L'importance de choisir la bonne salle de données pour vous

Les cadres, les membres du conseil d'administration et les chefs d'entreprise utilisent des services de salle de données virtuelle pour un stockage sécurisé des données et une collaboration efficace avec des tiers.

Mais il existe aujourd'hui des dizaines de fournisseurs de salles de données virtuelles, il peut donc être difficile de choisir le bon fournisseur pour votre entreprise. Pourtant, le bon choix est crucial, car il peut affecter le résultat d'un accord.

Le guide ci-dessous vous aidera avec les meilleurs conseils et les étapes les plus importantes lors de la recherche d'une salle de données.

Qu'est-ce qu'une data room virtuelle ?

Une salle de données virtuelle, également connue sous le nom de salle de données électronique, est un référentiel en ligne sécurisé utilisé pour le stockage et la distribution de fichiers et de documents numériques.

Le logiciel de salle de données en ligne est particulièrement utile lors des transactions et processus commerciaux suivants :

• Fusions et acquisitions. Une entreprise de vente et une entreprise d'acquisition peuvent utiliser un VDR comme environnement de transaction sécurisé et contrôlé. Ses fonctionnalités permettent de télécharger et de partager rapidement et facilement des documents confidentiels de diligence raisonnable, de communiquer sur les questions de fusions et acquisitions et d'accélérer la transaction globale.
• Collecte de fonds. Les startups et les entreprises qui souhaitent lever des capitaux ont besoin d'une salle de données virtuelle pour partager des documents avec les investisseurs et suivre leur activité afin de comprendre qui est le plus engagé et le plus intéressé.
• introductions en bourse. Les entreprises qui souhaitent devenir publiques ont besoin d'une salle de données pour fournir plusieurs parties externes telles que auditeurs, souscripteurs et investisseurs potentiels avec un accès sécurisé et transparent à leurs informations financières Données d'introduction en bourse.
• Communications du conseil. Les membres du conseil d'administration utilisent les VDR pour gérer et diriger les réunions du conseil et des comités, partager les documents du conseil en toute sécurité, créer et attribuer des tâches et surveiller les performances. Tu peux apprendre encore plus sur les solutions de salles de données pour les administrateurs.

5 raisons d'utiliser un logiciel de data room

Outre le stockage sécurisé et le partage de fichiers confidentiels, l'utilisation d'une salle de données virtuelle présente de nombreux autres avantages.

1. Coût réduit. Les salles de données virtuelles sont beaucoup plus abordables et rentables que les salles de données physiques. Premièrement, il n'y a pas de dépenses liées au voyage comme les billets ou l'hébergement. Deuxièmement, les utilisateurs ne paient pas le loyer et la maintenance de la salle de données. Ensemble, cela peut économiser des milliers de dollars par an.
2. Communication efficace. De nombreux fournisseurs de salles de données proposent une variété d'outils de collaboration et de communication. Par exemple, les chats en direct, les fils de discussion, les commentaires, les notifications, l'affectation d'experts, les sections Q&R, etc.
3. Achèvement plus rapide des transactions. Les VDR permettent aux utilisateurs de télécharger, mettre à jour et partager rapidement des documents importants. Cela aide à tenir les partenaires, les investisseurs et les membres de l'équipe informés. À son tour, il facilite la prise de décision et conduit à une conclusion plus rapide des transactions.
4. Accessibilité. Les salles de données virtuelles sont accessibles à tout moment et en tout lieu. De plus, des centaines d'utilisateurs peuvent visualiser des documents simultanément sans interférer avec le travail des autres.
5. Respect de l'environnement. Les salles de données virtuelles permettent d'éviter l'impression et le stockage de milliers de documents papier. De plus, l'accès à distance à un VDR empêche les utilisateurs de se déplacer, ce qui réduit les émissions de dioxyde de carbone. Tout cela a un impact positif sur l'environnement.

Critères des meilleurs fournisseurs de data room virtuelles

Lorsque vous recherchez une salle de données virtuelle, concentrez-vous sur les caractéristiques suivantes.

Critère	Description
1. Forte sécurité des données	Choisissez un fournisseur qui offre : Accéder aux fonctionnalités de sécurité comme l'authentification à deux facteurs, les autorisations utilisateur granulaires et les restrictions d'accès IP. Fonctionnalités de sécurité des documents comme la rédaction, les filigranes dynamiques et la destruction à distance.
2. Fonctionnalités avancées	Assurez-vous qu'une salle de données a : Fonctionnalités de gestion de documents comme le téléchargement de fichiers en bloc, le glisser-déposer, la numérotation d'index automatique et la recherche de texte facile. Fonctionnalités de communication comme les discussions, les chats en direct, les vidéoconférences, les commentaires et les notifications. Fonctionnalités de suivi de l'activité des utilisateurs comme les rapports et les pistes d'audit.
3. Service client professionnel	Faites attention si un vendeur propose : Assistance 24/7/365 pour pouvoir joindre un représentant de l'assistance à tout moment en cas de besoin. Prise en charge multilingue pouvoir communiquer avec un spécialiste de l'assistance dans la langue de votre choix. Prise en charge multicanal pour pouvoir contacter une équipe d'assistance par divers moyens comme un téléphone, un chat en direct ou un e-mail.
4. Autres critères	Consultez les éléments suivants : Essai gratuit pour tester la plate-forme gratuitement avant d'acheter des services. Expérience dans votre industrie pour s'assurer qu'une plateforme correspond à vos objectifs commerciaux. Plans tarifaires pour choisir l'option tarifaire la plus adaptée à vos besoins.

5 étapes à suivre pour choisir un fournisseur de data room virtuelle

Voici une courte instruction sur ce qu'il faut faire pour choisir le fournisseur de salle de données le plus adapté à votre projet.

1. Identifier les besoins. Définissez ce pour quoi vous avez besoin d'un VDR, la durée d'un projet, le nombre d'utilisateurs qui accéderont à une salle et la capacité de stockage d'une salle de données.
2. Fixez des limites budgétaires. Définissez combien vous pouvez vous permettre de dépenser pour une salle de données, car les prix commencent à partir de 99 $ par mois et peuvent atteindre des milliers de dollars par an.
3. Lire les avis. Découvrez ce que les autres utilisateurs pensent des fournisseurs sur les sites d'évaluation des salles de données.
4. Comparez les salles de données virtuelles. Choisissez 2 ou 3 fournisseurs et comparez-les en termes de fonctionnalité, d'expérience et de coût.
5. Réserver une démo. Contactez un fournisseur afin qu'un représentant des ventes puisse vous montrer comment fonctionne une salle de données et quelles sont les options de tarification pour votre projet.