वर्चुअल डेटा रूम क्या है और यह रियल एस्टेट खरीदने और बेचने की प्रक्रिया में कैसे मदद करता है?

वर्चुअल डेटा रूम सॉफ्टवेयर तकनीक को लगभग दो दशक पहले पेश किया गया था जब कॉर्पोरेट क्षेत्र ने एम एंड ए ड्यू डिलिजेंस के लिए इसका उपयोग करना शुरू किया था। बाद में, विभिन्न उद्योगों और देशों के व्यवसायों ने धन उगाहने, डेटा प्रबंधन, पूंजी जुटाने और रियल एस्टेट सहित अन्य क्षेत्रों में वर्चुअल डेटा रूम को नियुक्त करना शुरू कर दिया।

आज, वैश्विक रियल एस्टेट उद्योग इलेक्ट्रॉनिक डाटा रूम प्रौद्योगिकी के सबसे बड़े उपयोग मामलों में से एक के रूप में खड़ा है। रियल एस्टेट उद्योग में निवेशक, रियल एस्टेट वकील, एसेट मैनेजर, रियल्टर, ब्रोकर, खरीदार, विक्रेता और ऑडिटर कई कारणों से तेजी से डेटा रूम सॉफ्टवेयर पर स्विच कर रहे हैं। इस लेख में, आप जानेंगे कि ऑनलाइन डाटा रूम सॉफ्टवेयर क्या है और यह रियल एस्टेट कारोबार में इतना प्रभावी क्यों है।

रियल एस्टेट डेटा रूम सॉफ्टवेयर क्या है?

ए रियल एस्टेट डेटा रूम एक डिजिटल डेटा संग्रहण और प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म है जहाँ आप गोपनीय और अन्य डील-संबंधी दस्तावेज़ों को संग्रहीत, व्यवस्थित, साझा, संपादित, विनिमय और प्रबंधित कर सकते हैं।

वर्चुअल डेटा रूम मुख्य रूप से तीन प्रमुख कार्य करते हैं, जिनमें शामिल हैं;

• डेटा भंडारण/साझाकरण/प्रबंधन
• अंतर-संगठनात्मक और अंतर-संगठनात्मक संचार
• परियोजना या सौदा प्रबंधन

डेटा रूम में, आप अपने नियमित उपयोग के लिए दस्तावेज़ों को अपलोड और व्यवस्थित कर सकते हैं। आप दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने, व्याख्या करने, साझा करने और दस्तावेज़ देखने के लिए VDR दस्तावेज़ प्रबंधन टूल का उपयोग कर सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वीडीआर आपको छवियों, दस्तावेजों, वीडियो, ऑडियो इत्यादि के लगभग सभी मान्यता प्राप्त फ़ाइल स्वरूपों में डेटा स्टोर करने की अनुमति देता है।

सिर्फ डेटा प्रबंधन ही नहीं, वर्चुअल डेटा रूम में आमतौर पर नवीनतम संचार उपकरणों का एक पूरा सेट होता है, क्यू एंड ए मॉड्यूल, वीडियो/ऑडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल, चैट मैसेंजर, लाइव पोल, वोटिंग टूल्स और ग्रुप चैट सहित धागे।

ऑनलाइन डाटा रूम सॉफ्टवेयर का तीसरा और सबसे महत्वपूर्ण कार्य डील मैनेजमेंट है। वीडीआर विलय, अधिग्रहण, समेकन, साझेदारी और रियल एस्टेट सौदों के दौरान उचित परिश्रम, डेटा साझाकरण और ऑनलाइन बैठकों जैसी विभिन्न प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करते हैं। आप भी कर सकते हैं इस वेबसाइट पर जाएँ रियल एस्टेट वर्चुअल डेटा रूम के बारे में अधिक पढ़ने के लिए।

वर्चुअल डेटा रूम और रियल एस्टेट डील का महत्व

1-अपने सभी दस्तावेज़ एक ही स्थान पर प्रबंधित करें

रियल एस्टेट के लिए वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है उन्हें अपना प्राथमिक डेटा रिपॉजिटरी बनाना। रियल एस्टेट कंपनियां नियमित रूप से कई टन महत्वपूर्ण डेटा का प्रबंधन करती हैं। इसमें उनके संपत्ति पोर्टफोलियो, अतीत, वर्तमान और संभावित ग्राहकों की जानकारी और अन्य कानूनी दस्तावेज शामिल हो सकते हैं।

