Oikean datahuoneen valitsemisen merkitys

Johtajat, hallituksen jäsenet ja yritysjohtajat käyttävät virtuaalisia datahuonepalveluita turvalliseen tietojen tallentamiseen ja tehokkaaseen yhteistyöhön kolmansien osapuolten kanssa.

Mutta nykyään on olemassa kymmeniä virtuaalisia datahuoneiden tarjoajia, joten voi olla haastavaa valita oikea toimittaja yrityksellesi. Silti oikea valinta on ratkaisevan tärkeä, sillä se voi vaikuttaa kaupan lopputulokseen.

Alla olevasta oppaasta saat parhaat vinkit ja tärkeimmät vaiheet datahuonetta etsiessä.

Mikä on virtuaalinen datahuone?

Virtuaalinen datahuone, joka tunnetaan myös nimellä elektroninen datahuone, on turvallinen online-arkisto, jota käytetään digitaalisten tiedostojen ja asiakirjojen tallentamiseen ja jakeluun.

Online-datahuoneohjelmisto on erityisen hyödyllinen seuraavissa liiketapahtumissa ja prosesseissa:

• Fuusiot ja yrityskaupat. Myyjä ja vastaanottava yritys voivat käyttää VDR: tä turvallisena ja kontrolloituna kauppaympäristönä. Sen ominaisuudet mahdollistavat luottamuksellisten due diligence -asiakirjojen lataamisen ja jakamisen nopeasti ja helposti, viestinnän yritysjärjestelyihin liittyvissä kysymyksissä ja nopeuttavat kokonaistapahtumaa.
• Varainkeruu. Pääoman hankkimiseen tähtäävät startupit ja yritykset tarvitsevat virtuaalisen datahuoneen dokumenttien jakamiseen sijoittajien kanssa ja heidän toiminnan seurantaan ymmärtääkseen, kuka on eniten sitoutunut ja kiinnostunut.
• IPO: t. Yritykset, jotka haluavat tulla julkisiksi, tarvitsevat datahuoneen tarjotakseen useita ulkopuolisia osapuolia, kuten tilintarkastajille, vakuutuksenantajille ja mahdollisille sijoittajille, joilla on turvallinen ja avoin pääsy rahoitukseensa IPO tiedot.
• Hallituksen viestintä. Hallituksen jäsenet käyttävät VDR: iä hallituksen ja valiokuntien kokousten johtamiseen ja pitämiseen, hallituksen materiaalien turvalliseen jakamiseen, tehtävien luomiseen ja osoittamiseen sekä suoritusten seurantaan. Sinä pystyt oppia lisää tietohuoneratkaisuista hallituksen johtajille.

5 syytä käyttää datahuoneohjelmistoa

Turvallisen tallennuksen ja luottamuksellisten tiedostojen jakamisen lisäksi virtuaalisen datahuoneen käyttämisessä on monia muita etuja.

1. Alennettu hinta. Virtuaaliset datahuoneet ovat paljon edullisempia ja kustannustehokkaampia fyysisiin datahuoneisiin verrattuna. Ensinnäkin ei ole matkaan liittyviä kuluja, kuten lippuja tai majoitusta. Toiseksi käyttäjät eivät maksa datahuoneen vuokrasta ja ylläpidosta. Yhdessä se voi säästää tuhansia dollareita vuodessa.
2. Tehokas viestintä. Monet datahuoneiden toimittajat tarjoavat erilaisia ​​yhteistyö- ja viestintätyökaluja. Esimerkiksi live-chatit, ketjukeskustelut, kommentit, ilmoitukset, asiantuntijatehtävät, Q&A-osiot jne.
3. Nopeampi kaupanteko. VDR: ien avulla käyttäjät voivat nopeasti ladata, päivittää ja jakaa tärkeitä asiakirjoja. Se auttaa pitämään kumppanit, sijoittajat ja tiimin jäsenet ajan tasalla. Se puolestaan ​​helpottaa päätöksentekoa ja johtaa nopeampaan kaupantekoon.
4. Esteettömyys. Virtuaalitietohuoneisiin pääsee milloin ja missä tahansa. Lisäksi sadat käyttäjät voivat tarkastella asiakirjoja samanaikaisesti häiritsemättä toistensa työtä.
5. Ympäristöystävällisyys. Virtuaaliset datahuoneet auttavat välttämään tuhansien paperiasiakirjojen tulostamisen ja tallentamisen. Lisäksi VDR: n etäkäyttö estää käyttäjiä matkustamasta, mikä vähentää hiilidioksidipäästöjä. Kaikella on myönteinen vaikutus ympäristöön.

