Kymmenen suurinta zoomausvihjettä, temppua ja ominaisuutta tullaksesi ammattimaiseksi videoneuvotteluissa

Videoneuvottelut ovat muuttuneet nopeasti suosituimmaksi viestintävälineeksi nykyaikana. Olipa kyseessä sähköposti tai äänipuhelu, näiden ilmaisutapojen vuoksi menetetään paljon ilmaisua ja tarkoitusta. Siksi henkilökohtaisia ​​tapaamisia pyydetään usein erittäin tärkeissä asioissa.

Henkilökohtainen tapaaminen maksaa kuitenkin paljon resursseja, aikaa ja energiaa vain saadakseen tarkoitetut juhlat samaan huoneeseen. Koko prosessi vaatii vanhentuneita perinteitä ja tehottomuutta. Videoneuvottelut tulivat tehokkaaksi vaihtoehdoksi kalliille henkilökohtaisille tapaamisille / konferensseille.

Videokonferenssi on tekniikka, joka integroituu täysin elämäämme, kuten matkapuhelimien ja puhelinten tulosta. Videoneuvottelujen avulla käyttäjä voi jättää etäisyyden huomiotta ja tuntea olevansa osallistujien / soittajien vieressä. Sen avulla voimme antaa ja vastaanottaa; selitä ja opeta reaaliajassa - vaikka soittajat olisivat kumpikin eri maasta.

Zoom-sovellus on jännittävä ja ammattimainen videoneuvotteluratkaisu, joka tarjoaa käyttäjälle poikkeuksellisen videoneuvottelukokemuksen ja paljon muuta. Zoom-sovelluksen avulla käyttäjä voi jakaa ruudun puheluun yhteydessä olevien kanssa. Sen avulla voit siirtää kokouksen hallinnan toiselle henkilölle ja voit jopa tallentaa puhelun videona.

Zoom-sovelluksen videoneuvotteluratkaisussa on paljon hyödyllisiä ja toiminnallisia vaihtoehtoja, jotka on piilotettu edistyneessä valikossa. Seuraava luettelo antaa sinun oppia ominaisuuksista, vinkeistä ja temppuista tämän jännittävän viestintäsovelluksen valtavan potentiaalin paljastamiseksi. Anna meidän sukeltaa syvälle upeisiin vaihtoehtoihin, joiden avulla voit käyttää sovellusta tehokkaammin - tehden sinusta ammattilaisen videoneuvotteluissa.

1. Automaattinen kokousaikataulu

Zoom-sovellus vapauttaa sinut huolesta saada apulainen aikatauluttamaan kokoustasi. Voit yhdistää kokouksen ajoitussovelluksen suoraan Zoomiin, joka luo uuden Zoom-kokouksen joka kerta, kun käyttäjä varaa tapaamisen. Se lisää myös päivämäärät ja kellonajat Zoomiin yhdistettyyn henkilökohtaiseen kalenteriin. Tällä tavalla kokouksesi ovat täysin automatisoituja ja tehokkaita, ilman inhimillisiä virheitä.

Voit jopa automatisoida tiimikokoukset lisäämällä askeleen yllä olevaan vaiheeseen, jolloin Zoom voi jakaa kokouslinkin ryhmäkeskustelusovellukseen, kuten Slack tai vastaava.

2. Luo toistuvia kokouksia helposti tallennettujen asetusten ja yhden URL-osoitteen avulla

Toistuvat kokoukset voivat olla viikoittaisia ​​ja kuukausittaisia ​​sisäänkirjautumisia tai muita säännöllisesti ajoitettuja puheluita, joita olet käynyt samojen ihmisten kanssa. Luomalla toistuva kokous Zoomissa sinun on vain tallennettava asetukset kerran ja voit käyttää sitä aina, kun soitat. Toinen tehokas kohta toistuvassa kokousvaihtoehdossa on, että voit käyttää samaa URL-osoitetta uudestaan ​​ja uudestaan. Siksi sinun ei tarvitse lähettää kokouksen osallistujille uutta URL-osoitetta aina, kun kokous on suunniteltu.

Toinen upea temppu, joka on pakattu toistuvan kokousvaihtoehdon sisälle, on ”Ei kiinteää aikaa”. Voit käyttää tätä vaihtoehtoa jos tapaat samoja ihmisiä säännöllisen aikataulun mukaan, mutta et samaan aikaan, jokaiselle tapaaminen. ”Ei kiinteää aikaa” -toiminnolla voit käyttää samoja asetuksia ja kokoustunnusta uudestaan ​​ja uudestaan ​​muuttamatta mitään kertaa, kun päätät muodostaa yhteyden videoneuvottelun kautta.

