बोर्ड पोर्टल लागत और प्रभावी उपयोग को समझने के लिए एक व्यापक मार्गदर्शिका

सभी वर्चुअल बोर्ड सॉफ़्टवेयर विक्रेताओं के पास उनके द्वारा ऑफ़र किए जाने वाले समाधानों को संरचित करने का अपना दृष्टिकोण होता है। अंतिम लागत को प्रभावित करने वाले सामान्य कारकों को समझना आपके बजट के अनुसार और समय का त्याग किए बिना निर्णय लेने को आसान बनाने के लिए महत्वपूर्ण है।

एक का पता लगाने के लिए बोर्ड पोर्टल मूल्य निर्धारण तुलना विस्तार से, आप इस विषय पर हमारे लेख की समीक्षा कर सकते हैं।

भुगतान की आवृत्ति

सॉफ़्टवेयर तक पहुँचने के लिए आपको जिन बिलों का भुगतान करना होगा, वे अलग-अलग समय के आधार पर आ सकते हैं: प्रति माह, त्रैमासिक, वर्ष में दो बार, या प्रति वर्ष। उस समाधान का अनुमान लगाने के लिए जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करेगा, उपयोग की अवधि और बोर्ड पोर्टल सॉफ़्टवेयर के भीतर आपके द्वारा संभाले जाने वाले बोर्डों की संख्या पर ध्यान केंद्रित करें। अधिक बार किए जाने वाले भुगतान अधिक महंगे होने की संभावना है।

लागत-गठन दृष्टिकोण

बोर्ड प्रबंधन सॉफ्टवेयर के प्रदाता जो प्रति-उपयोगकर्ता और प्रति-सुविधा मूल्य निर्धारण प्रणाली को अपनाते हैं, अंतिम रूप देते हैं बोर्ड पोर्टल के सदस्यों, स्टोरेज रूम और क्लाइंट कंपनियों के उपकरणों की संख्या के अनुसार चार्ज करें ज़रूरत होना। इन मामलों में, सही निर्णय लेने के लिए सभी छिपी प्रक्रियाओं के साथ अपने बोर्ड के पूरे विन्यास को चित्रित करना सबसे अच्छा है।

ऐड-ऑन

कई पेपरलेस मीटिंग सॉल्यूशन प्रदाता अतिरिक्त स्टोरेज स्पेस जैसे अतिरिक्त टूल के साथ सॉफ़्टवेयर की कार्यक्षमता को विस्तारित करने का प्रस्ताव करते हैं। प्रश्न में सॉफ़्टवेयर के पैसे के मूल्य का विश्लेषण करने का यह तरीका इष्टतम है यदि आपके पास एक बड़ा व्यवसाय है या a अलग-अलग निदेशकों और समितियों के साथ गैर-लाभकारी संगठन, क्योंकि अंतिम मूल्य निर्धारण स्थापित से मेल खा सकता है बजट।

निश्चित मासिक सदस्यता

एक निश्चित लागत योजना सबसे पारदर्शी तरीका है जो ऑनलाइन बोर्ड मीटिंग सॉफ्टवेयर प्रदाता पेश कर सकता है। इस प्रकार की मूल्य निर्माण प्रणाली पहले से शामिल उपकरणों को निर्दिष्ट करती है।

एक उपयोगी ऑनलाइन बोर्ड प्रबंधन अनुभव के लिए - असीमित भंडारण स्थान और उपयोगकर्ता राशि सदस्यता एक स्मार्ट विकल्प है।

बोर्ड पोर्टल मूल्य निर्धारण में छिपी हुई फीस

यदि आप प्रदाता के मूल्य निर्धारण प्रणाली को उनके उत्पाद से परिचित कराने के चरण में स्पष्ट नहीं करते हैं, तो इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि आप छिपी हुई लागतों का सामना करेंगे। ये आपकी बजट सीमा से अधिक प्रारंभिक मूल्य निर्धारण को बढ़ा सकते हैं और बोर्ड की कार्य प्रक्रिया को बुरी तरह प्रभावित कर सकते हैं। नीचे, हमने उन छिपे हुए शुल्कों को लिखा है जिनकी अक्सर अनदेखी की जाती है।

अतिरिक्त उपयोगकर्ता और संग्रहण स्थान 

सभी निदेशक मंडल बैठकों के दौरान और अपने दम पर बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करते हैं। सीमित भंडारण क्षमता अतिरिक्त गीगाबाइट की आवश्यकता का कारण बन सकती है। यह, बदले में, स्थापित बजट से आगे निकल सकता है।

