टीम वर्क और सहयोग के निर्माण के लिए बोर्ड पोर्टल प्राथमिक उपकरण क्यों हैं?

इस बिंदु पर, कोई भी तृतीय-पक्ष सहयोगी उपकरण एक अच्छे और स्थिर के एकल प्रस्ताव से मेल नहीं खा सकता है बोर्ड पोर्टल. अधिकांश बड़ी कंपनियों और छोटी कंपनियों में यह 21वीं सदी का चलन बन गया है। आश्चर्य की बात नहीं है, क्योंकि प्रबंधन प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों के आंदोलनों को समन्वित करने का यह सबसे आसान तरीका है: रैंक-एंड-फाइल प्रबंधकों और प्रशासकों से लेकर निदेशक मंडल तक।

बोर्डरूम विकास का इतिहास

1990 के दशक के अंत में इंटरनेट तेजी से व्यापक होता जा रहा था। लोग कंप्यूटर खरीद रहे थे, आईएसपी के लिए साइन अप कर रहे थे, और यह देखने के लिए ऑनलाइन हो रहे थे कि वर्ल्ड वाइड वेब क्या पेशकश कर सकता है। भले ही उस समय तकनीक प्रतिबंधित थी, आगे की सोच रखने वाले निदेशक बोर्ड मीटिंग प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए इंटरनेट का उपयोग करने के तरीकों पर विचार कर रहे थे। एक आभासी बोर्डरूम से पहले कई और सहस्राब्दी बीतेंगे, नाम और तकनीक दोनों औपचारिक रूप से बाजार में उपलब्ध थे।

नई प्रौद्योगिकियों की प्रगति, साथ ही कॉर्पोरेट घोटालों के उद्भव ने एक अधिक कुशल बोर्ड मीटिंग प्रक्रिया की आवश्यकता को बढ़ा दिया है जो न केवल आसान है बल्कि अनुपालन भी है। BoardVantage 2002 में प्रारंभिक सेवा प्रदाताओं में से एक था। तुलनीय सेवाएं प्रदान करने वाली अन्य फर्मों के साथ, कंपनी ने उद्यम पूंजी प्राप्त की।

हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक पुस्तक उद्योग सीमित है। यह केवल वरिष्ठ अधिकारियों के लिए उपलब्ध था, और इसकी उपयोगिता बड़े कंप्यूटरों पर मीटिंग पेपर देखने तक ही सीमित थी। आप इसके साथ बहुत कुछ नहीं कर सकते थे।

हालाँकि, असली गेम चेंजर, 2010 में iPad की शुरुआत थी। बोर्ड के सत्र के दौरान बोर्ड के सदस्य भारी कंप्यूटरों के बजाय इन पोर्टेबल टैबलेट का उपयोग कर सकते हैं। पहली बार, बोर्ड के सदस्य वास्तव में मोबाइल थे, जिससे वे कहीं से भी एक दूसरे के साथ सहयोग कर सकते थे। मल्टी-टच कार्यक्षमता के साथ, उपयोगकर्ता iPad पर सीधे लिख सकते हैं और आकर्षित कर सकते हैं जैसे कि यह कागज था, और भी अधिक सीमाओं को तोड़ते हुए।

इन सुविधाओं ने बोर्ड सदस्य संचार में सुधार करने वाली नई सुविधाओं के लिए दरवाजा खोल दिया। अंत में, दूरस्थ बोर्ड बैठकों के लिए आवश्यक तकनीक पहले से ही उपलब्ध थी, जैसा कि विक्रेताओं ने तेजी से खोजा।

इस संबंध में बोर्ड का पोर्टल असाधारण क्यों है?

महामारी ने इस प्रवृत्ति को स्थापित किया, लेकिन यह क्वारंटाइन के बाहर जारी रहा। इसने इस सूची में सम्‍मिलित होने के लिए पर्याप्‍त ताकत दिखाई।

बैठक की स्थापना के दौरान भी लाभ 

तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना समय लेने वाला और थकाऊ है। सबसे पहले, आप सभी फाइलों को एक ढेर में इकट्ठा करते हैं, उन्हें मैन्युअल रूप से व्यवस्थित करते हैं, उन्हें सर्वर पर अपलोड करते हैं, और उसके बाद ही आप उन्हें मीटिंग से पहले वितरित कर सकते हैं। वर्चुअल बोर्ड सॉफ्टवेयर का उपयोग करना बहुत आसान है। आप किसी फ़ाइल को किसी मौजूदा टेम्प्लेट में खींचें। आप कर सकते हैं:

