Les 10 meilleurs conseils, astuces et fonctionnalités de zoom pour devenir pro de la vidéoconférence

La vidéoconférence est en train de devenir le moyen de communication le plus préféré des temps modernes. Qu'il s'agisse d'un e-mail ou d'un appel vocal, ces modes de communication perdent beaucoup d'expression et d'intention. C'est pourquoi des rencontres en personne sont souvent demandées pour des affaires d'une importance capitale.

Cependant, une réunion en face à face coûte beaucoup de ressources, de temps et d'énergie, rien que pour réunir les parties prévues dans la même salle. L'ensemble du processus sent la tradition dépassée et l'inefficacité. La visioconférence s'est avérée une alternative efficace pour les réunions / conférences en face à face coûteuses.

La vidéoconférence est une technologie qui va s'intégrer pleinement dans nos vies comme le sont devenus les téléphones portables et les téléphones. La visioconférence permet à l'utilisateur d'ignorer la distance et de se sentir comme si vous étiez à côté des participants / appelants. Cela nous permet de donner et de recevoir; expliquer et instruire en temps réel - même si les appelants proviennent chacun d'un pays différent.

L'application Zoom est une solution de visioconférence passionnante et professionnelle qui offre à l'utilisateur une expérience de visioconférence exceptionnelle et bien plus encore. L'application Zoom permet à l'utilisateur de partager votre écran avec ceux qui sont connectés à l'appel. Il vous permet de passer le contrôle de la réunion à une autre personne et vous permet même d'enregistrer l'appel sous forme de vidéo.

La solution de visioconférence de l'application Zoom comporte de nombreuses options utiles et fonctionnelles qui sont masquées dans leur menu avancé. La liste suivante vous permet de découvrir les fonctionnalités, conseils et astuces pour découvrir l'immense potentiel de cette application de communication passionnante. Laissez-nous, plonger en profondeur, dans les merveilleuses options qui vous permettent d'utiliser l'application plus efficacement - faisant de vous un pro de la vidéoconférence.

1. Planificateur de réunion automatique

L'application Zoom vous évite d'avoir à demander à un assistant de planifier votre réunion. Vous pouvez connecter directement votre application de planification de réunions à Zoom, qui créera une nouvelle réunion Zoom chaque fois qu'un utilisateur prend un rendez-vous. Il ajoute également les dates et heures au calendrier personnel connecté à Zoom. De cette façon, vos réunions sont entièrement automatisées et efficaces, sans erreur humaine.

Vous pouvez même automatiser les réunions d'équipe en ajoutant une étape à ce qui précède, permettant à Zoom de partager le lien de la réunion vers une application de chat d'équipe, comme Slack ou similaire.

2. Créez facilement des réunions récurrentes via les paramètres enregistrés et une URL

Les réunions récurrentes peuvent être les enregistrements hebdomadaires et mensuels ou d'autres appels réguliers que vous avez avec le même groupe de personnes. En créant une réunion récurrente dans Zoom, il vous suffit d'enregistrer les paramètres pour une fois et vous pourrez l'utiliser à chaque appel. Un autre point efficace de l'option de réunion récurrente est que vous pouvez utiliser la même URL encore et encore. Par conséquent, vous n'avez pas besoin d'envoyer une nouvelle URL aux participants à la réunion chaque fois qu'une réunion est planifiée.

Une autre astuce intéressante intégrée à l'option de réunion récurrente est «Pas d'heure fixe». Vous pouvez utiliser cette option si vous rencontrez le même groupe de personnes sur un horaire régulier mais pas en même temps, pour chaque réunion. Avec «Aucune heure fixe», vous pouvez utiliser les mêmes paramètres et ID de réunion à plusieurs reprises, sans rien changer pour les heures auxquelles vous décidez de vous connecter par vidéoconférence.

3. Vérifiez qui a assisté à la réunion

Il s'agit d'une fonctionnalité utile pour les vidéoconférences qui sont de nature obligatoire - comme une conférence universitaire ou une formation professionnelle obligatoire. Pour les événements de vidéoconférence en tant que tels, vous voudrez vérifier les informations de ceux qui ont participé et de ceux qui n'y ont pas participé. Zoom vous fournit ces informations une fois la réunion terminée.

Pour trouver la «liste des participants», il vous suffit d’accéder à la section Gestion du compte Zoom> Rapport. Dans la section Rapport, il vous suffit de trouver les «Rapports d’utilisation» et de cliquer sur «Réunion» pour choisir la réunion pour laquelle vous souhaitez trouver les informations.

Une fois que vous avez trouvé votre réunion, choisissez le type de rapport et la plage de dates avant de cliquer sur l'option de génération de rapport.

