Pourquoi les portails de conseil sont-ils le principal outil pour renforcer le travail d'équipe et la collaboration ?

À ce stade, aucun outil collaboratif tiers ne peut égaler l'offre unique d'un bon et stable portail du conseil. C'est devenu une tendance du 21e siècle dans la plupart des grandes et petites entreprises. Sans surprise, car c'est le moyen le plus simple de coordonner les mouvements de tous les participants au processus de gestion: des gestionnaires et administrateurs de base au conseil d'administration.

L'histoire du développement des salles de conférence

Internet se généralisait rapidement à la fin des années 1990. Les gens achetaient des ordinateurs, s'inscrivaient auprès de FAI et se connectaient pour voir ce que le World Wide Web avait à offrir. Même si la technologie était limitée à l'époque, les administrateurs avant-gardistes envisageaient des moyens d'utiliser Internet pour automatiser le processus de réunion du conseil. Bien d'autres millénaires s'écouleraient avant qu'une salle de conférence virtuelle, à la fois le nom et la technologie, ne soit officiellement disponible sur le marché.

L'avancement des nouvelles technologies, ainsi que l'émergence de scandales d'entreprise, ont soulevé la nécessité d'une procédure de réunion du conseil d'administration plus efficace, non seulement simple mais également conforme. BoardVantage a été l'un des premiers fournisseurs de services en 2002. Avec d'autres entreprises fournissant des services comparables, la société a obtenu du capital-risque.

Cependant, l'industrie du livre électronique reste limitée. Il n'était disponible que pour les cadres supérieurs et son utilité se limitait à la visualisation des documents de réunion sur de grands ordinateurs. Il n'y avait pas grand chose à faire avec.

Le véritable changeur de jeu, cependant, a été le lancement de l'iPad en 2010. Les membres du conseil peuvent utiliser ces tablettes portables au lieu d'ordinateurs lourds pendant les sessions du conseil. Pour la première fois, les membres du conseil d'administration étaient véritablement mobiles, leur permettant de collaborer les uns avec les autres de n'importe où. Grâce à la fonctionnalité multi-touch, les utilisateurs peuvent écrire et dessiner directement sur l'iPad comme s'il s'agissait de papier, brisant encore plus de frontières.

Ces fonctionnalités ont ouvert la porte à de nouvelles fonctionnalités qui ont amélioré la communication avec les membres du conseil. Enfin, la technologie requise pour les réunions de conseil à distance était déjà disponible, comme les fournisseurs l'ont rapidement découvert.

Pourquoi le portail du conseil est-il exceptionnel à cet égard ?

La pandémie a établi cette tendance, mais elle s'est poursuivie en dehors de la quarantaine. Il a montré suffisamment de points forts pour être résumés dans cette liste.

Avantage même lors de la mise en place de la réunion 

L'utilisation de logiciels tiers prend du temps et est fastidieuse. Tout d'abord, vous rassemblez tous les fichiers en une seule pile, les organisez manuellement, les téléchargez sur le serveur, et ce n'est qu'ensuite que vous pouvez les distribuer avant la réunion. Il est beaucoup plus facile d'utiliser un logiciel de carte virtuelle. Vous venez de faire glisser un fichier dans un modèle existant. Vous pouvez:

• mettre à jour rapidement la liasse de documents ;
• sélectionnez simplement l'option appropriée pour modifier le package d'annonce complet ;
• utilisez le portail du conseil pour automatiser l'ordre du jour lors de la production d'un ensemble de documents.

Cela réduit le temps passé à trier et à organiser les fichiers de paquets. Vous pouvez également établir une limite de temps pour chaque point de l'ordre du jour, ce qui aidera à maintenir la réunion sur la bonne voie. En termes d'alertes, elles sont également présentes ici. Cela soulage le personnel administratif du conseil d'administration d'une autre corvée chronophage.

Avantages pendant les réunions eux-mêmes directement 

Le principal avantage d'un portail de conseil est sa capacité à créer une réunion de conseil en ligne. Comme s'il s'agissait de papier, vous pouvez prendre des notes immédiatement sur la page de n'importe quel document de réunion. De plus, ces notes peuvent être personnelles ou partagées, ce qui garantit que vos sessions sont vivantes et efficaces. Solution complète pour les réunions, certains portails de conseil incluent même des options de vote et de signature électronique. Dans un portail de conseil :

• la fréquentation est suivie automatiquement ;
• le procès-verbal de chaque réunion comprend des informations sur la participation, qui sont également traçables grâce à des rapports d'audit ;
• il n'est plus nécessaire de relever manuellement les présences lors des réunions, ce qui simplifie la procédure.

Parce que le temps c'est de l'argent, vous devez tirer le meilleur parti de votre temps de réunion.

Avantages après la fin de la réunion

Un logiciel de gestion de conseil comprend également des outils de gestion de projet qui facilitent le processus post-réunion. Les documents sécurisés du tableau peuvent être conservés dans la bibliothèque de documents. Cela garantit que toute information obtenue du Conseil est immédiatement disponible pour les audits. Cela implique également que tout nouveau membre du conseil d'administration ou PDG aura accès aux documents historiques du conseil d'administration.

Pourquoi ces types d'applications collaboratives sont-elles obligatoires ?

Les applications de collaboration sont extrêmement utiles pour de nombreuses raisons. L'idée même derrière le logiciel de portail Board est géniale, car ces types d'applications sont simplement combinés en un seul outil pratique qui a une sécurité renforcée.

En parlant de sécurité, des chercheurs avancés nous assurent que le niveau de cryptage de presque tous les logiciels populaires les solutions de salle de réunion atteignent le niveau de cryptage militaire ou les meilleures institutions financières comme la centrale banque. Comme vous vous en doutez, les pirates n'ont aucune chance à moins que vous ne leur donniez votre mot de passe et un moyen d'effectuer une authentification à deux facteurs.

C'est actuellement le seul type d'application qui offre une solution complète de réunion sans papier. Comme le disent les chercheurs, cela fait passer votre entreprise au niveau supérieur, vous permettant de franchir ce plafond de croissance sur lequel vous vous heurtez probablement à ce stade.