एक केंद्रीकृत डेटा प्रबंधन भंडार उपयोगी होगा, खासकर अगर फर्म के कई कार्यालय हैं। डेटा वास्तविक समय में अपडेट किया जाएगा, और सभी संबंधित कर्मचारियों के पास नवीनतम दस्तावेज़ संस्करण तक पहुंच होगी। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि हर किसी को पता होगा कि जानकारी कहां ढूंढनी है।

2-अपने सभी प्रोजेक्ट्स को आसानी से प्रबंधित करें

यहां तक ​​कि एक छोटे आकार की रियल एस्टेट फर्म भी एक साथ दसियों या सैकड़ों ग्राहकों के साथ डील करती है। वर्चुअल डेटा रूम द्वारा कई परियोजनाओं को प्रबंधित करना बहुत आसान बना दिया गया है। आपके द्वारा चुनी गई डेटा रूम सेवाओं और पैकेजों के आधार पर, आप कई डेटा रूम बना सकते हैं और सभी परियोजनाओं को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं।

इसके अलावा, आप अपने दलालों या साझेदारों को उनके अस्थायी डेटा रूम में ग्राहकों से निपटने की अनुमति दे सकते हैं। वे उनके साथ दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं, ऑनलाइन मीटिंग की व्यवस्था कर सकते हैं, उचित परिश्रम कर सकते हैं और यहां तक ​​कि डेटा रूम के भीतर दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर भी करवा सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात, आप (VDR व्यवस्थापक के रूप में) सभी परियोजनाओं की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं।

3-अधिकतम डेटा सुरक्षा सुनिश्चित करें

यह केवल डेटा प्रबंधन नहीं है; वर्चुअल डेटा रूम सॉफ़्टवेयर रियल एस्टेट व्यवसाय की सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता- डेटा सुरक्षा को भी पूरा करता है। किसी भी रियल एस्टेट फर्म के पास अत्यधिक संवेदनशील ग्राहक जानकारी होती है, जो अगर सार्वजनिक हो जाती है या हैकर्स द्वारा चुरा ली जाती है, तो कंपनी के लिए कानूनी समस्याएँ पैदा हो सकती हैं।

इसके अलावा, एक कमजोर डेटा प्रबंधन प्रणाली हैकर्स को आपकी चल रही परियोजनाओं, ग्राहकों की सूची और अन्य गोपनीय दस्तावेजों पर डेटा चोरी करने की अनुमति देती है। ये हैकर अक्सर प्रतिस्पर्धियों को ऐसी जानकारी बेचते हैं, और आप अपना प्रतिस्पर्धात्मक लाभ खो सकते हैं।

4-ऑनलाइन संचार और विजुअल टूर

अचल संपत्ति सौदों का संचार एक अनिवार्य हिस्सा है, विशेष रूप से उचित परिश्रम में। एक इलेक्ट्रॉनिक डेटा रूम यह सुनिश्चित करता है कि सौदे में शामिल सभी लोग सुरक्षित और आसानी से संवाद कर सकें। VDRs आपको ऑनलाइन मीटिंग्स व्यवस्थित करने, अस्पष्टताओं को दूर करने के लिए प्रश्नोत्तर सत्रों को लाइव करने और एक-से-एक चैट करने की अनुमति देने में मदद कर सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि निवेशक और साझेदार डेटा रूम के जरिए फर्म से जुड़े रह सकते हैं।

नवीनतम वर्चुअल डेटा रूम समाधानों में एचडी वीडियो टूल हैं या समान तृतीय-पक्ष ऐप्स के साथ एकीकरण की अनुमति देते हैं और रियल एस्टेट संपत्तियों के दृश्य भ्रमण करने में आपकी सहायता करते हैं। आधुनिक समय के खरीदार, विशेष रूप से जेनरेशन Z, संपत्ति पर भौतिक रूप से जाने के बजाय ऑनलाइन वीडियो टूर में अधिक रुचि रखते हैं।

रियल एस्टेट उद्योग में कुछ सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल डेटा रूम प्रदाताओं में शामिल हैं;

• iDeals वर्चुअल डेटा रूम
• अंसारदा डेटा रूम
• डील रूम
• सिक्योर डॉक्स वर्चुअल डेटा रूम
• फर्मेक्स वर्चुअल डेटा रूम

अंतिम शब्द

एक रियल एस्टेट डेटा रूम रीयलटर्स या रियल एस्टेट कंपनियों को पोर्टफोलियो प्रबंधन, दस्तावेज़ प्रबंधन, डेटा साझाकरण, ऑनलाइन संचार और डील प्रबंधन में मदद करता है। इन सबसे ऊपर, वर्चुअल डेटा रूम सुरक्षित और लागत प्रभावी हैं।