Remarque: La liste des participants ne peut être générée que si les conditions suivantes sont remplies:

1. Vous devez être l'hôte de la réunion programmée, avec le rôle d'administrateur de compte ou de propriétaire.
2. Les rapports d'utilisation doivent être activés.

• Le compte Zoom doit être un plan Pro ou API Partner ou Business ou Education.

4. L'application Zoom vous permet de collecter des informations auprès des participants

Si vous avez pensé que la feuille de présence était une fonctionnalité utile, l'option de collecte d'informations de l'application Zoom est une fonctionnalité encore plus exquise. Zoom vous permet de collecter des informations sur les participants avant qu'ils ne rejoignent la réunion.

Afin de collecter des informations, vous devez activer l'option d'inscription qui se trouve sous l'onglet «Mes réunions» de l'application Zoom. Une fois la fonctionnalité activée, vous pouvez configurer le formulaire que les participants doivent remplir avant de rejoindre la réunion.

L'application Zoom est livrée avec un formulaire par défaut intégré qui vous permet de cocher les cases des informations standard que vous souhaitez collecter, telles que le nom, l'affiliation à l'entreprise, etc. Cependant, Zoom vous permet également de créer vos champs personnalisés dans l'enregistrement sur l'onglet «Personnalisé Questions. »Dans cet onglet, vous pouvez créer de nouvelles questions et champs que vous souhaitez ajouter à l'inscription forme.

«Webinaire» est un terme désignant un séminaire en ligne. L'application Zoom est tout à fait capable de mener des webinaires qui vous permettent de vous connecter avec une pléthore de participants. Cependant, pour l'inscription, il est préférable d'utiliser un formulaire sur le site Web de l'événement ou d'utiliser une application de gestion d'événements. Afin d'inciter simultanément ceux qui se sont inscrits à votre événement à s'inscrire sur Zoom, des applications d'automatisation sont recommandées. Les applications prédéfinies de Zapier vous permettent de synchroniser les participants avec Zoom, vous pouvez soit l'utiliser, soit utiliser n'importe quelle autre application d'automatisation pour utiliser efficacement Zoom pour vos webinaires.

Remarque: Afin de collecter les informations auprès des participants, les conditions suivantes doivent être remplies:

1. Vous devez être l'hôte de la réunion.
2. Vous devez avoir un compte pro.

• La réunion ne peut pas être votre «ID de réunion personnel».

5. Faire une vidéo à partir d'un appel Zoom

Une autre fonctionnalité intelligente de Zoom est la possibilité d'enregistrer votre appel de visioconférence sous forme de vidéo. Cette fonctionnalité est très utile pour partager la réunion avec ceux qui l'ont ratée. Pour revoir la réunion, cette fonctionnalité est primordiale.

L'application Zoom vous permet d'enregistrer la vidéo sur le lecteur local ou dans le Cloud. Il est à noter que l'option de stockage cloud n'est disponible que pour les utilisateurs payants. Un avantage de l'utilisation de la fonctionnalité de stockage dans le cloud est la possibilité de diffuser immédiatement la réunion dans un navigateur Web, dès que l'enregistrement est prêt. La capacité de stockage Cloud varie selon les comptes / plans.

Un autre facteur à garder à l'esprit pour l'enregistrement vidéo de conférence est d'optimiser les paramètres à l'avance. Cette initiative préventive vous fait choisir la meilleure qualité qui convient au type de visioconférence que vous menez. Par exemple: pour une visioconférence de type diffusion, où seul l'hôte apparaît sur les écrans, il est très efficace d'enregistrer uniquement l'audio et la vidéo de l'hôte. Alors que, dans une réunion de type collaboratif où l'hôte et les participants interagissent et échangent des informations entre eux, vous souhaiterez peut-être enregistrer tout le monde. Par conséquent, avant de lancer l'enregistrement de la vidéoconférence, il est fortement conseillé de passer quelques minutes dans le volet des paramètres, en choisissant le meilleur format pour vos besoins.

Remarque: Pour activer l'enregistrement de vidéoconférence, les conditions suivantes doivent être remplies:

1. Pour enregistrer des vidéos, vous devez exécuter Zoom sur Windows, Linux ou macOS.

Si vous ne voyez pas l'option d'enregistrement dans vos vidéoconférences, vérifiez votre page de configuration ou demandez à l'administrateur de l'activer.

6. Laissez les annotations devenir collaboratives

L'option de partage d'écran du zoom permet à l'hôte d'afficher tout ce qui est sur son écran à tous les participants à l'appel vidéo. L'outil d'annotation de l'application Zoom permet aux participants / participants de la visioconférence de dessiner et de mettre en évidence sur l'écran partagé. Cette efficacité et la créativité de cet outil doivent être saluées. Si vous parlez de matériaux visuels tels que la conception graphique de maquettes, etc., la signification de l'outil d'annotation ne peut pas être expliquée par de simples mots.