Parhaiden virtuaalisten datahuoneiden tarjoajien kriteerit

Kun etsit virtuaalista datahuonetta, keskity seuraaviin ominaisuuksiin.

Kriteeri	Kuvaus
1. Vahva tietoturva	Valitse palveluntarjoaja, joka tarjoaa: Käytä suojausominaisuuksia kuten kaksivaiheinen todennus, yksityiskohtaiset käyttäjäoikeudet ja IP-käyttörajoitukset. Asiakirjojen suojausominaisuudet kuten editointi, dynaamiset vesileimat ja etäsilputus.
2. Lisäominaisuudet	Varmista, että datahuoneessa on: Asiakirjanhallintaominaisuudet kuten joukkolataus, vedä ja pudota, automaattinen indeksinumerointi ja helppo tekstihaku. Viestintäominaisuudet kuten viestiketjut, live-chatit, videoneuvottelut, kommentit ja ilmoitukset. Käyttäjien aktiivisuuden seurantaominaisuudet kuten raportit ja kirjausketjut.
3. Ammattitaitoinen asiakastuki	Kiinnitä huomiota, jos myyjä tarjoaa: 24/7/365 tuki jotta voimme tavoittaa tukiedustajan aina, kun sitä tarvitaan. Monikielinen tuki voidaksesi kommunikoida tukiasiantuntijan kanssa haluamallasi kielellä. Monikanavainen tuki ottaa yhteyttä tukitiimiin eri tavoin, kuten puhelimitse, live-chatissa tai sähköpostitse.
4. Muut kriteerit	Tarkista seuraavat asiat: Ilmainen kokeilu testata alustaa ilmaiseksi ennen palveluiden ostamista. Kokemusta alaltasi varmistaaksesi, että alusta vastaa liiketoiminnallisia tarkoituksiasi. Tariffisuunnitelmat valita tarpeidesi mukaan sopivin hintavaihtoehto.

5 askelta, jotka sinun on suoritettava valittaessa virtuaalisen datahuoneen tarjoajaa

Tässä on lyhyt ohje siitä, mitä sinun tulee tehdä, jotta voit valita projektiisi parhaiten sopivan datahuoneen toimittajan.

1. Tunnista tarpeet. Määritä, mihin tarvitset VDR: n, kuinka kauan projekti kestää, kuinka monta käyttäjää pääsee huoneeseen ja kuinka paljon tallennuskapasiteettia datahuoneessa tulisi olla.
2. Aseta budjettirajat. Määritä, kuinka paljon sinulla on varaa kuluttaa datahuoneeseen, sillä hinnat alkavat 99 dollarista kuukaudessa ja voivat nousta tuhansiin dollareihin vuodessa.
3. Lue arvostelut. Lue, mitä muut käyttäjät ajattelevat palveluntarjoajista datahuoneiden arvostelusivustoilla.
4. Vertaa virtuaalisia datahuoneita. Valitse 2–3 toimittajaa ja vertaile niitä toimivuuden, kokemuksen ja hinnan suhteen.
5. Varaa demo. Ota yhteyttä palveluntarjoajaan, jotta myyntiedustaja voi näyttää sinulle, kuinka datahuone toimii ja mitkä ovat projektisi hinnoitteluvaihtoehdot.