• दस्तावेज़ बंडल को जल्दी से अपडेट करें;
• पूर्ण घोषणा पैकेज को बदलने के लिए केवल प्रासंगिक विकल्प का चयन करें;
• दस्तावेज़ पैकेज तैयार करते समय एजेंडे को स्वचालित करने के लिए बोर्ड पोर्टल का उपयोग करें।

इससे पैकेट फाइलों को छांटने और व्यवस्थित करने में लगने वाला समय कम हो जाता है। आप प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए समय की पाबंदी भी स्थापित कर सकते हैं, जो मीटिंग को ट्रैक पर रखने में मदद करेगा। अलर्ट के लिहाज से ये यहां भी मौजूद हैं। यह बोर्ड के प्रशासनिक कर्मचारियों को एक और समय लेने वाले काम से राहत देता है।

सीधे मीटिंग्स के दौरान लाभ 

बोर्ड पोर्टल का मुख्य लाभ इसकी ऑनलाइन बोर्ड मीटिंग बनाने की क्षमता है। जैसे कि यह कागज़ था, आप किसी भी मीटिंग दस्तावेज़ के पृष्ठ पर तुरंत नोट्स ले सकते हैं। इसके अतिरिक्त, ये नोट्स व्यक्तिगत या साझा हो सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपके सत्र जीवंत और प्रभावी हैं। एक पूर्ण बैठक समाधान, कुछ बोर्ड पोर्टल्स में मतदान और ई-हस्ताक्षर विकल्प भी शामिल हैं। एक बोर्ड पोर्टल में:

• उपस्थिति स्वचालित रूप से ट्रैक की जाती है;
• प्रत्येक बैठक के कार्यवृत्त में उपस्थिति की जानकारी शामिल होती है, जिसे ऑडिट रिपोर्ट के माध्यम से भी ट्रैक किया जा सकता है;
• मीटिंग्स के दौरान मैन्युअल रूप से उपस्थिति लेने की आवश्यकता नहीं है, जो प्रक्रिया को सरल बनाती है।

क्योंकि समय ही धन है, आपको अपने मिलने के समय का सदुपयोग करना चाहिए।

बैठक समाप्त होने के बाद लाभ

एक बोर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर में परियोजना प्रबंधन उपकरण भी शामिल होते हैं जो बैठक के बाद की प्रक्रिया में सहायता करते हैं। दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सुरक्षित बोर्ड दस्तावेज़ रखे जा सकते हैं। यह इस बात की गारंटी देता है कि बोर्ड से प्राप्त कोई भी सूचना लेखापरीक्षा के लिए तत्काल उपलब्ध है। इसका तात्पर्य यह भी है कि बोर्ड के किसी भी नए सदस्य या सीईओ के पास ऐतिहासिक बोर्ड दस्तावेजों तक पहुंच होगी।

इस प्रकार के सहयोगात्मक अनुप्रयोग अनिवार्य क्यों हैं?

सहयोग ऐप्स कई कारणों से अत्यंत उपयोगी हैं। बोर्ड पोर्टल सॉफ्टवेयर के पीछे का विचार बहुत अच्छा है, क्योंकि इस प्रकार के अनुप्रयोगों को एक सुविधाजनक उपकरण में जोड़ दिया जाता है जिससे सुरक्षा में वृद्धि हुई है।

सुरक्षा की बात करें तो, उन्नत शोधकर्ता हमें विश्वास दिलाते हैं कि लगभग किसी भी लोकप्रिय में एन्क्रिप्शन का स्तर बोर्डरूम समाधान सैन्य एन्क्रिप्शन या केंद्रीय जैसे शीर्ष वित्तीय संस्थानों के स्तर तक पहुँचता है किनारा। जैसा कि आप उम्मीद कर सकते हैं, हैकर्स के पास तब तक कोई मौका नहीं है जब तक आप उन्हें अपना पासवर्ड और दो-कारक प्रमाणीकरण करने का तरीका नहीं देते।

यह वर्तमान में एकमात्र ऐसा एप्लिकेशन है जो पूर्ण पेपरलेस मीटिंग समाधान प्रदान करता है। जैसा कि शोधकर्ताओं का कहना है, यह आपके व्यवसाय को अगले स्तर तक ले जाता है, जिससे आप उस विकास सीमा को पार कर सकते हैं जिसमें आप शायद इस बिंदु पर ठोकर खा रहे हैं।