5 मुख्य युक्तियाँ जो आपको वर्चुअल बोर्ड रूम सॉफ़्टवेयर चुनते समय पता होनी चाहिए

हाई-टेक इनोवेशन बदल रहे हैं कि हम कैसे और कहां व्यापार करते हैं। इस पैटर्न की सबसे उल्लेखनीय अभिव्यक्तियों में से एक निदेशक मंडल की साइट है। सार्वजनिक और निजी दोनों व्यवसाय इसका उपयोग पूंजी और व्यवसाय प्रबंधन के लिए करते हैं। वर्चुअल मीटिंग को सफलतापूर्वक, प्रभावी ढंग से और सुरक्षित रूप से संचालित करने में सक्षम होने के लिए आपको उपयुक्त बोर्ड मीटिंग सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है। ये प्लेटफॉर्म वास्तविक बैठकों में भाग लेने या आभासी और भौतिक उपस्थिति दोनों में शामिल होने की प्रक्रिया को तेज कर सकते हैं। नीचे हम वर्चुअल बोर्ड सॉफ़्टवेयर चुनते समय विचार करने वाली 5 शीर्ष युक्तियों पर करीब से नज़र डालेंगे।

बोर्ड मीटिंग सॉफ्टवेयर क्या है?

बोर्ड मीटिंग सॉफ़्टवेयर (जिसे बोर्ड पोर्टल सॉफ़्टवेयर के रूप में भी जाना जाता है) नामक एक एकल, सुरक्षित और सहयोगी टूल आपको शुरू से अंत तक पेपरलेस बोर्ड मीटिंग्स की योजना बनाने में सक्षम बनाता है। यह बहुउद्देशीय उपकरण बैठकों के संगठन और एक ऐसे वातावरण के निर्माण में सक्षम बनाता है जो प्रभावी टीम वर्क, संचार और बातचीत को बढ़ावा देता है। आप बोर्ड पोर्टल के माध्यम से एजेंडा और अन्य महत्वपूर्ण कागजात साझा कर सकते हैं, दस्तावेज़ों को अद्यतन रख सकते हैं ताकि हर किसी के पास नवीनतम जानकारी तक पहुंच हो, और दस्तावेज़ों में नोट्स और प्रश्न जोड़ें। बोर्ड मीटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते समय अन्य लाभकारी कार्य और सुविधाएँ भी मिल सकती हैं।

इस सॉफ़्टवेयर को लागू करने की सफलता बताती है कि सभी आकार और क्षेत्रों के व्यवसाय इन तकनीकों का उपयोग क्यों करते हैं। यह बदले में बाजार की आपूर्ति को प्रोत्साहित करता है, जो बोर्डरूम सॉफ्टवेयर के नए विक्रेताओं के चल रहे उद्भव में दिखाया गया है।

बोर्डरूम सॉफ्टवेयर चुनने के लिए 5 युक्तियाँ

बोर्डरूम ऐप का चयन करते समय और देखते समय आपको अपने अंतिम उद्देश्य की व्यावसायिक समझ होनी चाहिए, अपनी फर्म के आकार और अन्य कारकों पर विचार करना चाहिए बोर्ड पोर्टल सॉफ्टवेयर तुलना. यहां 5 सामान्य अनुशंसाएं हैं जो बुद्धिमानी से चुनने में आपकी सहायता कर सकती हैं।

1. निर्णय लेते समय अपनी सार्वजनिक-सामना करने वाली वेबसाइट पर विचार करें

बोर्डरूम सॉफ़्टवेयर का चयन करते समय लोग जिन सबसे महत्वपूर्ण कारकों पर विचार करते हैं, उनमें से एक उपयोगकर्ता अनुभव है। इसमें नेविगेशन बटनों की स्थिति, घटनाओं का एक तार्किक प्रवाह, टेम्पलेट्स को संशोधित करने की क्षमता, और बहुत कुछ शामिल है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि आपकी नौकरी सफल होने के साथ-साथ पेपरलेस मीटिंग समाधान के साथ यथासंभव बुद्धिमान होनी चाहिए।

2. साइबर सुरक्षा को गंभीरता से लें

साइबर सुरक्षा में सबसे मौजूदा मुद्दों में से एक। मारपीट व ठगी से कारोबारियों को लाखों का नुकसान हो रहा है। इसलिए, इस बात पर ध्यान दें कि बोर्डरूम सॉफ्टवेयर डेटा एन्क्रिप्शन प्रदान करता है या नहीं। वर्तमान में, 128-बिट एन्क्रिप्शन सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला रूप है। पूर्ण 256-बिट एन्क्रिप्शन, सैन्य मानक के बराबर, अधिक परिष्कृत आपूर्तिकर्ताओं से उपलब्ध हो सकता है।

पता लगाएं कि आपका डेटा कहां रखा जाएगा। यह महत्वपूर्ण है कि यह क्लाउड के बजाय सर्वर पर हो, जहां हैकर्स के लिए आसान समय हो सकता है। अपने एसएमएस संदेशों को भी सुरक्षित करना न भूलें। हमेशा उन विक्रेताओं को वरीयता दें जो नियमित रूप से पैठ परीक्षण चलाते हैं और अपने उत्पादों को अपग्रेड करते हैं।