Si vous participez à l’appel et que vous avez besoin d’annoter sur l’écran partagé d’un autre, vous pouvez trouver l’option Annoter dans «Afficher l’option» en haut de la fenêtre Zoom. Une fois que vous avez cliqué sur l'option Annoter, une barre d'outils avec des options d'annotation telles que «dessiner», «texte», «flèche», etc. Le bouton Enregistrer sur la barre d'outils vous permet de prendre une capture d'écran de l'image complète avec les annotations. Si vous êtes l'hôte, vous avez également la possibilité de désactiver les annotations pour tous les participants.

7. Co-organisateur d'appels de vidéoconférence

Lorsque vous organisez un appel / conférence vidéo professionnel, il peut arriver un moment où la réunion doit être dirigée ou contrôlée en coopération par plusieurs hôtes. Il peut y avoir des cas où l'équipe de relations publiques pourrait vouloir contrôler la réunion avec l'orateur ou le sujet de la webinaire / vidéoconférence a besoin de deux personnes pour expliquer le matériel nécessaire ou deux cadres doivent donner un présentation. Dans de telles circonstances, Zoom vous permet de choisir plus d'une personne pour diriger la vidéoconférence plutôt que de passer par le processus de sélection d'un hôte parmi d'autres.

La procédure d'utilisation de l'option co-hôte commence par accéder d'abord au paramètre Zoom Meeting et activer l’option «Co-hôte». Une fois que cela est fait, vous devez attendre que le .meeting démarre et que le co-hôte joindre. Au début de la réunion, vous pouvez ajouter la personne en cliquant sur les trois points au-dessus de la vidéo.

La méthode alternative pour co-héberger consiste à trouver la fenêtre des participants et à sélectionner «Gérer les participants». Une fois que vous avez consulté la liste des participants, passez la souris sur le nom du participant que vous souhaitez co-héberger, cliquez sur «Plus» et sélectionnez l'option «Faire co-hôte».

Remarque: Pour activer l'option Co-Host, les conditions suivantes doivent être remplies:

1. Vous devez avoir besoin d'un compte Pro ou Business ou API Partner ou Education.
2. Vous devez exécuter Zoom sur macOS, Windows, Android ou IOS (pas sur Linus ou Web).

Si l'option Co-hôte n'apparaît pas, demandez à votre administrateur de compte d'activer les privilèges de co-hébergement dans l'onglet Réunions.

8. Salle de réunion disponible pour les participants

Zoom a une option intéressante de laisser les participants participer à l'appel vidéo avant même que l'hôte n'apparaisse. Les petits groupes ont un penchant pour cette option car elle leur permet de faire de petites discussions avant que l'hôte ne semble présider la réunion.

Cependant, dans certains cas, cette congrégation de vos participants dans une salle virtuelle peut être attribuée à un un mauvais affichage de votre marque ou de l'image de votre entreprise en raison de l'interaction qui commence avant même l'hôte arrive. Cela peut être évité avec la création d'une salle d'attente virtuelle qui maintient les participants en attente jusqu'à ce que vous, l'hôte, leur permettez de rejoindre la réunion soit en même temps, soit un par un.

L'option exacte d'activation de la salle d'attente virtuelle varie en fonction de votre type de compte. Cependant, une fois que vous avez activé l'option, vous pouvez personnaliser ce que vous voulez que les participants voient lorsqu'ils attendent le début de la réunion.

9. Autoriser un tiers ou votre assistant à planifier votre réunion

Zoom vous permet de passer des appels vidéo exceptionnels, mais c'est plus qu'une simple application pour un appel vidéo. La pléthore de fonctionnalités et d'options fait de Zoom un puissant outil de communication d'entreprise. Zoom est souvent utilisé par les professionnels et les cadres de haut niveau pour se connecter avec les différents membres du personnel par vidéoconférence.

Par conséquent, dans un contexte d'entreprise ou d'entreprise, l'outil de communication doit souvent être géré par un assistant ou par l'équipe de relations publiques ou le personnel du marketing. Zoom vous permet de déléguer la planification de la réunion à votre assistant ou à un tiers qui gère votre calendrier.

Pour activer les privilèges de l'assistant de planification, vous devez vous connecter au Zoom et sous "Paramètres de la réunion", cliquez sur "Autres". trouvera un signe plus à côté de l'assistant de planification, cliquez dessus et tapez l'ID de messagerie de votre assistant et terminez le processus en cliquant sur Attribuer.

