5 principaux conseils que vous devez connaître lors du choix d'un logiciel de salle de réunion virtuelle

Les innovations de haute technologie transforment comment et où nous faisons des affaires. L'une des manifestations les plus notables de ce modèle est le site du conseil d'administration. Les entreprises publiques et privées l'utilisent pour la gestion des capitaux et des affaires. Vous avez besoin du logiciel de réunion de conseil d'administration approprié pour pouvoir organiser une réunion virtuelle avec succès, efficacement et en toute sécurité. Ces plateformes peuvent également accélérer la procédure pour assister à des réunions réelles ou à celles qui incluent une participation à la fois virtuelle et physique. Ci-dessous, nous examinerons de plus près les 5 meilleurs conseils à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de carte virtuelle.

Qu'est-ce qu'un logiciel de réunion de conseil d'administration ?

Un outil unique, sécurisé et collaboratif appelé logiciel de réunion de conseil (également connu sous le nom de logiciel de portail de conseil) vous permet de planifier des réunions de conseil sans papier du début à la fin. Cet outil polyvalent permet l'organisation de réunions et la création d'une atmosphère propice au travail d'équipe efficace, à la communication et à l'interaction. Vous pouvez partager des ordres du jour et d'autres documents importants via un portail de conseil, tenir à jour les documents afin que chacun ait accès aux informations les plus récentes et ajouter des notes et des questions aux documents. D'autres fonctions et fonctionnalités utiles peuvent également être trouvées lors de l'utilisation d'un logiciel de réunion de conseil d'administration.

Le succès de l'utilisation de ce logiciel explique pourquoi les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs utilisent ces technologies. Cela encourage à son tour l'approvisionnement du marché, ce qui se traduit par l'émergence continue de nouveaux fournisseurs de logiciels de salle de conférence.

5 conseils pour choisir un logiciel de salle de réunion

Vous devez avoir une compréhension commerciale de votre objectif final, tenir compte de la taille de votre entreprise et d'autres facteurs lors de la sélection et de la visualisation d'une application de salle de réunion. comparaison de logiciels de portail de conseil. Il existe 5 recommandations générales qui pourraient vous aider à choisir judicieusement.

1. Tenez compte de votre site Web public lorsque vous prenez une décision

L'expérience utilisateur est l'un des facteurs les plus importants pris en compte lors de la sélection d'un logiciel de salle de conférence. Cela couvre la position des boutons de navigation, un flux logique d'événements, la capacité de modifier des modèles, etc. Ceci est important car votre travail doit être le plus intelligent possible avec une solution de réunion sans papier en plus d'être réussi.

2. Prenez la cybersécurité au sérieux

L'un des problèmes les plus actuels en matière de cybersécurité. Les entreprises perdent des millions de dollars à la suite d'agressions et de fraudes. Alors, faites attention si le logiciel de la salle de conférence offre le cryptage des données. Actuellement, le cryptage 128 bits est la forme la plus utilisée. Un cryptage 256 bits complet, comparable à la norme militaire, pourrait être disponible auprès de fournisseurs plus sophistiqués.

Découvrez où vos données seront conservées. Il est crucial que ce soit sur un serveur plutôt que sur le cloud, où les pirates peuvent avoir plus de facilité. N'oubliez pas de sécuriser également vos SMS. Donnez toujours la priorité aux fournisseurs qui effectuent régulièrement des tests d'intrusion et mettent à niveau leurs produits.

3. Déterminer la facilité d'accès aux informations

Bien que cela puisse sembler évident, le logiciel de réunion de portail de conseil idéal devrait vous permettre, à vous et aux participants à la réunion, d'obtenir facilement les informations dont vous avez besoin. L'objectif de l'utilisation d'un système sans papier est de remplacer le processus papier alambiqué et désorganisé par un processus plus rationalisé, simple et ordonné.

• La capacité de chercher. Les documents doivent être simples à rechercher et à parcourir pour les membres du conseil. De plus, ils doivent pouvoir le faire sur n'importe quel appareil de leur choix. Étant donné que ces trois plates-formes peuvent être utilisées, les meilleurs systèmes de gestion de carte fournissent des versions optimisées pour les ordinateurs de bureau, les tablettes et les mobiles. Si le logiciel que vous sélectionnez est uniquement basé sur un ordinateur de bureau, vous ne pourrez pas atteindre votre objectif d'augmenter la participation aux réunions.

• Mise en forme adaptée à l'impression. Il y aura toujours des utilisateurs qui voudront imprimer des copies, même si la création d'un lieu de travail sans papier est l'une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises utilisent les portails des conseils d'administration. Cela peut être dû à une variété de facteurs, tels que la commodité personnelle ou l'intolérance à l'utilisation prolongée de l'écran. Assurez-vous que la mise en forme du livre cartonné et des documents qui l'accompagnent est adaptée à l'impression dans cette situation spécifique.

• Accessibilité hors ligne. Que les gens puissent accéder au contenu en ligne et hors ligne est un facteur différent à prendre en compte. Sinon, ne pas avoir accès au Wi-Fi ou à la 4G pourrait compliquer la préparation de la réunion.

4. Consultez la liste de prix dans

De nombreux fournisseurs de réunions de conseil en ligne incluent généralement des frais cachés, ce qui pourrait vous surprendre. Voici quelques exemples :

• Aide à la formation. Vous devez apprendre à utiliser le programme après l'avoir acheté. Il est important de savoir si cette formation sera gratuite ou si un consultant rémunéré sera requis. De nombreux fournisseurs organisent souvent des webinaires qui couvrent les fonctionnalités de leurs plateformes. Cependant, telle ou telle charge est fréquemment exigée.
• Service client. Découvrez le niveau de service à prévoir. Il pourrait être disponible tout le temps, mais ce n'est qu'à des heures fixes qu'il y aura une aide gratuite, par exemple.
• Capacité de stockage. Si vous travaillez avec beaucoup de données, cet aspect est très important. Souvent, une capacité supplémentaire est proposée à un prix élevé.

5. Déterminer si la visioconférence est prise en charge

La capacité d'observer qui participe activement à la réunion est essentielle pour remplir l'obligation légale d'identifier rapidement tous ceux qui y participent. Vous pourriez accidentellement perdre un utilisateur lors d'une conférence téléphonique. La vidéoconférence dans les logiciels de gestion de conseil est donc incroyablement bénéfique pour la transparence.

De plus, pouvoir se voir semble plus intime et est la chose la plus proche d'une rencontre physique que vous puissiez avoir. Il y a moins de problème avec les gens qui parlent entre eux puisque vous pouvez facilement installer une méthode de main levée pour aider le président à offrir à tous ceux qui le souhaitent la possibilité de commenter. Vous pouvez également prendre les indications visuelles que quelqu'un est prêt à parler.

Conclusion

L'utilisation d'un logiciel de portail de conseil en entreprise simplifiera grandement le travail et le rendra plus compréhensible pour tous. Par conséquent, il est si important d'aborder de manière responsable le choix d'un logiciel qui répondra à toutes vos exigences. Suivez nos conseils et développez votre entreprise avec un logiciel de salle de conférence.