3. सूचना पहुंच में आसानी का निर्धारण करें

हालांकि यह स्पष्ट प्रतीत हो सकता है, आदर्श बोर्ड पोर्टल मीटिंग सॉफ़्टवेयर को आपके लिए और मीटिंग में उपस्थित लोगों के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करना आसान बनाना चाहिए। पेपरलेस प्रणाली को नियोजित करने का लक्ष्य जटिल और असंगठित पेपर प्रक्रिया को अधिक सुव्यवस्थित, सरल और व्यवस्थित प्रक्रिया से बदलना है।

• खोजने की क्षमता। दस्तावेज़ देखने और बोर्ड के सदस्यों के लिए नेविगेट करने में आसान होने चाहिए। इसके अतिरिक्त, उन्हें अपनी इच्छानुसार किसी भी डिवाइस पर ऐसा करने में सक्षम होना चाहिए। चूंकि इन तीनों प्लेटफार्मों का उपयोग किया जा सकता है, बेहतरीन बोर्ड प्रबंधन प्रणालियां ऐसे संस्करण प्रदान करती हैं जो डेस्कटॉप, टैबलेट और मोबाइल के लिए अनुकूलित हैं। यदि आपके द्वारा चुना गया सॉफ़्टवेयर केवल डेस्कटॉप-आधारित है, तो आप मीटिंग में उपस्थिति बढ़ाने के अपने लक्ष्य तक पहुँचने में सक्षम नहीं होंगे।

• मुद्रण के लिए उपयुक्त स्वरूपण। हमेशा ऐसे उपयोगकर्ता होंगे जो प्रतियां प्रिंट करना चाहते हैं, भले ही पेपरलेस वर्कप्लेस बनाना एक मुख्य कारण है कि कई कंपनियां बोर्ड पोर्टल्स का उपयोग करती हैं। यह कई कारकों के कारण हो सकता है, जैसे व्यक्तिगत सुविधा या लंबे समय तक स्क्रीन के उपयोग के लिए असहिष्णुता। सुनिश्चित करें कि इस विशिष्ट स्थिति में बोर्ड की किताब और साथ के कागजात का प्रारूप मुद्रण के लिए उपयुक्त है।

• ऑफ़लाइन पहुंच। क्या लोग सामग्री को ऑनलाइन और ऑफलाइन दोनों तरीकों से एक्सेस कर सकते हैं, यह विचार करने के लिए एक अलग कारक है। यदि नहीं, तो Wi-Fi या 4G तक पहुंच न होने से उनके लिए बैठक की तैयारी करना कठिन हो सकता है।

4. में मूल्य सूची की जाँच करें

कई ऑनलाइन बोर्ड मीटिंग आपूर्तिकर्ताओं में आमतौर पर छिपी हुई फीस शामिल होती है, जो आपको आश्चर्यचकित कर सकती है। यहाँ कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

• प्रशिक्षण में सहायता। आपको प्रोग्राम को खरीदने के बाद उसका उपयोग करना सीखना चाहिए। यह जानना महत्वपूर्ण है कि क्या यह प्रशिक्षण नि:शुल्क होगा या सशुल्क परामर्शदाता की आवश्यकता होगी। कई प्रदाता अक्सर वेबिनार होस्ट करते हैं जो उनके प्लेटफॉर्म की विशेषताओं को कवर करते हैं। हालाँकि, यह या वह शुल्क अक्सर आवश्यक होता है।
• ग्राहक सहेयता। जानें कि सेवा के किस मानक का अनुमान लगाया जाए। यह हर समय उपलब्ध हो सकता है, लेकिन केवल निर्धारित घंटों के दौरान, उदाहरण के लिए निःशुल्क सहायता उपलब्ध होगी।
• भंडारण क्षमता। यदि आप बहुत अधिक डेटा के साथ काम करते हैं तो यह पहलू बहुत महत्वपूर्ण है। अक्सर, उच्च कीमत पर अतिरिक्त क्षमता की पेशकश की जाती है।

5. निर्धारित करें कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समर्थित है या नहीं

यह देखने की क्षमता कि बैठक में कौन सक्रिय रूप से भाग ले रहा है, भाग लेने वाले प्रत्येक व्यक्ति की शीघ्रता से पहचान करने के कानूनी दायित्व को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। कॉन्फ़्रेंस कॉल पर आप गलती से किसी उपयोगकर्ता को खो सकते हैं। बोर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग इसलिए पारदर्शिता के लिए अविश्वसनीय रूप से फायदेमंद है।

इसके अलावा, एक दूसरे को देखने में सक्षम होना अधिक अंतरंग लगता है और आपके पास होने वाली शारीरिक मुठभेड़ के सबसे करीब है। लोगों के एक-दूसरे से बात करने में कोई समस्या नहीं है क्योंकि आप चेयरपर्सन की मदद करने के लिए आसानी से एक उठे हुए हाथ की विधि स्थापित कर सकते हैं, जो हर किसी को टिप्पणी करने का मौका देना चाहता है। आप दृश्य संकेत भी ले सकते हैं कि कोई बोलने के लिए तैयार है।

निष्कर्ष

व्यवसाय में बोर्ड पोर्टल सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से काम बहुत आसान हो जाएगा और यह सभी के लिए अधिक समझने योग्य हो जाएगा। इसलिए, जिम्मेदारी से सॉफ्टवेयर का चुनाव करना इतना महत्वपूर्ण है जो आपकी सभी आवश्यकताओं को पूरा करेगा। हमारी सलाह का पालन करें और बोर्डरूम सॉफ़्टवेयर के साथ अपना व्यवसाय बढ़ाएँ।