Une fois que vous avez ajouté votre assistant, le personnel choisi doit se déconnecter et se reconnecter à son compte Zoom pour que la fonction commence à fonctionner. Une fois que l'assistant de planification prend effet, le personnel affecté peut planifier des réunions pour vous. Suivez l'option avancée ou l'option de réunions (en fonction de la version de votre Zoom) et créez de nouvelles réunions en fonction des invites.

Remarque: Afin de permettre à votre assistant ou à un tiers de planifier des réunions pour vous, les conditions suivantes doivent être remplies:

1. Ceux qui ont reçu les privilèges de planification et le compte principal qui a attribué les privilèges doivent tous deux avoir une licence Pro ou Corp.
2. Pour ceux qui souhaitent organiser des webinaires, le planificateur et le titulaire du compte disposent tous deux d'une licence de webinaire.

10. Éléments essentiels du clavier pour naviguer efficacement dans l'application Zoom

Pour ceux qui utilisent fréquemment Zoom, l'apprentissage de quelques raccourcis clavier vous aidera à gérer habilement vos appels vidéo. Les raccourcis de Zoom sont sensés, fonctionnels et faciles à retenir.

Je représente "invitation". Pour les utilisateurs de macOS, "Cmd + I" passe à la fenêtre d'invitation. Pour les utilisateurs de Windows, «Alt + i» vous amène à la fenêtre d'invitation. Ce raccourci vous permet de démarrer rapidement vos activités Zoom, car à partir de la fenêtre d'invitation, vous pouvez saisir des liens vers la réunion ou envoyer des invitations par e-mail.

M signifie muet. Pour les utilisateurs Mac, «Cmd + Ctrl + m» et pour les utilisateurs Windows, «Alt + m» vous permet de couper le son de tous les autres participants à l'appel lorsque vous êtes l'hôte.

L'écran de partage est une fonctionnalité populaire dans Zoom et sa popularité n'est pas perdue sur Zoom, car la fonctionnalité a son raccourci exclusif.

S représente la part. Pour les utilisateurs Mac, «Cmd + Shift + s» et pour les utilisateurs Windows, «Alt + Shift + s» vous permet de partager votre écran avec vos participants à l'appel.

Ces raccourcis vous permettent d'effectuer des modifications instantanées lorsque vous commencez à utiliser Zoom pour la journée ou au milieu d'un appel vidéo.

Comment Zoom se compare-t-il à ses concurrents? Qu'est-ce qui rend Zoom unique?

Zoom est un outil de visioconférence complet qui vous permet de passer des appels / conférences vidéo sophistiqués et bien plus encore. Les principales entreprises ou concurrents qui offrent des services similaires à Zoom sont WebEx, Skype et LogMeIn. Bien que les trois entreprises offrent services similaires, Zoom a mis davantage l'accent sur l'aspect vidéo de son produit, car il offre une fréquence d'images plus élevée relativement.

Parmi les trois concurrents, Skype est largement connu pour son usage personnel et n'est pas très populaire pour les activités d'entreprise par rapport à Zoom et les autres. Bien que les graphiques d'interface et la conception de Skype soient plus agréables à regarder, ils ne comprennent pas les différentes fonctionnalités et options qui sont fondées sur les autres solutions de visioconférence.

WebEx prend la tête du plan gratuit sans limite de durée de réunion par rapport au plafonnement Zoom à 40 minutes. Cependant, Zoom est en tête de la course avec sa capacité à partager non seulement l'écran mais également l'audio hôte - une fonctionnalité unique à Zoom.

Les diverses options de communication d'entreprise et de webinaire sont souvent des privilèges payants. Les fourchettes de prix sont d'ailleurs similaires entre elles. Cependant, Zoom offre de nombreuses options sophistiquées telles que des salles de conférence et plus encore.

Zoom est une solution de visioconférence professionnelle. Cependant, c'est cette phrase courte et bien plus encore. En lisant tous les conseils, astuces et fonctionnalités de Zoom, on ne pouvait s'empêcher d'arriver à la conclusion que Zoom est une solution de communication virtuelle complète.

Zoom vous permet de passer des appels vidéo d'une qualité exceptionnelle, et vous permet également de partager l'écran, faire des annotations, enregistrer les appels sous forme de vidéo, ajouter des assistants, créer une salle de conférence, collecter les informations d'inscription et plus. Les options disponibles avec Zoom vous offrent d'innombrables possibilités lors d'un appel vidéo, ce qui était impossible autrement.

Les possibilités offertes par Zoom Usher, vous, l'hôte, font passer l'efficacité de la conférence virtuelle au niveau supérieur. Avec Zoom, la communication est plus proche, plus personnelle et plus efficace; malgré la distance.

Avec Zoom, connectons-nous, partageons, collaborons et créons - transcendant les frontières.