3. Tarkista, kuka osallistui kokoukseen

Tämä on hyödyllinen ominaisuus videoneuvotteluissa, jotka ovat luonteeltaan pakollisia - kuten yliopiston luento tai pakollinen työharjoittelu. Videoneuvottelutapahtumien osalta sinun kannattaa tarkistaa osallistuneiden ja ei osallistuneiden tiedot. Zoom antaa sinulle nämä tiedot kokouksen päätyttyä.

Löydät osallistujaluettelon vain siirtymällä Zoomaa tilin hallinta> Raportti -osioon. Raportti-osiosta sinun tarvitsee vain löytää 'Käyttöraportit' ja napsauttaa 'Kokous' valitaksesi kokous, josta haluat löytää tiedot.

Kun olet löytänyt kokouksen, valitse raportin tyyppi ja ajanjakso, ennen kuin napsautat raportin luomisvaihtoehtoa.

Huomautus: Osallistujaluettelo voidaan luoda vain, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

1. Sinun on oltava ajoitetun kokouksen isäntä, jolla on tilin järjestelmänvalvojan tai omistajan rooli.
2. Käyttöraportit on otettava käyttöön.

• Zoom-tilin on oltava Pro- tai API-kumppani tai liike- tai koulutusohjelma.

4. Zoom-sovelluksen avulla voit kerätä tietoja osallistujilta

Jos olet ajatellut, että läsnäololomake hyödyllisenä ominaisuutena, Zoom-sovelluksen tiedonkeruuvaihtoehto on ominaisuus, joka on vielä hienompi. Zoomin avulla voit kerätä tietoja osallistujilta itseltään ennen heidän osallistumistaan ​​kokoukseen.

Tietojen keräämiseksi sinun on otettava käyttöön rekisteröintivaihtoehto, joka löytyy Zoom-sovelluksen Omat kokoukset -välilehdeltä. Kun ominaisuus on otettu käyttöön, voit määrittää lomakkeen, jonka osallistujien on täytettävä ennen heidän liittymistään kokoukseen.

Zoom-sovelluksen mukana toimitetaan sisäänrakennettu oletuslomake, jonka avulla voit valita haluamasi kerättävien vakiotietojen valintaruudut, kuten nimen, yrityksen jäsenyyden jne. Zoomauksen avulla voit kuitenkin luoda mukautettuja kenttiä myös Mukautettu-välilehden rekisteröinnissä Kysymykset. ”Tällä välilehdellä voit luoda uusia kysymyksiä ja kenttiä, jotka haluat lisätä rekisteröintiin muodossa.

Verkkoseminaari on termi verkkopohjaiseen seminaariin. Zoom-sovellus pystyy melko pitämään webinaareja, joiden avulla voit olla yhteydessä lukemattomaan osallistujaan. Rekisteröitymiseen on kuitenkin parempi käyttää lomaketta tapahtuman verkkosivustolla tai käyttää tapahtumanhallintasovellusta. Automatisointisovellukset ovat suositeltavia, jotta tapahtumaan ilmoittautuneet voivat samanaikaisesti rekisteröityä Zoomiin. Zapierin valmiiden sovellusten avulla voit synkronoida osallistujat Zoomin kanssa. Voit joko käyttää sitä tai käyttää mitä tahansa muuta automaatiosovellusta käyttääksesi Zoomia tehokkaasti webinaareihisi.

Huomautus: Tietojen keräämiseksi osallistujilta seuraavien ehtojen on täytyttävä:

1. Sinun on oltava kokouksen isäntä.
2. Sinulla on oltava pro-tili.

• Kokous ei voi olla henkilökohtainen kokoustunnuksesi.

5. Tee video zoomauspuhelusta

Toinen Zoomin älykäs ominaisuus on mahdollisuus tallentaa videoneuvottelupuhelut videona. Tämä ominaisuus on varsin hyödyllinen tapaamisen jakamiseksi sen ohittaneiden kanssa. Tämä ominaisuus on ensiarvoisen tärkeä tapaamisen tarkistamiseksi.

