Kattava opas Board-portaalin kustannusten ja tehokkaan käytön ymmärtämiseen

Kaikilla virtuaalilevyohjelmistojen toimittajilla on oma lähestymistapansa tarjoamiensa ratkaisujen jäsentämiseen. Lopullisiin kustannuksiin vaikuttavien yleisten tekijöiden ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää päätöksenteon helpottamiseksi budjettisi mukaisesti ja aikaa uhraamatta.

Tutkimaan a board portaalin hintojen vertailu yksityiskohtaisesti voit tarkastella tätä aihetta käsittelevää artikkeliamme.

Maksujen tiheys

Laskut, jotka sinun on maksettava ohjelmiston käyttämisestä, voivat tulla eri ajankohtina: kuukaudessa, neljännesvuosittain, kahdesti vuodessa tai vuodessa. Keskity käyttöaikaan ja taulujen määrään, jota käsittelet board portaaliohjelmistossa, jotta voit arvioida sinulle parhaiten sopivan ratkaisun. Useammat maksut ovat todennäköisemmin kalliimpia.

Kustannusmuodostusmenetelmät

Viimeisenä muodostavat käyttäjä- ja ominaisuuskohtaiset hinnoittelujärjestelmät omaksuvat levynhallintaohjelmistojen toimittajat laskuttaa hallitusportaalin jäsenten lukumäärän, varastotilan ja asiakasyritysten instrumenttien mukaan vaatia. Näissä tapauksissa on parasta kuvitella koko levysi kokoonpano ja kaikki piilotetut prosessit oikean päätöksen tekemiseksi.

Lisäosat

Monet paperittomien kokousratkaisujen tarjoajat ehdottavat ohjelmiston toiminnallisuuden laajentamista lisätyökaluilla, kuten lisätallennustilalla. Tämä menetelmä kyseisen ohjelmiston vastineen rahalle analysoimiseksi on optimaalinen, jos sinulla on suuri yritys tai a voittoa tavoittelematon järjestö, jossa on vaihteleva määrä johtajia ja valiokuntia, koska lopullinen hinnoittelu voi olla vahvempaa. budjetti.

Kiinteät kuukausitilaukset

Kiinteiden kustannusten suunnitelma on läpinäkyvin tapa online-hallituksen kokousohjelmistojen tarjoajien tarjota. Tämäntyyppinen hinnanmuodostusjärjestelmä määrittelee mukana tulevat työkalut etukäteen.

Hedelmällinen verkkokorttien hallintakokemus – rajoittamaton tallennustila ja käyttäjämäärät ovat fiksu valinta.

Piilotetut maksut board portaalin hinnoittelussa

Jos et selvennä palveluntarjoajan hinnoittelujärjestelmää tuotteen esittelyvaiheessa, on suuri mahdollisuus, että kohtaat piilokuluja. Nämä voivat nostaa alkuperäisen hinnoittelun yli budjettisi ja vaikuttaa haitallisesti hallituksen työprosessiin. Alla olemme kirjoittaneet piilomaksut, jotka jäävät useimmiten huomiotta.

Lisää käyttäjiä ja tallennustilaa 

Kaikki hallitukset työskentelevät suurten tietomäärien parissa kokousten aikana ja itsenäisesti. Rajoitettu tallennuskapasiteetti voi aiheuttaa lisägigatavujen tarpeen. Tämä puolestaan ​​voi laukaista vahvistetun budjetin ylityksen.

• Näkemys. Suosittelemme arvioimaan organisaatiosi enimmäistallennustilantarvetta, kun vertailet levynhallintaohjelmistojen hintoja. Suosittelemme myös kysymään palveluntarjoajilta ehdotonta hinnoittelun läpinäkyvyyttä.

Lisäominaisuudet

Ensisijaisen ohjelmiston toimittajan on oltava etukäteen ja selkeä työkaluista, joista sinulta veloitetaan, monimutkaisuudesta huolimatta. Tämä sisältää parannetut turvallisuusprotokollat, mukautetun tuen, hallintokonsultoinnin, kokonaisuuden hallinnan jne.

Ohjelmistopäivitykset ja ylläpito 

Hallituksen hallintaohjelmiston ylläpito voi aiheuttaa lisäkustannuksia, jos tilaat paikan päällä tapahtuvan käyttöönoton. Järjestelmänvalvojat saattavat haluta palveluntarjoajien auttavan heitä asentamaan ratkaisunsa, määrittämään asetukset tai ostamaan ja asentamaan muita laitteita organisaation tiloissa.

Lisäkoulutus

Jokainen peruskoulutuksen jälkeen liittyvä hallituksen jäsen tarvitsee todennäköisesti ohjeet tekniikan menestyksekkääseen käyttöön. Jokaisen koulutusistunnon lisäkustannusten välttämiseksi on parasta selvittää tämä kysymys palveluntarjoajan kanssa.

Kuinka valita sinulle sopiva taulun hinnoittelujärjestelmä?

Menetelmään edullisimman hinnoittelun alustan valintaan kuuluu seuraavien tekijöiden arviointi:

1. Järjestelmänvalvojien, hallituksen jäsenten lukumäärä ja ohjelmistoa käyttävien hallitusten tyypit.
2. Resurssit ja suojausmenettelyt ovat tyypillisiä alallesi.
3. Oppilaitoksesi hallituksen kokousten järjestäminen ja hallintomenettelyt.
4. Budjetti, jonka organisaatiosi voi käyttää ohjelmistoon.

Kun ymmärrät tarkasti lautasi tarpeet, oikean valinnan tekeminen vie paljon vähemmän vaivaa käytettävissä olevat ohjelmistovaihtoehdot ja keskustele jäljellä olevista kysymyksistä niiden palveluntarjoajien kanssa, jotka voivat vastata tarpeisiisi parhaiten.

Hallitusportaaliohjelmiston käyttöönotto

Vaatimuksiasi vastaavan turvallisen ratkaisun valitseminen on prosessi, jossa on muutama vaihe. On ymmärrettävä, että tämä prosessi ei rajoitu kyseisten vaihtoehtojen hintojen vertailuun. Oikean ohjelmiston löytämiseksi sinun on vertailtava lukuisia verkkokokousratkaisuja organisaatiosi työprosessia helpottavien toimintojen mukaan.

On kaksi päävaihetta, jotka on otettava huomioon analysoinnissa, ja jokaisessa on muutama alavaihe:

1. Valinta
2. Hyväksyminen

Hallituksen portaalin valinta

On tärkeää valita optimaalinen vaihtoehto noudattamalla alla olevaa järjestelmää. Nämä askeleet ovat välttämättömiä tehokkaamman hallinnon perustan rakentamiselle.

• Tutkimuskriteerien määrittely
• Tutkimuksen suorittaminen
• Suosikkilistalle
• Vertaamalla

Hyväksyminen

Kun sopivin hallitusportaali on valittu, on aika aloittaa siirtyminen online-kokousjärjestelmään.

• Koulutus
• Asennus ja käyttöönotto
• Räätälöinti
• Toteutus

Ennen kuin aloitat varsinaisten istuntojen pitämisen, tukitiimi opastaa sinua kaiken määrittämisessä.