• अंतर्दृष्टि. बोर्ड प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की कीमतों की तुलना करते समय हम आपके संगठन की अधिकतम संग्रहण स्थान आवश्यकताओं का अनुमान लगाने की सलाह देते हैं। हम यह भी अनुशंसा करते हैं कि आप प्रदाताओं से पूर्ण मूल्य निर्धारण पारदर्शिता के लिए कहें।

उन्नत सुविधाओं

जटिल स्तर के बावजूद, पसंदीदा सॉफ़्टवेयर प्रदाता को उन टूल के बारे में स्पष्ट और स्पष्ट होना चाहिए जिनके लिए आपसे शुल्क लिया जाएगा। इसमें बेहतर सुरक्षा प्रोटोकॉल, कस्टम समर्थन, प्रशासन परामर्श, इकाई प्रबंधन आदि शामिल हैं।

सॉफ्टवेयर उन्नयन और रखरखाव 

यदि आप ऑन-साइट परिनियोजन का आदेश देते हैं तो बोर्ड प्रबंधन सॉफ़्टवेयर रखरखाव अतिरिक्त लागतें लगा सकता है। व्यवस्थापक चाहते हैं कि प्रदाता उनके समाधान को स्थापित करने, सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करने, या संगठन की सुविधा के परिसर के भीतर अन्य उपकरण खरीदने और फिर स्थापित करने में उनकी मदद करें।

अतिरिक्त प्रशिक्षण

प्रारंभिक प्रशिक्षण के बाद शामिल होने वाले प्रत्येक बोर्ड के सदस्य को शायद प्रौद्योगिकी का सफलतापूर्वक उपयोग करने के निर्देशों की आवश्यकता होगी। प्रत्येक शैक्षिक सत्र की अतिरिक्त लागत से बचने के लिए, प्रदाता के साथ इस प्रश्न को स्पष्ट करना सबसे अच्छा है।

एक बोर्ड मूल्य निर्धारण प्रणाली कैसे चुनें जो आपके लिए सही हो?

सबसे उचित मूल्य निर्धारण के साथ मंच चुनने की विधि में निम्नलिखित कारकों का आकलन करना शामिल है:

1. प्रशासकों की संख्या, बोर्ड के सदस्य और बोर्ड के प्रकार जो सॉफ्टवेयर को संचालित करेंगे।
2. संसाधन और सुरक्षा पहुंच प्रक्रियाएं आपके उद्योग के लिए विशिष्ट हैं।
3. आपकी संस्था की बोर्ड बैठक संगठन और शासन प्रक्रियाएं।
4. वह बजट जो आपका संगठन सॉफ्टवेयर पर खर्च कर सकता है।

एक बार जब आप अपने बोर्ड की ज़रूरतों को ठीक-ठीक समझ लेते हैं, तो इसमें से सही चुनाव करने में बहुत कम मेहनत लगेगी उपलब्ध सॉफ़्टवेयर विकल्प और प्रदाताओं के साथ शेष प्रश्नों पर चर्चा करें जो आपकी आवश्यकताओं को सर्वोत्तम रूप से पूरा कर सकते हैं।

बोर्ड पोर्टल सॉफ्टवेयर लागू करना

एक सुरक्षित समाधान चुनना जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो, एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें कुछ चरण होते हैं। किसी को यह समझना चाहिए कि यह प्रक्रिया विचाराधीन विकल्पों के मूल्य निर्धारण की तुलना करने तक सीमित नहीं है। उचित सॉफ़्टवेयर खोजने के लिए, आपको कार्यक्षमता के अनुसार कई ऑनलाइन मीटिंग समाधानों की तुलना करनी चाहिए जो आपके संगठन की कार्य प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाएगी।

विश्लेषण करते समय विचार करने के लिए दो मुख्य चरण हैं, और प्रत्येक के कुछ विकल्प हैं:

1. चयन
2. दत्तक ग्रहण

बोर्ड पोर्टल चयन

नीचे दी गई प्रणाली का पालन करके इष्टतम विकल्प का चयन करना आवश्यक है। अधिक कुशल शासन के लिए आधार बनाने के लिए ये कदम महत्वपूर्ण हैं।

• अनुसंधान मानदंड को परिभाषित करना
• अनुसंधान का संचालन
• लघुसूचीयन
• की तुलना

दत्तक ग्रहण

एक बार सबसे उपयुक्त बोर्ड पोर्टल का चयन करने के बाद, ऑनलाइन मीटिंग सिस्टम में संक्रमण शुरू करने का समय आ गया है।

• प्रशिक्षण
• स्थापना और परिनियोजन
• अनुकूलन
• कार्यान्वयन

इससे पहले कि आप वास्तविक सत्र आयोजित करना शुरू करें, आपको सहायता टीम द्वारा निर्देश दिया जाएगा कि सब कुछ कैसे सेट किया जाए।