आपके लिए सही डेटा रूम चुनने का महत्व

कार्यकारी अधिकारी, बोर्ड के सदस्य, और व्यापारिक नेता सुरक्षित डेटा संग्रहण और तृतीय पक्षों के साथ कुशल सहयोग के लिए वर्चुअल डेटा रूम सेवाओं का उपयोग करते हैं।

लेकिन आज दर्जनों वर्चुअल डेटा रूम प्रदाता हैं, इसलिए आपकी कंपनी के लिए सही वेंडर चुनना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। फिर भी, सही चुनाव महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह सौदे के परिणाम को प्रभावित कर सकता है।

डेटा रूम की तलाश करते समय नीचे दी गई मार्गदर्शिका शीर्ष युक्तियों और सबसे महत्वपूर्ण चरणों में मदद करेगी।

वर्चुअल डेटा रूम क्या है?

एक वर्चुअल डेटा रूम, जिसे इलेक्ट्रॉनिक डेटा रूम के रूप में भी जाना जाता है, एक सुरक्षित ऑनलाइन रिपॉजिटरी है जिसका उपयोग डिजिटल फाइलों और दस्तावेजों के भंडारण और वितरण के लिए किया जाता है।

ऑनलाइन डाटा रूम सॉफ्टवेयर निम्नलिखित व्यापार लेनदेन और प्रक्रियाओं के दौरान विशेष रूप से सहायक होता है:

• विलय और अधिग्रहण. एक बेचने वाली और एक अधिग्रहण करने वाली कंपनी एक सुरक्षित और नियंत्रित सौदे के माहौल के रूप में वीडीआर का उपयोग कर सकती है। इसकी विशेषताएं गोपनीय उचित परिश्रम दस्तावेजों को तेजी से और आसानी से अपलोड करने और साझा करने, एम एंड ए प्रश्नों पर संचार करने और समग्र लेनदेन को तेज करने की अनुमति देती हैं।
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• धन उगाहने. पूंजी जुटाने का लक्ष्य रखने वाले स्टार्टअप्स और व्यवसायों को निवेशकों के साथ दस्तावेज़ साझा करने और उनकी गतिविधि पर नज़र रखने के लिए एक वर्चुअल डेटा रूम की आवश्यकता होती है ताकि यह समझ सकें कि कौन सबसे अधिक व्यस्त और इच्छुक है।
• आईपीओ. जो कंपनियाँ सार्वजनिक रूप से जाना चाहती हैं, उन्हें कई बाहरी पार्टियों को प्रदान करने के लिए एक डेटा रूम की आवश्यकता होती है ऑडिटर्स, अंडरराइटर्स, और संभावित निवेशक अपने वित्तीय के लिए सुरक्षित और पारदर्शी पहुंच के साथ आईपीओ डेटा।
• बोर्ड संचार. बोर्ड के सदस्य बोर्ड और समिति की बैठकों के प्रबंधन और संचालन के लिए, बोर्ड सामग्री को सुरक्षित रूप से साझा करने, कार्यों को बनाने और असाइन करने और प्रदर्शन की निगरानी के लिए वीडीआर का उपयोग करते हैं। तुम कर सकते हो और अधिक जानें बोर्ड निदेशकों के लिए डेटा रूम समाधान के बारे में।

डेटा रूम सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के 5 कारण

सुरक्षित भंडारण और गोपनीय फाइलों को साझा करने के अलावा, वर्चुअल डेटा रूम का उपयोग करने के कई अन्य लाभ भी हैं।

1. कम लागत. भौतिक डेटा कक्षों की तुलना में आभासी डेटा कक्ष अधिक किफायती और लागत-प्रभावी हैं। सबसे पहले, टिकट या आवास जैसे यात्रा संबंधी कोई खर्च नहीं हैं। दूसरा, उपयोगकर्ता डेटा रूम के किराए और रखरखाव के लिए भुगतान नहीं करते हैं। साथ में, यह प्रति वर्ष हजारों डॉलर बचा सकता है।
2. कुशल संचार. कई डेटा रूम विक्रेता विभिन्न प्रकार के सहयोग और संचार उपकरण प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए, लाइव चैट, थ्रेड डिस्कशन, कमेंट्स, नोटिफिकेशन, एक्सपर्ट असाइनिंग, क्यू एंड ए सेक्शन आदि।
3. तेजी से सौदा पूरा करना. वीडीआर उपयोगकर्ताओं को महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को तेज़ी से अपलोड, अपडेट और साझा करने की अनुमति देते हैं। यह भागीदारों, निवेशकों और टीम के सदस्यों को अप-टू-डेट रखने में मदद करता है। इसके बदले में, यह निर्णय लेने की सुविधा देता है और तेजी से सौदा बंद करने की ओर जाता है।
4. सरल उपयोग. वर्चुअल डेटा रूम को कभी भी और कहीं भी एक्सेस किया जा सकता है। इसके अलावा, सैकड़ों उपयोगकर्ता एक दूसरे के काम में हस्तक्षेप किए बिना दस्तावेज़ों को एक साथ देख सकते हैं।
5. पारिस्थितिकी के अनुकूल. वर्चुअल डेटा रूम हजारों पेपर दस्तावेज़ों को प्रिंट करने और संग्रहीत करने से बचने में मदद करते हैं। इसके अलावा, वीडीआर के लिए रिमोट एक्सेस उपयोगकर्ताओं को यात्रा करने से रोकता है, जो कार्बन डाइऑक्साइड उत्सर्जन को कम करता है। इन सबका पर्यावरण पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल डेटा रूम प्रदाताओं का मानदंड

