Un guide complet pour comprendre les coûts et l'utilisation efficace du portail du conseil

Tous les éditeurs de logiciels de tableau virtuel ont leur propre approche pour structurer les solutions qu'ils proposent. Comprendre les facteurs généraux qui affectent le coût final est crucial pour faciliter la prise de décision en fonction de votre budget et sans sacrifier le temps.

Pour explorer un comparaison des prix du portail du conseil en détail, vous pouvez consulter notre article sur ce sujet.

Fréquence des paiements

Les factures que vous devez payer pour accéder au logiciel peuvent être facturées selon une périodicité différente: par mois, par trimestre, deux fois par an ou par an. Concentrez-vous sur la durée d'utilisation et le nombre de tableaux que vous gérerez dans le logiciel du portail du conseil pour estimer la solution qui vous conviendrait le mieux. Des paiements plus fréquents sont plus susceptibles d'être plus coûteux.

Approches de formation des coûts

Les fournisseurs de logiciels de gestion de conseil qui adoptent des systèmes de tarification par utilisateur et par fonctionnalité forment le dernier facturer en fonction du nombre de membres du portail du conseil d'administration, de la salle de stockage et des instruments des entreprises clientes exiger. Dans ces cas, il est préférable d'imaginer l'ensemble de la configuration de votre carte avec tous les processus cachés pour prendre la bonne décision.

Modules complémentaires

De nombreux fournisseurs de solutions de réunion sans papier proposent d'étendre les fonctionnalités du logiciel avec des outils supplémentaires, tels qu'un espace de stockage supplémentaire. Cette méthode d'analyse du rapport qualité/prix du logiciel en question est optimale si vous avez une grande entreprise ou un organisation à but non lucratif avec un nombre variable d'administrateurs et de comités, car le prix final peut dépasser le prix établi budget.

Abonnements mensuels fixes

Un plan à coût fixe est le moyen le plus transparent que les fournisseurs de logiciels de réunion de conseil en ligne puissent offrir. Ce type de système de formation des prix spécifie les outils inclus à l'avance.

Pour une expérience de gestion de tableau en ligne fructueuse, un espace de stockage illimité et des abonnements au nombre d'utilisateurs sont un choix judicieux.

Frais cachés dans la tarification du portail du conseil

Si vous ne clarifiez pas le système de tarification du fournisseur au stade de la présentation de son produit, il y a de fortes chances que vous rencontriez des coûts cachés. Ceux-ci peuvent augmenter le prix initial au-delà de vos limites budgétaires et affecter gravement le processus de travail du conseil. Ci-dessous, nous avons écrit les frais cachés qui sont le plus souvent négligés.

Utilisateurs supplémentaires et espace de stockage 

Tous les conseils d'administration travaillent avec de grandes quantités de données pendant les réunions et par eux-mêmes. Une capacité de stockage limitée peut entraîner un besoin de gigaoctets supplémentaires. Ceci, à son tour, peut déclencher un dépassement du budget établi.

• Aperçu. Nous vous conseillons d'estimer les exigences maximales d'espace de stockage de votre organisation lorsque vous comparez les prix des logiciels de gestion de carte. Nous vous recommandons également de demander aux fournisseurs une transparence absolue des prix.

Fonctionnalités avancées

Le fournisseur de logiciels préféré doit être franc et clair sur les outils qui vous seront facturés, malgré le niveau de complexité. Cela inclut des protocoles de sécurité améliorés, un support personnalisé, des conseils en administration, la gestion des entités, etc.

Mises à jour et maintenance du logiciel 

La maintenance du logiciel de gestion de carte peut entraîner des coûts supplémentaires si vous commandez un déploiement sur site. Les administrateurs peuvent souhaiter que les fournisseurs les aident à installer leur solution, à configurer les paramètres ou à acheter puis à installer d'autres équipements dans les locaux de l'entreprise.

Entrainement supplémentaire

Chaque membre du conseil d'administration rejoignant après la formation initiale aura probablement besoin d'instructions sur la façon d'utiliser la technologie avec succès. Afin d'éviter le surcoût de chaque séance de formation, il est préférable de clarifier cette question avec le prestataire.

Comment choisir un système de tarification de conseil qui vous convient?

La méthode de choix de la plate-forme avec le prix le plus raisonnable implique d'évaluer les facteurs suivants :

1. Le nombre d'administrateurs, de membres du conseil d'administration et le type de conseils qui exploiteront le logiciel.
2. Les procédures d'accès aux ressources et à la protection sont typiques de votre secteur.
3. L'organisation des réunions du conseil d'administration et les procédures de gouvernance de votre établissement.
4. Le budget que votre organisation peut consacrer au logiciel.

Une fois que vous comprenez précisément les besoins de votre planche, il vous faudra beaucoup moins d'efforts pour faire le bon choix parmi les options logicielles disponibles et discutez des questions restantes avec les fournisseurs qui peuvent le mieux répondre à vos besoins.

Mise en œuvre du logiciel du portail du conseil

Choisir une solution sécurisée qui répond à vos besoins est un processus qui comporte quelques étapes. Il faut comprendre que ce processus ne se limite pas à comparer le prix des options en question. Pour trouver le bon logiciel, vous devez comparer de nombreuses solutions de réunion en ligne selon les fonctionnalités qui faciliteront le processus de travail de votre organisation.

Il y a deux étapes principales à considérer lors de l'analyse, et chacune comporte quelques sous-étapes :

1. Sélection
2. Adoption

Sélection du portail du conseil

Il est essentiel de sélectionner l'option optimale en suivant le système ci-dessous. Ces étapes sont essentielles pour jeter les bases d'une gouvernance plus efficace.

• Définir les critères de recherche
• Mener la recherche
• Présélection
• Comparant

Adoption

Une fois le portail du conseil d'administration le plus approprié sélectionné, il est temps de commencer la transition vers le système de réunion en ligne.

• Entraînement
• Installation et déploiement
• Personnalisation
• Mise en œuvre

Avant de commencer à organiser les sessions proprement dites, l'équipe d'assistance vous expliquera comment tout configurer.