Zašto su portali odbora primarni alat za izgradnju timskog rada i suradnje?

U ovom trenutku nijedan alat za suradnju treće strane ne može se mjeriti s jednom ponudom dobrog i stabilnog pločni portal. Ovo je postao trend 21. stoljeća u većini velikih i malih tvrtki. Nije iznenađujuće, jer je to najlakši način za koordinaciju kretanja svih sudionika u procesu upravljanja: od običnih menadžera i administratora, do upravnog odbora.

Povijest razvoja soba za sastanke

Internet je brzo postajao raširen kasnih 1990-ih. Ljudi su kupovali računala, prijavljivali se za ISP-ove i povezivali se na internet kako bi vidjeli što nudi World Wide Web. Iako je tehnologija u to vrijeme bila ograničena, direktori koji su razmišljali unaprijed razmatrali su načine korištenja interneta za automatizaciju procesa sastanaka odbora. Proći će još mnogo tisućljeća prije nego što virtualna soba za sastanke, kako po imenu tako i po tehnologiji, bude formalno dostupna na tržištu.

Napredak novih tehnologija, kao i pojava korporativnih skandala, povećali su potrebu za učinkovitijom procedurom sastanaka odbora koja nije samo laka, već i usklađena. BoardVantage je bio jedan od prvih pružatelja usluga 2002. Zajedno s drugim tvrtkama koje pružaju slične usluge, tvrtka je stekla rizični kapital.

Međutim, industrija elektroničkih knjiga ostaje ograničena. Bio je dostupan samo višim rukovoditeljima, a njegova je korisnost bila ograničena na pregledavanje dokumenata sa sastanaka na velikim računalima. Nije se moglo puno učiniti s njim.

Ipak, prava promjena u igri bio je debi iPada 2010. Članovi odbora mogu koristiti ove prijenosne tablete umjesto teških računala tijekom sjednica odbora. Po prvi put, članovi odbora bili su istinski mobilni, što im je omogućilo da međusobno surađuju s bilo kojeg mjesta. Uz multi-touch funkciju, korisnici mogu pisati i crtati izravno na iPadu kao da je papir, rušeći još više granica.

Ove su značajke otvorile vrata novim značajkama koje su poboljšale komunikaciju članova odbora. Konačno, tehnologija potrebna za udaljene sastanke odbora već je bila dostupna, kao što su dobavljači brzo otkrili.

Zašto je portal Board izniman u tom pogledu?

Pandemija je uspostavila ovaj trend, ali se nastavio i izvan karantene. Pokazao je dovoljno prednosti da se sažme na ovom popisu.

Prednost čak i tijekom osnivanja sastanka 

Korištenje softvera trećih strana je dugotrajno i zamorno. Prvo skupite sve datoteke na jednu hrpu, ručno ih organizirate, uploadate na server i tek onda ih možete distribuirati prije sastanka. Mnogo je lakše koristiti softver za virtualnu ploču. Samo povucite datoteku u postojeći predložak. Možete:

• brzo ažurirajte paket dokumenata;
• jednostavno odaberite relevantnu opciju za promjenu cijelog paketa najava;
• koristiti Board Portal za automatizaciju dnevnog reda prilikom izrade paketa dokumenata.

Ovo smanjuje vrijeme potrošeno na razvrstavanje i sređivanje datoteka paketa. Također možete uspostaviti vremensko ograničenje za svaku točku dnevnog reda, što će pomoći održavanju sastanka na pravom putu. Što se tiče upozorenja, oni su također prisutni ovdje. Time se administrativno osoblje odbora oslobađa još jednog dugotrajnog posla.

Pogodnosti tijekom samih sastanaka izravno 

Ključna prednost portala odbora je njegova mogućnost stvaranja mrežnog sastanka odbora. Kao da je papir, možete odmah voditi bilješke na stranici bilo kojeg dokumenta sastanka. Osim toga, te bilješke mogu biti osobne ili dijeljene, osiguravajući da su vaše sesije živahne i učinkovite. Potpuno rješenje za sastanke, neki portali odbora čak uključuju opcije glasovanja i e-potpisivanja. Na portalu odbora:

• prisutnost se automatski prati;
• svaki zapisnik sa sastanka uključuje podatke o prisutnosti, koji se također mogu pratiti kroz revizorska izvješća;
• više nema potrebe za ručnim evidentiranjem prisutnosti tijekom sastanaka, što pojednostavljuje postupak.

Budući da je vrijeme novac, trebali biste maksimalno iskoristiti vrijeme sastanka.

Pogodnosti nakon završetka sastanka

Softver za upravljanje odborom također uključuje alate za upravljanje projektima koji pomažu u procesu nakon sastanka. Sigurni dokumenti ploče mogu se čuvati u biblioteci dokumenata. To jamči da su sve informacije dobivene od odbora odmah dostupne za revizije. To također podrazumijeva da će svi novi članovi Uprave ili izvršni direktori imati pristup povijesnim dokumentima Uprave.

Zašto su ove vrste kolaborativnih aplikacija obavezne?

Aplikacije za suradnju iznimno su korisne iz mnogo razloga. Sama ideja iza softvera portala Board je izvrsna, jer se ove vrste aplikacija jednostavno kombiniraju u jedan praktičan alat koji ima poboljšanu sigurnost.

Govoreći o sigurnosti, napredni istraživači uvjeravaju nas da je razina enkripcije u gotovo svim popularnim boardroom rješenja doseže razinu vojne enkripcije ili vrhunskih financijskih institucija poput središnjeg banka. Kao što možete očekivati, hakeri nemaju šanse osim ako im ne date svoju lozinku i način za provođenje dvofaktorske autentifikacije.

Ovo je trenutno jedina vrsta aplikacije koja nudi potpuno rješenje za sastanke bez papira. Kao što kažu istraživači, to podiže vaše poslovanje na višu razinu, omogućujući vam da probijete gornju granicu rasta u koju vjerojatno posrćete u ovom trenutku.