वर्चुअल डेटा रूम की तलाश करते समय, निम्नलिखित विशेषताओं पर ध्यान दें।

मानदंड	विवरण
1. मजबूत डेटा सुरक्षा	एक प्रदाता चुनें जो प्रदान करता है: सुरक्षा सुविधाओं तक पहुँचें जैसे टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन, ग्रेन्युलर यूजर परमिशन और आईपी एक्सेस प्रतिबंध। दस्तावेज़ सुरक्षा सुविधाएँ जैसे रिडक्शन, डायनामिक वॉटरमार्क और रिमोट श्रेड।
2. उन्नत विशेषताएँ	सुनिश्चित करें कि डेटा रूम में: दस्तावेज़ प्रबंधन सुविधाएँ जैसे बल्क फाइल अपलोड, ड्रैग-एन-ड्रॉप, ऑटोमैटिक इंडेक्स नंबरिंग और आसान टेक्स्ट सर्च। संचार सुविधाएँ जैसे थ्रेड, लाइव चैट, वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग, टिप्पणियां और सूचनाएं. उपयोगकर्ता गतिविधि ट्रैकिंग सुविधाएँ जैसे रिपोर्ट और ऑडिट ट्रेल्स।
3. पेशेवर ग्राहक सहायता	अगर कोई विक्रेता पेशकश करता है तो ध्यान दें: 24/7/365 समर्थन जरूरत पड़ने पर किसी भी समय सहायता प्रतिनिधि तक पहुंचने में सक्षम होने के लिए। बहुभाषी समर्थन अपनी पसंद की भाषा में सहायता विशेषज्ञ से संवाद करने में सक्षम होने के लिए। मल्टीचैनल समर्थन फोन, लाइव चैट या ईमेल जैसे विभिन्न माध्यमों से सहायता टीम से संपर्क करने में सक्षम होने के लिए।
4. अन्य मानदंड	निम्नलिखित की जाँच करें: मुफ्त परीक्षण किसी भी सेवा को खरीदने से पहले प्लेटफॉर्म का मुफ्त में परीक्षण करने के लिए। आपके उद्योग में अनुभव यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई प्लेटफ़ॉर्म आपके व्यावसायिक उद्देश्यों से मेल खाता है। टैरिफ योजनाएं अपनी आवश्यकताओं के अनुसार सबसे उपयुक्त मूल्य निर्धारण विकल्प चुनने के लिए।

वर्चुअल डेटा रूम प्रदाता चुनते समय 5 कदम उठाने चाहिए

आपके प्रोजेक्ट के लिए सबसे उपयुक्त डेटा रूम वेंडर चुनने के लिए क्या करना है, इस पर एक संक्षिप्त निर्देश यहां दिया गया है।

1. जरूरतों को पहचानें. परिभाषित करें कि आपको VDR की क्या आवश्यकता है, कोई प्रोजेक्ट कितने समय तक चलेगा, कितने उपयोगकर्ता एक कमरे तक पहुंच पाएंगे, और एक डेटा कक्ष में कितनी संग्रहण क्षमता होनी चाहिए।
2. बजट सीमा निर्धारित करें. परिभाषित करें कि आप डेटा रूम पर कितना खर्च कर सकते हैं, क्योंकि कीमतें $99 प्रति माह से शुरू होती हैं और प्रति वर्ष हजारों डॉलर तक पहुंच सकती हैं।
3. समीक्षाएं पढ़ें. जानें कि डेटा रूम समीक्षा साइटों पर अन्य उपयोगकर्ता प्रदाताओं के बारे में क्या सोचते हैं।
4. वर्चुअल डेटा रूम की तुलना करें। 2-3 विक्रेता चुनें और कार्यक्षमता, अनुभव और लागत के संदर्भ में उनकी तुलना करें।
5. एक डेमो बुक करें. किसी प्रदाता से संपर्क करें ताकि बिक्री प्रतिनिधि आपको दिखा सके कि डेटा रूम कैसे काम करता है और आपके प्रोजेक्ट के लिए मूल्य निर्धारण विकल्प क्या हैं।