Zoom-sovelluksen avulla voit tallentaa videon joko paikalliseen asemaan tai pilveen. On huomattava, että pilvitallennusvaihtoehto on vain maksettujen käyttäjien käytettävissä. Pilvitallennusominaisuuden etuna on mahdollisuus suoratoistaa kokousta heti verkkoselaimella heti, kun tallennus on valmis. Pilvitallennuskapasiteetti vaihtelee eri tilien / suunnitelmien mukaan.

Toinen tekijä, joka pitää mielessä konferenssivideotallennuksessa, on asetusten optimointi etukäteen. Tämä ennakoiva aloite saa sinut valitsemaan parhaimman laadun, joka sopii käyttämällesi videoneuvottelutyypille. Esimerkiksi: Lähetystyyppisessä videoneuvottelussa, jossa vain isäntä näkyy näytöissä, on paljon tehokasta tallentaa vain isännän ääni ja video. Kun taas yhteistyötyyppisessä kokouksessa, jossa isäntä ja osallistujat ovat vuorovaikutuksessa ja vaihtavat tietoja keskenään, kannattaa ehkä tallentaa kaikki. Siksi ennen videoneuvottelun nauhoittamisen aloittamista on erittäin suositeltavaa käyttää muutama minuutti asetuspaneelissa valitsemalla tarpeisiisi parhaiten sopiva muoto.

Huomautus: Videoneuvottelutallennuksen ottaminen käyttöön edellyttää, että seuraavat ehdot täyttyvät:

1. Jos haluat tallentaa videoita, sinun on suoritettava Zoom Windows-, Linux- tai macOS-käyttöjärjestelmässä.

Jos et näe tallennusvaihtoehtoa videoneuvotteluissasi, tarkista asetussivusi tai pyydä järjestelmänvalvojaa ottamaan se käyttöön.

6. Anna merkintöjen tulla yhteistyöhön

Zoomin Näytön jakaminen -vaihtoehdon avulla isäntä voi näyttää mitä tahansa ruudullaan kaikille videopuhelun osallistujille. Zoom-sovelluksen merkintätyökalun avulla videoneuvottelun osallistujat / osallistujat voivat piirtää ja korostaa jaetulla näytöllä. Tämän työkalun tehokkuutta ja luovuutta on kiitettävä. Jos keskustelet visuaalisista materiaaleista, kuten malligrafiikasta, jne., Merkintätyökalun merkitystä ei voida selittää pelkillä sanoilla.

Jos olet puhelun osallistuja ja sinun on tehtävä merkintöjä toisen jaetulla näytöllä, löydät merkinnän vaihtoehdon Zoom-ikkunan yläosassa olevasta ”Näytä vaihtoehto” -kohdasta. Kun napsautat Merkitse-vaihtoehtoa, työkalurivi, jossa on merkintävaihtoehtoja, kuten 'piirtää', 'teksti', 'nuoli' jne. Työkalurivin Tallenna-painikkeella voit ottaa kuvakaappauksen täydellisestä kuvasta, jossa on merkinnät. Jos olet isäntä, saat myös mahdollisuuden poistaa merkinnät käytöstä kaikille osallistujille.

7. Co-Host-videoneuvottelupuhelut

Kun pidät ammattimaista videopuhelua / konferenssia, voi tulla aika, jolloin kokousta on ohjattava tai yhteistyössä ohjattava useampi kuin yksi isäntä. Joissakin tapauksissa PR-tiimi saattaa haluta ohjata kokousta puhujan tai keskustelun aiheen kanssa webinaari / videoneuvottelu tarvitsee kaksi henkilöä selittämään tarvittavan materiaalin tai kahden avainhenkilön on annettava yhteistyössä a esitys. Tällaisissa olosuhteissa Zoom antaa sinun valita useampi kuin yksi henkilö ohjaamaan videoneuvottelua sen sijaan, että valitsisit yhden isännän muiden joukosta.

Toissijaisen isännän vaihtoehdon käyttäminen alkaa siirtymällä ensin Zoom Meeting -asetukseen ja käyttöön ”Co-Host-vaihtoehto.” Kun tämä on tehty, joudut odottamaan, että .meeting alkaa. liittyä seuraan. Kokouksen alkaessa voit lisätä henkilön napsauttamalla videon päällä olevaa kolmea pistettä.

Vaihtoehtoinen tapa isännöidä on löytää osallistujaikkuna ja valita Hallitse osallistujia. Kun olet tarkastellut luetteloa osallistujat, vie hiiri osallistujan nimen päälle, jonka haluat isännöidä, napsauta Lisää ja valitse Tee Tee isäntä -vaihtoehto.

