottavat huomioon valitessaan kokoushuoneohjelmistoja, on käyttökokemus. Tämä kattaa navigointipainikkeiden sijainnin, tapahtumien loogisen kulun, kapasiteetin muokata malleja ja paljon muuta. Tämä on tärkeää, sillä työsi tulee onnistumisen lisäksi olla mahdollisimman älykästä paperittomalla kokousratkaisulla.
2. Ota kyberturvallisuus vakavasti
Yksi kyberturvallisuuden ajankohtaisimmista ongelmista. Yritykset menettävät miljoonia dollareita pahoinpitelyjen ja petosten seurauksena. Joten kiinnitä huomiota siihen, tarjoaako kokoushuoneen ohjelmisto tietojen salausta. Tällä hetkellä 128-bittinen salaus on eniten käytetty muoto. Täysi 256-bittinen salaus, joka on verrattavissa sotilasstandardiin, voisi olla saatavilla kehittyneemmiltä toimittajilta.
Selvitä, missä tietojasi säilytetään. On ratkaisevan tärkeää, että se on palvelimella eikä pilvessä, missä hakkereilla voi olla helpompaa. Älä unohda suojata myös tekstiviestejäsi. Anna aina etusijalle myyjät, jotka suorittavat säännöllisesti levinneisyystestejä ja päivittävät tuotteitaan.
3. Selvitä tiedon saatavuuden helppous
Vaikka se saattaa tuntua ilmeiseltä, ihanteellisen hallitusportaalin kokousohjelmiston pitäisi helpottaa sinun ja kokouksen osallistujien saada tarvitsemasi tiedot. Paperittoman järjestelmän käytön tavoitteena on korvata mutkainen ja epäjärjestynyt paperiprosessi virtaviivaisemmalla, yksinkertaisemmalla ja järjestelmällisemmällä.
Mainokset
- Hakukyky. Asiakirjojen on oltava hallituksen jäsenille helppoja etsiä ja navigoida. Lisäksi heidän on voitava tehdä se millä tahansa haluamallaan laitteella. Koska kaikkia näitä kolmea alustaa voidaan käyttää, hienoimmat levynhallintajärjestelmät tarjoavat versioita, jotka on optimoitu pöytätietokoneille, tableteille ja mobiililaitteille. Jos valitsemasi ohjelmisto on vain työpöytäpohjainen, et voi saavuttaa tavoitettasi lisätä kokouksiin osallistumista.
- Tulostukseen sopiva muotoilu. Aina löytyy käyttäjiä, jotka haluavat tulostaa kopioita, vaikka paperittoman työpaikan luominen onkin yksi tärkeimmistä syistä, miksi monet yritykset käyttävät tauluportaaleja. Tämä voi johtua useista tekijöistä, kuten henkilökohtaisesta mukavuudesta tai suvaitsemattomuudesta pitkäaikaista näytön käyttöä kohtaan. Varmista, että taulukirjan ja siihen liittyvien papereiden muotoilu sopii tulostukseen tässä erityistilanteessa.
- Offline-käyttömahdollisuus. Se, voivatko ihmiset käyttää sisältöä sekä verkossa että offline-tilassa, on eri asia, joka on otettava huomioon. Jos ei, Wi-Fi- tai 4G-yhteyden puuttuminen saattaa vaikeuttaa kokoukseen valmistautumista.
4. Tarkista hinnasto
Monet online-hallituksen kokoustoimittajat sisältävät tyypillisesti piilomaksuja, mikä saattaa tulla yllätyksenä. Tässä on muutama tapaus:
- Apua koulutuksessa. Sinun on opittava käyttämään ohjelmaa sen ostamisen jälkeen. On tärkeää tietää, onko tämä koulutus ilmainen vai tarvitaanko palkallinen konsultti. Lukuisat palveluntarjoajat isännöivät usein webinaareja, jotka kattavat heidän alustojensa ominaisuudet. Tämä tai toinen maksu vaaditaan kuitenkin usein.
- Asiakaspalvelu. Ota selvää, millaista palvelutasoa voit odottaa. Se voisi olla käytettävissä koko ajan, mutta vain tiettyinä aikoina on esimerkiksi ilmaista apua.
- Varastokapasiteetti. Jos työskentelet suuren tiedon kanssa, tämä näkökohta on erittäin tärkeä. Usein tarjotaan lisäkapasiteettia korkeaan hintaan.
5. Selvitä, onko videoneuvottelua tuettu
Mahdollisuus tarkkailla kokoukseen aktiivisesti osallistuvia on välttämätöntä, jotta saavutetaan lakisääteinen velvollisuus tunnistaa nopeasti kaikki osallistujat. Voit vahingossa menettää käyttäjän neuvottelupuhelun aikana. Videoneuvottelut hallituksen hallintaohjelmistossa ovat siksi uskomattoman hyödyllisiä läpinäkyvyyden kannalta.
Lisäksi näkeminen näyttää intiimimmältä ja on lähimpänä fyysistä kohtaamista. On vähemmän ongelmia, kun ihmiset puhuvat toisilleen, koska voit helposti asentaa kohotetun käden menetelmän auttamaan puheenjohtajaa tarjoamaan kaikille halukkaille mahdollisuuden kommentoida. Voit myös ottaa visuaalisia merkkejä siitä, että joku on valmis puhumaan.
Mainokset
Johtopäätös
Hallitusportaaliohjelmiston käyttö liiketoiminnassa yksinkertaistaa työtä huomattavasti ja tekee siitä ymmärrettävämpää kaikille. Siksi on erittäin tärkeää lähestyä vastuullisesti ohjelmiston valintaa, joka täyttää kaikki vaatimukset. Noudata neuvojamme ja kasvata liiketoimintaasi kokoushuoneohjelmiston avulla.