Huomautus: Jotta Co-Host-vaihtoehto otettaisiin käyttöön, seuraavien ehtojen on täytyttävä:

1. Tarvitset Pro-, Business- tai API Partner- tai Education-tilin.
2. Sinun on suoritettava Zoom MacOS-, Windows-, Android- tai IOS-käyttöjärjestelmissä (ei Linus- tai Web-käyttöjärjestelmässä).

Jos Co-Host-vaihtoehto ei tule näkyviin, pyydä tilisi järjestelmänvalvojaa ottamaan yhteispalvelun oikeudet käyttöön Kokoukset-välilehdessä.

8. Käytä kokoushuonetta osallistujille

Zoomilla on mielenkiintoinen mahdollisuus antaa osallistujien osallistua videopuheluun jo ennen isännän ilmestymistä. Pienet ryhmät pitävät tästä vaihtoehdosta, koska se antaa heille mahdollisuuden käydä pieniä neuvotteluja ennen kuin isäntä näyttää toimivan kokouksessa.

Joissakin tapauksissa tämä osallistujien seurakunta virtuaalihuoneessa voidaan kuitenkin katsoa johtuvan a tuotemerkkisi tai yrityskuvasi heikko näyttö vuorovaikutuksen takia alkaa ennen isäntää saapuu. Tämä voidaan välttää luomalla virtuaalinen odotushuone, joka pitää osallistujat pidossa, kunnes sinä, isäntä, annat heidän liittyä kokoukseen joko samanaikaisesti tai yksi kerrallaan.

Tarkka vaihtoehto virtuaalisen odotushuoneen käyttöönottoon vaihtelee tilisi tyypin mukaan. Kun olet ottanut vaihtoehdon käyttöön, voit kuitenkin mukauttaa sitä, mitä haluat osallistujien näkevän heidän odottaessaan kokouksen alkua.

9. Anna kolmannen osapuolen tai avustajan suunnitella kokouksesi

Zoomin avulla voit soittaa poikkeuksellisia videopuheluita, mutta se on muutakin kuin vain sovellus videopuheluun. Lukuisat ominaisuudet ja vaihtoehdot tekevät Zoomista tehokkaan yritysviestintätyökalun. Ammattilaiset ja korkean tason johtajat käyttävät zoomia usein yhteydenpitoon eri henkilöstön kanssa videoneuvotteluissa.

Siksi yritys- tai yritysympäristössä viestintätyökalun on usein hoidettava avustajan tai PR-tiimin tai markkinointihenkilöstön. Zoomin avulla voit siirtää kokouksen aikataulun avustajalle tai kolmannelle osapuolelle, joka hallinnoi kalenteriasi.

Ajastusavustajan käyttöoikeuksien käyttöönotto edellyttää kirjautumista Zoomiin ja napsauttamalla Kokousasetukset-kohtaa Muut. löytää plusmerkin Scheduling Assistantin vierestä, napsauta sitä ja kirjoita avustajan sähköpostitunnus ja lopeta prosessi napsauttamalla Määritä.

Kun olet lisännyt avustajan, valitun henkilöstön on kirjauduttava ulos ja kirjauduttava takaisin Zoom-tililleen, jotta ominaisuus voi toimia. Ajoitusavustajan tultua voimaan nimetty henkilöstö voi suunnitella kokouksia sinulle. Seuraa Advance- tai Meeting-vaihtoehtoa (perustuu Zoom-versioon) ja luo uusia kokouksia kehotteiden perusteella.

Huomautus: Seuraavien ehtojen on täytyttävä, jotta avustajasi tai kolmas osapuoli voi suunnitella sinulle kokouksia:

1. Niillä, jotka saivat ajoitusoikeudet ja ensisijaisen tilin, jolle käyttöoikeudet on myönnetty, on molemmilla oltava joko Pro- tai Corp-lisenssi.
2. Niille, jotka haluavat järjestää webinaareja, ajoittajalla ja tilinomistajalla on molemmilla Webinar-lisenssi.

10. Tärkeimmät näppäimistöt Zoom-sovelluksen tehokkaaseen navigointiin

Niille, jotka käyttävät usein Zoomia, muutaman pikanäppäimen oppiminen auttaa sinua hallitsemaan videopuheluita taitavasti. Zoomin pikakuvakkeet ovat järkeviä, toimivia ja helposti muistettavia.

Kannatan kutsua. MacOS-käyttäjille “Cmd + I” hyppää kutsuikkunaan. Windows-käyttäjille Alt + i vie sinut kutsuikkunaan. Tämän pikakuvakkeen avulla voit aloittaa zoomaustoimintosi nopeasti, sillä kutsuikkunasta voit napata kokoukseen johtavia linkkejä tai lähettää kutsuja sähköpostitse.

M tarkoittaa mykistystä. Mac-käyttäjien “Cmd + Ctrl + m” ja Windows-käyttäjien “Alt + m” avulla voit mykistää kaikki muut puhelun aikana, kun olet isäntä.

Jaa-näyttö on suosittu ominaisuus Zoomissa, ja sen suosio ei häviä Zoomissa, koska ominaisuudella on yksinomainen pikakuvake.

S tarkoittaa osaketta. Mac-käyttäjien “Cmd + Shift + s” ja Windows-käyttäjien “Alt + Shift + s” avulla voit jakaa näytön puhelusi osallistujien kanssa.

Näiden pikavalintojen avulla voit tehdä välittömiä muutoksia, kun aloitat Zoomin käytön päivän aikana tai videopuhelun keskellä.

Kuinka Zoom vertaa kilpailijoihinsa? Mikä tekee Zoomista ainutlaatuisen?

Zoom on täydellinen videoneuvottelutyökalu, jonka avulla voit soittaa hienostuneita videopuheluja / konferensseja ja paljon muuta. Suosituimmat yritykset tai kilpailijat, jotka tarjoavat vastaavia palveluja Zoomille, ovat WebEx, Skype ja LogMeIn. Vaikka kolme yritystä tarjoavat vastaavia palveluja, Zoom on painottanut enemmän tuotteensa video-näkökohtaa, koska se tarjoaa korkeamman kehysnopeuden verrattain.

Kolmen kilpailijan joukossa Skype on laajalti tunnettu henkilökohtaisesta käytöstä, eikä se ole kovin suosittu yritystoiminnassa verrattuna Zoomiin ja muihin. Vaikka Skypen käyttöliittymän grafiikka ja muotoilu ovat miellyttävämpiä silmille, se puuttuu muista ominaisuuksista ja vaihtoehdoista, jotka perustuvat muihin videoneuvotteluratkaisuihin.

WebEx ottaa johtoaseman ilmaisessa suunnitelmassa ilman kokouspituuksien rajoituksia verrattuna Zoom-rajaukseen 40 minuutissa. Zoom on kuitenkin kilpailun kärjessä kyvyllä jakaa näytön lisäksi myös isäntäääni - ominaisuus, joka on ainutlaatuinen Zoomille.

Erilaiset yritysviestintä- ja verkkoseminaarivaihtoehdot ovat usein maksettuja etuoikeuksia. Hinnoittelualueet ovat lisäksi keskenään samanlaisia. Zoom tarjoaa kuitenkin paljon hienostuneita vaihtoehtoja, kuten kokoushuoneita ja paljon muuta.

Zoom on ammattimainen videoneuvotteluratkaisu. Se on kuitenkin se lyhyt lause ja myös paljon muuta. Lukemalla kaikki Zoomin vinkit, vihjeet ja ominaisuudet, ei voitu olla tekemättä päätelmää, että Zoom on täydellinen virtuaalisen viestinnän ratkaisu.

Zoomin avulla voit soittaa poikkeuksellisen laadukkaita videopuheluita, ja voit myös jakaa näytön, tehdä merkintöjä, tallenna puhelut videona, lisää avustajia, luo neuvotteluhuone, kerää rekisteröintitietoja ja lisää. Zoom-toiminnossa käytettävissä olevat vaihtoehdot käyttävät lukemattomia mahdollisuuksia videopuheluun, mikä muuten olisi mahdotonta.

Mahdollisuudet, joiden avulla Zoom-ohjaaja antaa sinun, isännän, viedä virtuaalikokousten tehokkuus uudelle tasolle. Zoomin avulla viestintä on lähempänä, henkilökohtaisempaa ja tehokkaampaa; etäisyydestä huolimatta.

Zoomin avulla muodostakaamme yhteys, jakakaamme, tehkäämme yhteistyötä ja antakaamme luoda - ylittämällä rajat.